智慧城市背景下城建档案管理研究分析

庄瑞兴 陈哲 林秀莲 曾淑娟

摘 要：近年来，经济的发展，促进我国科技水平的提升。随着科学技术的不断发展，档案管理工作逐渐由传统管理模式向现代管理模式转变。在现代信息技术的影响下，城建档案管理也逐渐走上了制度化、规范化的管理之路。本文就智慧城市背景下城建档案管理展开探讨。

关键词：智慧城市;城建档案;档案管理

城建档案作为城市发展的重要凭证，属于科技档案范畴，是人类智慧的结晶。城建档案的有效利用，不仅能够推进城市规划与建设，促进城市经济发展，也能够节省人力物力以及财力，推进智慧城市建设。城建档案管理工作的开展从整体上展现城市建设以及发展水平，涉及城市建设的各个领域，贯穿于城市规划的每一个细节。

1 智慧城市的意义

智慧城市是指通过互联网和云计算衍生的新型信息技术和各类社交网络，由这些信息技术和社交网络，将城市的资源、环境、文化等一系列内容融合成一个整体，进行智能化发展和管理。这样一来，不仅能够实现在城市运行过程中对于核心信息的预测，还能进行快速的感知和智能分析，创造出更适宜的人类居住环境。智慧城市是在工业化、数字化城市基础上进化的一种高级城市发展形势，互联网的应用赋予了其无所不知的感知能力，云计算使其拥有了将应用进行融合的强大功能，这样一个全新、智能的模式，为人们的创新和发展奠定了重要基础。

2 城建档案管理相关论述分析

城建档案是城市规划建设和管理的主要依据和条件，城建档案的管理水平是城市管理水平高低的衡量标准之一，是城市管理科学化的主要渠道。城建档案优化管理，是城市人们正常生活的保障，人们生活中所涉及到基础设施建设档案的正确性与完整性，直接作用于人们的正常生活。城市档案是预防自然灾害，减少城市损失的重要基础。城建档案在社会主义经济发展过程中，占据举足轻重的地位，完整的城建档案是城市在破坏后及时恢复与重建的依据。城建档案从科学的角度反映城市的发展规律，是城市科学研究与发展的重要信息资源。城建档案集中反映城市规划建设和管理的过程，对于城市规划与发展以及城市建设科学研究水平具有重要作用。1960年在城市建设基本建设档案规划中，明确城建档案范围包括工业建筑工程、民用建筑工程、交通运输工程、市政工程以及城市规划五分方面。其中国城市规划档案包含城市基础设施建设档案、城市规划档案以及国土整治规划档案三大方面。城建档案管理工作具有综合性、完整性、专业性以及特殊性的特点，城市的本身就是一个综合体，城市规划的各项工作以城市为基础展開。基础设施项目在建设过程各项内容相互交错，通过单行工程互相配合，实现城市规划以及城市规划管理工作。基于城市规划的综合性，城建档案管理工作必须要与城市规划需求相符合。工程项目建设项目众多，涉及内容甚广，城市规划发展与建设需要基于城市的历史情况开展，因此档案在管理过程中应注重其完整性。城镇档案项目具有专业性特征，因此在开展管理工作时，必须要注重档案的专业区分，保证其专业性特点。城市规划中，以特殊性事件为对比，规避传统规划过程中存在的弊端。因此城镇档案管理工作在开展过程中，应注其特殊性，为城市规划发展奠定基础。

3 智慧城市背景下城建档案管理

3.1 制定规范化的管理制度

任何工作都离不开制度和规范，做好档案工作首先就要从“提高认识、强化制度”上下功夫。首先，要做好档案管理的宣传教育工作，明确档案管理的严肃性和重要性。各级档案负责人都要认真学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》《城市建设档案管理规定》等相关的法律法规，将城建档案的规范化管理作为档案管理的首要任务来抓，要做到从档案收集的第一步开始就严格按照制度规范进行，每一个流程、每一个环节都要进行程序化管理。可以利用现代化信息技术的优势，按照制度设定好程序，确保人员在档案管理过程中按照步骤进行。其次，要注重城建档案管理中的细节管理。如立卷与案卷的装订工作要进行标准化、规范化的管理，保证档案的时效性和完整度;再如档案的移交时间、收集范围、业务档案类别和保管期限等，都要严格按照规范进行，切不可凭经验随意进行。

