事业单位档案管理中的电子档案管理探讨

李海玲

摘 要：现如今，信息化技术已经渗透到各行各业，发挥了极大的作用。事业单位在档案管理中也应当推进电子档案建设，从而提升的档案管理水平和质量。但是事业单位在进行档案管理信息化建设过程中还存在较多的问题，包括重视程度不足、相关制度不完善以及专业型人才欠缺等，导致电子档案管理质量低下，不利于电子档案管理的深入化开展。本文就强化电子档案管理提出了相关意见，希望能促使事业单位档案管理工作质量提升。

关键词：事业单位;档案管理;电子档案

电子档案管理是指将纸质档案资料数字化，利用信息化技术展开的管理模式。与传统的人工管理相比，这种方式管理质量更高，可以有效降低文件丢失率，提升档案管理工作质量。因此事业单位在档案管理过程中应当加强信息化建设，实现档案电子化，从而提升档案管理工作效率。此外，电子档案还能方便信息查阅，提升信息的综合利用率，有助于事业单位档案管理水平的不断提升。

1 电子档案管理在事业单位档案管理中的作用

事业单位在档案管理过程中存在诸多不良情况，相关工作人员责任意识不强，管理工作成为一种形式。虽然也存在电子档案，但是由于系统落后，导致刮泥效率低下，实际应用效果较差。如果能更新硬件设施，采用先进的技术对档案进行归纳总结，可以有效提升管理工作效率。并且电子档案可以降低人为造成的工作失误率，从而提升管理质量。与纸质档案相比，电子档案整理工作更加快捷，将相关信息按照目录和文献检索录入到档案管理系统中，不但提升了档案分类的准确性，在日后查找信息是也更加快捷，可以极大的节省时间，提升工作效率。电子档案存储也较为稳定，有着很高的安全性，不需要考虑环境在对案保存过程中对材质产生的负面影响。档案管理工作是事业单位工作的重要内容，其本身耗时耗力，但是如果能推进电子档案管理工作，保障数据分类的准确性，在节省人力的同时极大的提升管理工作质量。

2 事业单位档案管理中电子档案管理存在的问题

2.1 重视程度不足

事业单位电子档案管理过程中，由于缺乏重视，所以在人力以及物力方面资金投入不足。在人力方面投资不足会导致专业性人才欠缺，很少有人愿意长时间耗费精力投入到档案管理工作中，这可能导致单位随意派遣人员进行电子档案管理，这必然会影响到管理结果，降低档案管理质量。而电子档案只有在配套的硬件设施以及完善的系统下才会发挥功能，资金不足会导致相关设备落后，很容易在管理过程中出现信息丢失的现象。软硬件条件的欠缺会严重阻碍电子档案工作的正常开展，并且会对档案管理质量产生严重影响。

2.2 相关制度不完善

一项工作想要取得良好的管理效果，一定要有完善的制度做保障，然后工作人员依照相关制度展开工作，这样才能取得较高的管理质量。电子档案管理作为一种先进的档案管理办法，需要借助互联网来实现。但是网络本身是一般双刃剑，虽然可以取得更高的管理质量和效率，但是也能因引发管理风险。如果没有相关制度作保障，在管理工作中缺乏有效的保护措施，可能导致数据被篡改或复制。信息泄露会泄露他人隐私，进而对事业单位的公信力产生影响。而与电子档案相比，纸质档案被篡改的风险性要小得多，如果没有相关制度保障，电子档案的发展会受到很大阻碍。

2.3 电子档案管理人员素质参差不齐

想要对电子档案进行收集、归纳、总结，需要相关工作人员具备专业的技术，尤其是计算机操作技术，这样才能保障依照目录与检索将信息正确的分类。同时，档案管理人员还需要具备较强的责任意识，依照信息逐条录入到系统中，避免出现信息遗漏。但是当下事业单位档案管理人员年龄结构相对老化，缺乏网络相关技术，导致电子档案管理工作很难正常开展。在这种情况下，事业单位也会面向社会招聘临时工，而这部分人员责任意识不强，很容易出现信息录入错误或者丢失情况。甚至部分人员监守自盗，利用职务之便修改档案信息。这些情况都对电子档案管理工作深入开展蒙上了阴影。

3 提升事业单位电子档案管理工作质量的方法

3.1 提升领导重视程度

为了推进电子档案管理工作，事业单位必须提升对该项内容的重视程度，投入充足的资金以配备相关的软硬件设施，从而为电子档案管理工作的深入开展奠定基础。作为一项延续性较强的工作，事业单位应当寻找专业的人员进行档案管理工作，同时提高相关人员薪资待遇，从而降低人员流动性，保障档案管理工作的完整性。此外，事業单位还应当购入先进的设备，完善硬件条件，确保电子档案管理工作顺利开展。还能减少信息丢失情况，在搜索信息时也能极大的提升效率，节省时间，推进电子档案管理工作高效率的开展。

3.2 构建完善的管理制度

为了推进事业单位电子档案工作安全有序的开展，就应当完善管理制度，保障档案管理人员遵从制度进行操作，保障电子档案的完整性和真实性。所以制度应当渗透到收集、归档、管理以及保管等各个环节，提升电子档案管理规范性。在进行电子档案整理时，应当按照整理的统一标准进行，电子档案更应当按照标准进行接收、存储等，确保电子档案信息的有效性和完整性。除了信息整理和归档外，有效的制度也能促使工作人员保持责任心，可以将电子档案管理人员的管理结果与绩效挂钩，这会促使相关人员在工作过程中保持专注，从而提升管理质量。

3.3 提升管理人员的综合素质

想要提升事业单位电子档案管理工作质量，就一定要提高档案管理人员的综合素质。可以聘请专门的电子档案管理人员进行档案管理工作，同时还可以对内部人员进行理论知识与实践技能的培训，保障所有档案管理人员的综合素养提升。同时还要加强对电子档案管理人员的职业道德培训，促使所有人员都能依照规章制度展开工作。在部分人员的认知中，档案管理工作简单且枯燥，对工作影响较小。但是如果信息丢失会产生很严重的负面影响，所以尤其应当改善工作人员内的认知，促使他们能更高质量的完成工作。为了确保电子档案的安全性，还要进行定期维护，检查电脑设备的相关功能，避免录入过程中出现数据丢失现象。为了降低意外发生率，对数据进行备份并保存。为了降低风险，电子档案管理人员还要采用技术手段和规定来避免其他人对档案资料进行查询和修改，从而提升信息安全性。

4 结语

在视野单位的档案管理工作中，推进电子档案管理有着非常积极的意义，其可以减少人为操作带来的工作失误，还能提升信息查找速度，有效提升档案管理效率。但是在事业单位电子档案管理中还存在较多问题，这些问题都阻碍了电子档案管理工作的深入开展。因此，事业单位应当予以充分的重视，在软硬件方面投入充足的资金，为电子档案管理工作深入开展奠定基础。同时完善管理制度，为工作质量的提升做好制度方面的保障。此外，还应当加强电子档案管理人员的工作素养，这样才能切实提升管理效率，减少管理过程中的风险因素。只有确保电子档案信息的完整性和保密性，才能确保档案在相关工作中发挥重要作用。

参考文献

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