探究文档一体化模式下电子档案管理

谢锋

摘 要：由于社会科学技术水平提升速度不断加快，人们对电子档案管理的重视程度越来越高。因此，在实际的档案管理工作进行和开展阶段，应该科学地对文件工作以及档案工作进行有效整合，以保证在有效提升各个部门之间协同能力的同时还可以提升整体的办公效率以及水平。基于此，本文对文档一体化模式下电子档案管理进行了分析。

关键词：文档一体化模式;电子档案;管理

随着现阶段科学技术水平提升速度的不断加快，在各项工作进行和开展阶段，人们也强化了对先进手段的应用，力求可以不断提升工作效率以及水平。因此，在具体的电子档案管理阶段，也应该强化对现代化手段的应用，在结合具体工作现状的基础上，有效地应用文档一体化模式，以保证在提高部门之间协同工作能力的同时，从整体角度提升办公效率。

1 文档一体化模式下电子档案管理简述

在我国实际发展过程中，计算机技术水平提升速度日益加快，所以国家在对档案进行管理工作中，也强化了对这一技术的应用，加大了管理力度，力求可以实现二者的协同发展[1]。并且，由于近年来计算机以及网络技术发展速度的不断加快，文档一体化理论以及实践进一步深化。通常情况下，所谓的文档一体化模式，其主要就是依照文书以及档案管理要求，采用相对科学的方式，有效地对文件生成的档案归档过程进行管理，以让文件与原数据结构具有较强的统一性，让从文书到档案，数据完整性更强。

实现文档一体化，能够让档案信息收集具有较强的系统性以及精准性，也有利于把控文件从生成到归档整个过程，真正意义上实现对信息的有效應用，不断提升工作效率以及质量[2]。在以往的工作中，如果单位的整体规模不是很大，那么一个人就可以承担文书以及档案工作，但是随着信息越来越复杂以及单位规模的不断扩大，这种传统的工作模式显然不再满足要求。在档案工作信息化不断推进的新时期，文档一体化管理非常有必要。

2 文档一体化模式下电子档案管理分析

所谓的档案管理，其具体指在整个文件生命周期与其有一定关联的管理活动，具体涵盖归档以及检索等内容。与以往的纸质档案管理工作相比，电子档案管理工作在实际的开展期间发生了很大的变化，尤其是一些以往比较熟悉的经典管理环节，更是发生了多方面的改变。

2.1 收集以及积累工作

在具体的电子档案管理工作开展过程中，档案的收集以及积累可以通过计算机网络系统实现，计算机网络系统对电子档案的收集以及积累大有帮助。同时，也可以依照计算机的具体工作情况，合理地对这些数据进行分类和整理。通常而言，电子档案管理有两种方式。一种为计算机网络形式的电子档案管理，在这一方式下，信息的复制和传输能够根据电子信号的形式合理地在网络上进行[3]。这一系统，通常都设有自动记录的功能。另一种为单机形式下的电子档案管理，在这一方式下，工作方法与纸质档案管理工作方式基本相同，主要都是收集和积累档案信息，只不过信息存储载体由纸张变成了计算机。

2.2 整理以及保管工作

有效地选择和采用文档一体化模式下的电子档案管理模式，能够将载体上的电子档案信息有效地输入计算机，然后借助计算机对电子档案进行进一步的整合和归纳，以保证这些档案能够变得有序化。同时，将整理完成的电子档案脱机保存在载体上，一整套流程下来，能够摒弃以往的“案卷”概念，形成一个“逻辑卷”概念。此外，电子档案管理与以往的纸质档案管理存在较大的差异，现阶段，对于电子档案管理来说，比较常用的一个安全管理手段为异地存储，利用这一方法，可以对分布数据技术进行综合的选择以及应用，最终实现电子档案的安全、有效管理[4]。

2.3 编目以及编研工作

分布式数据库技术的广泛应用和推广，使得在对一些电子档案进行实际管理时，不再需要对电子档案的载体进行保存和管理，只需要在线接收以及归档电子档案，即可有效地完成相关工作。通过这样的工作方式，档案馆的工作重心可以逐渐地转移到编目以及编研工作上来，从而有效地为相关人员提供完善的档案信息，进一步提升服务水平以及效率。

3 文档一体化模式下电子档案管理注意事项分析

基于文档一体化模式，在今后的档案管理工作中一定要合理开展工作。

第一，统计以及鉴定工作。近年来计算机技术发展速度不断加快，其相应地也被应用在电子档案管理工作中，这不仅能够有效地减轻工作人员的整体工作负担，也能够有效地提高数据统计的准确性以及科学性，让电子档案管理系统功能进一步完善以及优化，有效达到电子档案管理自动化的目的和效果。电子档案鉴定工作中，由于电子文件非常容易出现伪造的情况，并且往往不会存留任何痕迹，这就使电子档案鉴定工作的开展有了较高的难度[5]。因而，在具体的电子档案管理工作中，应该从内容以及技术两个层面着手，注重电子档案鉴定的科学性。其中，电子档案内容鉴定方式与传统的纸质档案内容鉴定方式具有较强的相似性，都是对内容进行审阅，有效地将信息现实价值以及使用价值甄别出来，以更有力、更准确地保管电子档案。

第二，保密工作。通过对电子档案管理工作进一步分析，可知其与传统的纸质档案管理在利用层面上存在着较大的差异性。而在档案保密工作层面，电子档案管理却与传统档案管理有着较强的相似性。但电子档案的安全隐患非常大，通常情况下，电子档案保密工作主要体现在两个方面。一方面为存储在互联网计算机中的档案保密工作。由于信息技术所针对的人群不同，搜索引擎所提供的服务级别也存在很大差别，因此不同的数字化档案馆站点的档案信息经常容易出现泄漏的问题。故此，在这种情况下，一定要强化对档案的保密工作。并且，为了能够有效地应对计算机黑客窃取等问题，有必要的情况下，应该对档案信息进行加密处理，以切实做好计算机中的档案保密工作。另一方面为传输中的档案保密工作。现阶段，很多因特网站点都为自身设置了安全保护体系，以保证能够有效地阻止未授权的用户看到这些站点发送以及接收信息，设置“安全岛”通常是这类站点经常采用的方式。当然，只是单单地应用这一保密手段是远远不够的，除此之外，还应该强化对档案的加密工作，包括硬件加密以及软件加密两个方面，从而有效地提升电子档案管理水平以及效率，降低电子档案管理问题发生的概率。

4 结束语

随着近年来信息技术的不断发展与普及，档案管理工作信息化建设在各个单位都提上日程，在具体的档案管理工作中，文档一体化模式是电子档案管理必然的途径，这必然带来档案管理工作的变革。

参考文献

[1]唐姝.国有企业文档一体化发展的问题研究[J].黑龙江档案，2019，22（03）：119-120.

[2]王耀辉.浅谈机关文件与档案一体化管理[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2019，17（05）：149+151.

[3]杨蓉璠.文档一体化管理系统在档案工作中的应用分析[J].办公室业务，2018，17（24）：113-114.

[4]于向红.浅析文档一体化模式下的电子档案管理[J].赤子（上中旬），2016，23（03）：149-150.

[5]韩卓泉.试论文档一体化模式下电子档案管理[J].价值工程，20182，31（04）：129-130.