事业单位档案管理数字化探究

呼俊迪 冯文峰

摘 要：网络数字化已经涉及到社会的各个方面，传统的档案管理手段已经无法满足事业单位各部门现有的业务需要，逐渐要求从传统模式向数字化模式转变。管理人员作为管理的核心，首先必須了解并掌握先进的数字化技术，通过数字化档案管理提高档案管理效率。本文对事业单位的档案数字化的概念、事业单位档案管理现状及档案管理数字化的优势等进行了剖析，立足于目前事业单位档案管理工作所存在的问题，提出了作者的看法和建议，对规范事业单位的档案管理提供了规范化措施。

关键词：事业单位;档案管理;数字化

随着信息化的发展和科学技术的大幅度提高，目前电子信息化和数字化技术已经成功渗透和应用到各行各业了。在事业单位管理领域尤为明显，数字化管理和信息化的趋势不断地发展，顺应了国内行业电子信息化的发展。相对于陈旧的纸质化档案管理模式，数字化档案管理方式已经迫切的提上日程，成为机关事业单位的一项非常重要的工作。如何对现有档案管理模式的改良和创新，让档案资源真正的为各项工作的开展提供指引和借鉴，是我们现代档案工作者必须要首要解决的问题。

1 档案数字化的概念

所谓数字化档案主要是区别于传统的档案，与传统档案不同的是将档案资料以拍照、扫描、摄像、计算机输入等方式转变为数字化档案，以便高效率的存储，随后通过区域互联网实现档案资料、大数据共享，方便管理和使用。数字化档案一般依靠专业的互联网技术设备进行储存和管理，形成数据库，方便管理人员随时调阅和查看，能有效的提高事业单位档案管理工作效率。

2 事业单位档案管理现状

1）档案管理人员管理意识薄弱。部分事业单位档案管理工作人员对本职工作认识不足，认为档案整理工作不是重点，部门档案的管理应该靠专门的档案部门负责，于是不重视日常档案的收集、管理;另外，由于事业单位档案都是在各部门工作过程中产生的，经常会翻阅，收集难度大，所以对归档工作不积极。

2）档案管理人员专业知识缺乏。当前部分事业单位没有专职的档案归档工作，人员没有经过专业的培训，没有经过专业培训，只把档案工作理解为简单的资料收集，没有专业的理论知识。

3）事业单位档案利用率不高。目前很多事业单位的档案管理者对档案的重视程度不高，严重影响了档案信息的利用，利用程度低对单位的工作决策起不到影响作用，对以前工作中存在的问题不能很好地规避，严重影响了事业单位档案的开发和利用，把档案的意义没有充分发挥出来。

3 事业单位档案数字化管理的优势

档案数字化可以让信息资源真正的为各项工作的开展提供及时指引和借鉴，有效的提高信息的利用率和广度。

1）通过数字信息化，提高办公资源利用率。传统的档案管理方式需要大量的人力物力，主要靠增加人手和定期更新软件和硬件，不仅增添了管理成本，同时影响了事业单位档案管理的效率。使用数字化档案管理模式可以不受传统纸质化载体的限制，将信息以数字化的方式存储在软件或者网络平台上，授权后随时可以调取和使用，从而可以节约现实空间、减少管理成本。

2）充分利用档案，随时共享资源。档案资源通过先进的数字化技术处理后，可以第一时间被归档和存储。许多部门都要通过调阅和参照相应的档案资料，来指导和开展现在的工作。部门之间的档案数字化和共享化可以使决策者便捷快速的拿到一手资料，为其下一步的工作提供有效信息。同时，利用互联网平台的优势，使用者可以不拘泥于时间和空间随时使用和查阅档案信息。

3）提高档案管理员的工作水平。由于档案数字化必须借助于先进的管理软件和互联网技术，就要求档案管理人员必须具备较高的职业素养和业务能力，熟练操作办公室软件和计算机等设备，同时掌握日常维护的能力，因此档案管理员必须与时俱进、不断学习先进技术，提高业务能力。

4 事业单位档案数字化管理的措施

1）转变意识，加快人才队伍建设。事业单位的档案管理人员必须要适应数字化的工作趋势，转变传统的工作观念，树立与时俱进的档案管理意识，通过不断的创新和积极的学习知识和能力，确保提高自身知识能力和业务能力，尽快适应档案管理数字的趋势。通过单位组织的人员技能培训，推进数字化档案建设，加快档案管理人才队伍的建设和培养。

2）完善档案管理制度，建立数字化管理体系。制度建设是档案数字化管理建设的基本保障。首先要结合事业单位的实际情况，对现有的管理制度进行完善和改进，积极的推进信息化技术，促进事业单位的档案管理建设与时俱进。在第一环节，档案信息的收集、整理、归档和录入环节上就应严格层层把关，统一管理。在第二环节，档案信息调阅、检索和查看环节上，要严格遵守制度要求，不得泄密或遗失。在明确各环节的制度前提下，与数字化管理有效结合，促进档案信息的安全和高效使用。加强档案信息化平台的建设需要以信息安全为保障，在有效发挥互联网的作用，提高办公效率，避免档案信息泄露、丢失等问题出现。

3）文书档案数字化，减少工作强度。文书是事业单位的一项基础性工作，进一步加强文书的管理，保障文书顺利进行是提供档案管理工作的基础。事业单位在处理文书时可以利用数字化优势提高效率，利用网络优势提高文书处理层次。工作人员在输入文字的时候，可以将文书的审核、修改和归档等工作信息化管理，进一步降低工作强度，促进工作效率的提高。

4）构建档案共享平台，提升档案的重要性和利用率。随着现代信息技术的发展，事业单位档案管理工作也应该走在科学的前沿，充分利用档案管理的特点，结合计算机信息管理的优势，把传统的档案管理转变为信息化档案管理，按照新的档案整理制度进行网络存档，保证纸质版和电子版材料的一致性。网络信息化档案管理是未来发展的必然趋势。建立完善的单位电子信息化档案管理体系是非常有必要的，整个电子信息化教学档案体系相比传统纸质档案能便捷快速的帮助相关工作人员查找、翻阅档案，更有利于提高工作效率。另外，必须利用一切可能的方式进行宣传和引导帮助事业单位工作人员提高对档案工作的认识程度，使其了解已有的档案知识及现有档案知识的价值，及时为他们的各项工作开展提供查询帮助，使现有的档案资料能够发挥更大的价值，进一步提高事业单位档案的利用程度。

5）增强安全意识，保障数据安全。事业单位档案管理要增强安全意思，保障档案信息数据安全。数字化档案主要依靠网络平台和计算机录入、储存信息，因此其软件安全必须要保障，否则遭到黑客、病毒入侵将会对档案信息造成严重影响。因此必须提高安全防范意识，定期维护软件和硬件，对重要档案资料做好备份。同时，加强对纸质档案的建设，对数字化档案起辅助保障作用。

总之，事业单位档案数字化工作对于各项工作的开展十分重要，为了便于各部门查阅有效的档案信息，提高工作效率，就要重视档案数字化管理。通过转变管理人员意识，提高人才水平建设。同时完善制度建设，更好的保障数字化档案安全，更好的服务于事业单位。

参考文献

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