信息化建设在图书馆档案管理中的必要性探析

马美容

摘 要：图书馆档案的作用是真实地记载图书馆的发展轨迹，记录图书馆的日常活动和重大改革。图书馆档案的作用，也在于为图书馆管理者提供决策参考和发展依据。图书馆档案的重要性决定了图书馆档案管理工作的困难性。在新科技时代的背景下，图书馆应当将信息化建设作为档案管理工作的中心，以信息化技术为动力，积极进行管理模式改革、工作方式创新、工作技术提升和人员培训升级，提升图书馆档案管理能力，开展图书馆档案管理工作新进程，提升各项工作决策，更好地服务用户，提升图书馆综合竞争力。

关键词：信息化;建设;图书馆;档案管理;必要性

1 图书馆档案特点

1.1 决策依据和发展参考

首先，图书馆档案为图书馆的发展提供了依据。图书馆档案全面、准确的反映了图书馆的发展现状以及日常活动。图书馆管理人员可以依据这些资料进行决策，制定符合图书馆本身特点的制度以及未来发展规划。其次，图书馆人力资源丰富，人事档案信息巨大，图书馆管理人员可依据档案信息进行人才培养、人员培训和人员筛选。最后，图书馆的业务档案包含了图书馆业务活动的详实记录，是总结工作、发现工作中不足的重要参考。

1.2 科学管理的集中体现

图书馆的管理水平集中表现在档案建设中，档案建设的完备与否，直接反映工作成果和经验教训。图书馆管理者可以通过档案，了解图书馆的活动和日常经营工作，从中指导，发现问题。

2 图书馆档案管理的主要内容

图书馆的档案管理包括着人事档案管理、文书档案管理、业务档案管理和设备的管理。其中的人事档案，是指图书馆的使用用户的资料，包括书籍的取还情况、用户的基本信息等;文书档案指的是图书管理上级领导下发的相关工作文件，图书馆的会议纪要、工作总结、工作计划以及对上级机关发送的请示文件等。业务档案指的是档案管理部门日常活动的开展情况及业务的完成情况。设备档案指图书馆设备的登记、清查、核对和维修信息，以及报损、报废物品的核实登记信息。

3 信息化建设对图书馆档案管理的必要性

图书馆档案的信息化建设，要求图书馆利用计算机技术和互联网技术，根据图书馆自身的特点和发展需求，挖掘和管理图书馆内各种信息，旨在为图书馆管理人员进行决策提供参考，提升图书馆管理水平，为用户提供更好的服务。

3.1 档案存储便捷

传统的图书馆，其档案资料以纸质资料为主。第一，纸质资料无法随意流通于各个部门，不方便上级下达命令，下级反馈工作;第二，纸质资料的记录工作繁重，如遇特殊情况，会造成信息记录不及时，影响工作效率;第三，纸质资料在查询时多有不便，其参考性和实用性大大降低;第四，纸质资料容易丢失，造成严重的损失。所以，档案管理的信息化可大大避免纸质档案所遇到的问题。利用计算机技术记录图书馆内各项信息，并且利用网络技术对信息进行分类管理，能够高效处理档案信息，具有及时性、灵活性、准确性、完整性等特点。图书馆管理者可直接利用档案管理系统查找所需的信息，同时通过计算机进行工作安排和工作结果验收。

3.2 节省档案存储空间

传统的图书档案管理中，需要很大的空间存储图书馆内重要的档案资料，在借阅和参考时，相关人员要登记信息。此外，对于庞大的图书馆档案信息，需要专业的档案管理人员对于档案进行专门整理、归档、记录、查询和维护。这种档案管理模式需要较多的财力、物力和人力。图书馆档案管理信息化建设，只需要计算机设备和存储设备，便可对数量巨大的图书馆档案有序管理，大大节省图书馆的运营成本，同时在一定程度上增加其他运营的资金。

4 图书档案管理信息化建设的重要意义

图书馆的档案管理信息化建设，就是利用现代的信息与网络技术，依据图书馆自身的发展要求和自身的建设要求来开发和利用图书馆的各种信息资源，为图书馆读者提供更为优质的信息化服务。只有这样才能更好地满足不同的人群对图书的相关需求。图书档案的信息化管理相对于传统的图书馆档案的管理模式来说，其重要性主要表现在下面3个方面。

1）随着整个信息时代的不断进步、发展，人们图书馆档案信息的需求越来越高，传统的纸质档案管理存在着信息流通量不高、查询繁琐、文档归档工作的工作量较大、处理不及时、档案容易丢失等大量的问题。此外，档案信息的检索不够灵活，不能及时、精准地满足读者的要求。对比之下，档案管理实现信息化后可以使用计算机和网络技术，进行更高效的检索和书籍的处理，使图书馆的档案信息，在速度和准确率上都有很大的提高。正是通过网络的终端，图书馆的读者才能更好、更快速地寻找到自己所需要的相关书籍内容，不需要像过去一样一本本地翻开、一卷卷地查阅，从而为获得更多的读书时间。

2）在传统模式下各个图书馆的档案都分开来管理的，所以图书馆出现一种半封闭的“典藏馆模式”。在这样的情况下想要實现信息的共享非常困难。对如果采用信息化的档案管理系统，就可以很好地解决这种问题，让图书馆变成一个开放的信息共享的平台，与此同时，也给知识的传播、科学的普及提供了更便捷的渠道。此外，对于每一位使用图书馆的读者来说，在信息化的平台上将能获取更多的信息，让时间得以高效利用，信息的时效性得以发挥，展示出信息化系统人性化的一面。

3）在传统的管理之下，储存档案的空间相对较大，还需要借书室、还书室、类室等相关办公场所。另外，图书馆档案的整理、归档的工作量巨大，需要大量的人力、财力来维持。一些图书馆没有这么大空间，也很难配备这么多的工作人员。而信息化建设下的图书管理工作只需要一个不是很大的空间，几台可以使用的电脑、存储设备和服务器就可以实现图书馆的档案管理工作，对于人力、财力、物力都是很大程度上的节省，并且这种情况下还可以提升图书管理工作的效率，为社会带来更大的效益。

5 促进图书馆档案管理信息化建设的对策分析