数字化技术在房地产档案管理中的应用研究

摘 要：当前在房地产档案管理过程中，我们更加注重信息技术的应用，跟随信息化时代的发展趋势，借助数字化技术，分析具体的应用策略，提高技术应用的效率和效果。同时，传统的档案管理方式不适应于当前房地产档案管理部门的需求，所以，在下文中，分析房地产档案管理的特点，明确数字化技术应用的价值，比如提高信息查询的效率，拓展检索渠道，突破时空限制，提高档案管理的安全性。最后，要对数字化管理进行具体的应用，加强系统的管理，完善数据网络建设。

关键词：数字化技术;房地产行业;档案管理;应用策略

众所周知，当前信息技术的不断发展，在进行房地产档案管理的过程中，要利用数字化技术，建立电子化大管理系统，规范具体管理流程，建立管理体系，提升档案管理的安全性，为档案管理人员的工作开展提供一定的便捷。与此同时，对数字化房地产档案进行正确的认知，在不断使用过程中，了解其潜在的一些问题，针对具体的问题提出策略，进行及时的策略模式应用，加强档案信息的管理科学性。所以，了解房地产档案数字化管理的原则，促进房地产档案管理工作优化，为进一步实现档案管理价值做好铺垫。

1 房地产档案数字化管理的特点分析

在当前的房地产档案管理过程中，利用数字化技术，要分析其所具备的特征，促进数字化记录的深度应用，提高档案管理效果。

1）提升档案管理的安全性。在当前的信息技术不断发展的过程中，将数字化技术应用到房地产档案管理中，能够确保档案的安全性。尤其是在对一些机密文件、规章制度制定的过程中，要针对各方面的安全隐患进行避免，防止信息泄露或丢失，所以，利用科学技术方法来保护档案的稳定，提升整体的安全性[1]。

2）提供便捷。在数字化技术应用的过程中，能够对传统的档案管理模式进行转变，提高工作效率，同时，利用数字化技术进行筛信息筛选、汇总。比如，在进行档案查询的过程中，按照传统的方式，往往工作人员要对纸质档案进行分别查找，往往会浪费更多的时间，造成人力资源的消耗，所以，利用数字化技术能够同时对多个档案进行查询，突破时空的限制，提供更多便捷。

3）具备真实性。在档案管理工作过程中，要确保信息的真实性，才能更好的发挥档案管理工作的价值，所以，在具体的管理过程中，要求相关人员对信息进行不断的检查，发现问题要进行及时的调整，保证信息的真实性，为后续工作的开展奠定基础[2]。

4）具备可读性。所谓可读性就是在数字化房地产档案管理过程中，要对档案进行及时的转换、储存，保证其能够正常的利用，减少一些麻烦的出现。

2 房地产档案管理中应用数字化技术的价值

1）提升查询的便捷性。在传统的信息档案检索过程中，往往根据文件的位置进行储存位置的查询，利用主体特征进行检索，会耗费一定的人力物力，所以，在当前的房地产开发企业中，运用数字化技术，要借助计算机进行在线文件的查询，将有价值信息合理适当的提供给具体的客户，发挥数字化档案的价值。

2）拓展多种渠道进行检索。在进行数字文件管理的过程中，采用不同的查询方式，拓展多种渠道，同时，根据计算机的特点，结合查询者的具体要求，自动选择查询模式，有利于档案管理工作的开展。

3）突破时间与地域的限制。在当前的网络技术下，对传统的纸质文件进行转换，利用数字化技术形成数字文件，能够进行远程通信，加强文件的共享，突破时空的限制。同时可，以允许多人查询，解决在过去的使用不便的问题