3.2 拓宽应用渠道，完善档案信息系统

城建档案管理信息化、智能化建设是智慧城市建设的重要体现，也是城建档案适应社会发展与进步的关键。城建档案信息化建设，需要转变传统档案管理观念，以现代化城市规划与建设需求为基础，建立城建档案信息化平台管理。档案信息化建设实现办公自动化，强化档案管理、收集以及利用各个方面。强化城建档案宣传力度，拓宽档案管理应用渠道，实现城建档案信息资源共享，有效发挥城建档案在城市规划中的重要作用。城建档案信息化管理，强化档案管理质量效率的同时，提升城建档案管理工作的服务水平，满足城市规划的实际需求。

3.3 电子化检索，降低档案管理与调取成本

随着经济社会的不断发展，人们对生活质量的要求也逐渐提高，档案馆是人们查找信息的主要机构，为信息利用者提供高效准确的管理是档案馆发展原则之一。通过数字化的档案存贮，可以最大化实现经济节约，数字化存储能够有效地节约空间租金，发挥其空间小、经济效益强优势。个性化管理可以根据信息利用者的特征爱好，结合检索的习惯，为信息利用者呈现智慧化的检索结果。个性化管理的提供主要有三个原因。1）在社会的蓬勃发展下，档案馆存储的信息不断增加，类型也逐渐增多，由于信息资源量过于庞大，致使信息利用者在进行检索时不能有效地查找到自身想要的信息资源，这就要求档案馆提供的信息要具备一定的针对性和较高的准确性。2）随着信息利用者综合素质的提高，对检索结果的要求也越来越高。因此，通过检索提供更加优质有效的信息资源是档案馆需要优化的内容之一，个性化管理可以使档案信息管理更加具备人性化的特点，实现精确有效的检索结果。3）实现“智慧”建设，“智慧”二字体现了创新与优化，智慧城市档案馆的建设不只是单一方面的创新与优化，而是要通过多方面的发展实现“智慧”档案馆。个性化管理通过对多种先进科学技术的融合，在一定程度上将检索的过程和结果实现了智慧化，但个性化管理是开始并不是结束，由点及面，只有通过不断的优化与创新，才能实现管理过程的智慧化建设。庞大的信息资源经过智慧的检索，按照信息利用者的习惯近些年提供，很大程度上了体现了人性化管理，这种人性化还体现在经济效益角度，通过“智能”“智慧”化的检索，避免传统纸质档案的投入与使用，节约空间成本及纸质档案成本的同时，提升整体检索与使用效率。同时，信息利用者即使通过手机终端，也能实现信息资源所需，随时随地进行网上自由检索，无论是本地还是异地的档案馆，为信息利用者提供了很大程度上的便捷性。

4 结语

虽然城建档案馆与公共档案馆保管档案的门类不同，但其共同的目的都是为档案利用者服务，因此对于智慧城市背景下城建档案的研究应该侧重于城建档案信息资源的整合与共享、服务与利用。在智慧城市背景下，研究者应该从城建档案信息资源服务与利用的角度出发，探求如何在基于智慧城市的基础之上更加科学、合理地整合城建档案信息资源，以便为用户提供高效、快捷的信息服务。

参考文献

[1]曾智.基于移动终端的城建档案利用平台的研究与实践[J].中国建设信息，2017（11）：62-63.

[2]张晋周.建立新型智慧城市下的城建档案管理工作[J].中国档案，2017（8）：30-31.