新时期下事业单位档案管理信息化工作研究

黄海滨

摘 要：随着我国信息技术的不断更新，我国事业单位档案管理也趋于信息化。档案管理信息化是非常有助于事业单位发展的，因此事业单位应该对档案管理信息化建设提起重视。本文阐述了档案管理信息化建设的具体内容，以及其提升策略。

关键词：新时期;事业单位;档案管理;信息化工作

1 新时期事业单位档案管理信息化建设的主要内容

1）专业化的管理人员队伍。档案信息化管理需要一批专业性人才来开展，把好人才质量关，把具有专业技术的人员选派到档案管理岗位上，才能确保档案信息化开展。

2）科学的系统设计。事业单位档案能够信息化管理，就要设计一套符合实际需求的信息资源以及操作系统。做好该系统的设计、实施以及维护，对相关设备设施的购置，资料备份、认证等一系列安全保护也要予以高度重视和明确。

3）科学明晰的管理内容。档案资源数字化需要一套完善的有效管理系统，在信息化技术下对档案资料采用电子形式储存，方便快捷的同时也容易失真和丢失。因此，在档案信息化建设的进程中要注重檔案资料的备份、转移，确保资料安全稳定。

4）优质服务的工作流程。档案信息化建设最终目的是为用户提供优质的服务，充分发挥事业单位档案资料的作用。所以，在信息化建设的进程中，要制定出一套利于用户查询档案的服务流程，确保用户能够便捷准确的查阅到所需的档案资料，提升档案资料的利用率。

2 新时期事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1）档案信息化管理资金投入不足。由于对档案工作不能真正提高重视，使事业单位档案管理信息化建设投入资金不足，相应的设施不能满足档案信息化建设的需求，无法确保开展科技化、信息化的档案管理。个别单位还存在着纸质档案的管理模式，不能应用计算机技术，对档案管理信息化起到了阻碍作用，同时也影响了档案管理人员工作心态，对档案信息化建设产生了消极影响。

2）忽视企业档案管理信息化队伍建设成效。信息技术为企业档案资料管理带来红利的同时，也给企业内部的档案管理系统的建设和运维人员提出了更高的要求。现阶段，企业还未能就档案资料岗位人员的上岗标准和能力评定作出明确的要求。在实践中，因部分管理人员的信息化档案处置力不足，造成资料数字化转化滞缓、失误等问题，间接地影响到企业档案资料信息化管理系统的建设水平。

3）对企业档案管理信息化建设重视不足。在档案管理信息化建设过程中，部分企业的管理者对档案资料的信息化改革工作重视不够。企业内部在档案管理的信息化建设层面装备支出、人员配备等层面投入不够。同时，因信息化档案管理的要求，档案数字化的转化工作未能全面展开，面对海量基础信息档案，企业没能建立起高效、规范的档案数字化转化标准，在这一情形下，导致信息化档案转化中的部分纸质档案资料的流失。

4）信息化管理水平低。由于事业单位相关领导对信息化管理所需配备的资金、人力、资源等存在顾虑，管理人员缺乏应有的信息化管理知识和技能，现代信息化资源在档案管理活动中未能得以广泛、有效的应用，管理工作形式仍旧简单粗放，计算机媒体和网络应用只停留于一些低水平的、个人信息录入和归档工作;各地区各单位被“信息孤岛”隔绝，无法实现信息互通兼容，造成信息技术无法得以深度有效的应用。

5）创新管理意识不强。事业单位相关领导对人事档案管理的重要意义重视不足、创新意识不强;多数单位仍沿用传统的管理方式，疏于进行管理体制、方法和手段的创新，管理机制缺乏灵活性，管理水平相对落后，存在形式化和滞后性的不良倾向，无法满足事业单位持续健康发展的需要。

3 新时期事业单位档案管理信息化建设的提升策略

1）完善信息化档案管理体系。企业在档案资料信息化建设进程的同时，需不断加大对档案基础工作的规范化和标准化建设。首先，企业应实现对原有纸质档案的合理留存，并对已完成转化工作的数字档案进行严格备份，也应做好相应的防潮、防火等方面的工作。其次，应对信息档案管理建立层级化的管理制度，严格按照规定执行档案的审批和登记工作，确保数字档案的安全性和完整性。

2）明确档案信息化建设的规范标准。在新时期，要更好的发挥档案的共享性，在事业单位档案信息化建设过程中，要进一步明确和完善信息化管理体系，增强档案信息化管理的规范性与标准性。要以国家相关标准为依据，结合单位实际情况和发展特点，构筑内部的管理体系，档案录入时对标识、格式、文字等信息内容，严格遵守管理标准和国家规定。档案管理数据采用的软硬件应统一规范，做到标准一致，为档案数据的高度共享奠定基础。

3）利用数字化手段处理档案管理信息资源。在促进档案管理信息化建设的过程中，应该联系现实情况对档案管理展开全面分析，并建立健全档案管理信息化体系，保证不同形式的档案能够实现灵活转化，进一步完善档案管理数字化模式。在对事业单位档案进行数字化处理时，应该对档案数字资源进行展开分析与管理，并凸显出管理的重点内容，确保档案管理工作的质量。

4）完善档案信息化管理服务设施。要做好档案管理信息化建设，就要充分利用计算机以及网络通信等信息技术。通过先进设施设备的使用，做好档案的收集、储存以及分类。要加大资金投入力度，引进扫描仪、刻录机、计算机等档案管理信息化建设必备的基础设施和设备。同时，对管理人员进行相关设施设备的使用的培训，确保先进的设备能够得以合理的利用，延长使用周期，降低档案信息化建设的成本。

5）增强档案管理信息化建设的安全。事业单位要采取档案系统安全稳定的保证措施，在档案管理信息化建设中提升档案管理质量。由于高度共享的网络，使得事业单位档案资料安全性有了极大的隐患，要避免泄密现象的发生，采取安全措施，加强身份识别、访问权限等安全性的保护。在实际管理运用中，要从安全性角度考虑，防控好档案上网内容。对档案管理系统做好科学的维护，要加强设置防火墙、杀毒软件等系统保护措施。同时，在日常管理和使用中应当使用好除湿、除尘设施，充分保障档案信息的安全。

6）专业化的人才队伍培养。企业档案信息的管理发展中对企业档案的管理者提出了更高的要求。在信息化建设的推进中，需加大对企业档案信息管理专业化的人才队伍培养，通过系统的专项培训，提升档案管理人员在信息化的档案资料的收集、处理及分析等层面的能力。同时，企业建立起档案资料信息化管理的人才管理的长效机制，在岗位设置中加大对信息化档案管理人才的倾斜，在人才引进策略下，达成企业档案管理实践能力的提升。

4 结束语

做为一项综合性、系统性的工作，事业单位档案管理信息化建设涵盖许多内容，在具体实施过程中还存在着信息化程度较低、人员素质不高、资金投入不足、相关制度不完善等问题。对这些问题要采取针对性的措施，通过明确信息化建设的标准规范，完善相关服务设施，增强信息化建设的安全性，提升相关管理人员工作素质等措施，推进事业单位档案信息化管理，提升档案管理的工作质量。

参考文献

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