3 数字化技术在房地产档案管理中的具体应用措施

在进行房地产档案管理过程中，要，有效的利用数字化技术，建立电子管理系统，优化管理流程。

1）引导档案管理人员形成对数字化档案管理的正确认知。首先，档案管理人员在对房地产档案进行数字化技术管理的过程中，要加强技术的运用，能够提供更为便捷的检索方式，通过关键词的输入，利用数据库进行自动化运转，得到有效的信息提高整体的处理效果，降低查询所浪费的时间[3]。其次，数字化技术在房地产档案管理过程中，要加强系统权限的设置，对数据的真实性进行反应，通过数字化技术划分各个环节，提高房地产档案管理的安全性。再者，在当前的房地产行业发展过程中，会出现众多的数据，利用数字化技术，对各类数据进行有效整合汇总并编定，能够减少档案的受损，保证档案的完整性。

2）建立管理标准体系，推进档案管理工作开展。在房地产档案管理过程中，应用数字化技术，要对相关规章制度进行建立，引导管理人员根据规章制度开展工作，提高工作效率和质量。同时，結合现有的实际状况，房地产企业要对档案工作进行转型，将具体的工作标准进行落实，结合自身的实际状况，建立管理体制，推动整体的管理工作的推进。再者，引导档案管理部门的人员明确自身发展方向，对自我行为进行约束，对档案进行合理的使用。

3）建立电子档案管理系统。在当前的房地产企业进行档案管理过程中，要建立电子化的管理系统，加强数字化技术的转型与应用[4]。为此需要发挥电子信息化档案的价值，建立管理系统，将原有的纸质档案转变为电子信息档案，成立数据库，安排专业的人员负责数据库的运营，安排具体设备的安装，为电子信息化档案的使用奠定基础。

4）促进管理流程规范与优化。在进行档案管理的过程中，要分析当前档案管理所存在的问题，结合数字化技术的优势，对档案信息进行储存，保证其完整性。同时，借助文字音频视频等多种方式进行档案的呈现。其次，在进行管理工作过程中，要遵循循序渐进的原则，对档案进行流程，按照规范来开展工作。最后，安排专业的档案管理人员对档案进行抽查，了解其使用过程中所存在的问题，针对具体问题提出有效的措施，进行及时的补充和完善，促进档案信息的有效使用。

5）借助数字化技术开展有效房地产档案分析。所谓的档案分析，就是对档案进行整理，形成有价值的信息，从而为相关活动的开展提供信息和数据基础，所以，我们利用数字化技术对房地产档案进行整合加强档案的分析。与传统的分析方法相比，数字化分析技术能够得到更精确的结果，发挥档案的价值[5]。所以，在房地产档案管理过程中，要利用数字化技术对档案进行分析，提高档案数据的利用效率，为房地产行业的发展起到辅助作用。

4 结束语

综上所述，在当前的房地产档案管理过程中，利用数字化技术，首先，要形成数字化管理的正确认知，相关人员要对数字化技术进行正确的把握，应用到具体的管理过程中，提高工作的积极性，加强房地产档案管理工作开展。其次，建立标准的管理体系，结合房地产企业的实际状况，对管理工作进行优化，提升数字化技术使用的效果。再者，规范管理流程，分析传统档案管理过程中所存在的问题，结合数字化技术的优势，安排专业的人员对潜在问题进行调查，提升大管理的有效性。最后，要建立电子化管理系统，利用系统来对电子信息化方案进行管理，促进房地产企业的发展。

参考文献

[1]戴琨.数字化技术在房地产档案管理中的应用研究[J].才智，2019（26）：202.

[2]杨明月.房地产档案管理中的数字化技术运用研究[J].地产，2019（12）：42+46.

[3]周斌.档案数字化在房地产档案管理中的应用探究[J].办公室业务，2018（09）：91.

[4]罗俊梅.数字化技术在房地产档案管理中的应用价值研究[J].科技风，2018（19）：83.

[5]马茹.房地产企业档案数字化建设[J].机电兵船档案，2010（04）：77-79.

作者简介

陈明菊（1973-），女，汉族，现供职于西昌市房地产管理局，大专，助理馆员，研究方向：房地产档案的应用和管理。