提高事业单位档案管理有效性的策略探析

刘继宗 冯跃萍

摘 要：新时期下，随着我国社会与经济的蓬勃发展，档案管理作为事业单位日常管理工作的关键组成部分，其重要性和作用性日益凸显，档案管理不仅可以为事业单位制定各项决策提供参考，同时还可以为广大群众提供服务，提升事业单位的管理水平和服务质量。本文主要针对提高事业单位档案管理有效性的策略进行分析和探究，希望给予我国相关单位以些许参考和借鉴。

关键词：事业单位;档案管理;有效性策略;分析

在我国经济发展新形势下，公众对事业单位的办事效率、服务质量提出新要求，档案作为事业单位在长期发展中形成的宝贵资料，其可以为制定决策提供资料参考，对推动事业单位改革的有序开展具有重要价值。但是当前，事业单位在开展档案管理中依然存在诸多问题和不足，导致档案管理水平低下，对事业单位的稳定以及可持续发展形成制约，因此，事业单位要提升对档案管理的重视程度，并且采取有效措施提升管理的有效性和针对性，为人民群众提供更加优质的服务。

1 事业单位档案管理中存在的几点问题

1）重视程度不高。档案管理是事业单位日常管理工作的关键组成部分，但是当前，部分事业单位对其重要性缺乏正确认知，具体体现在以下几点：首先，事业单位的部分领导对档案管理缺乏重视，没有将其纳入到日常管理工作中，导致相关工作难以有序开展，存在管理杂乱无章的情况;其次，事业单位没有在内部开展宣传教育，内部档案管理氛围不浓，员工也不愿意配合管理人员开展各项工作，档案收集、整理以及归档效率低下;最后，事业单位对档案管理缺少资金、人才以及物力等资源投入，导致管理工作难以有序开展。

2）信息建设滞后。随着时代的发展，信息技术和网络技术已经在多个领域和行业获得广泛应用，并且取得显著的应用效果，信息化也是档案管理的未来发展趋势。但是当前，事业单位的部分领导对档案管理信息化建设缺乏重视，在开展档案管理中，依然以人工方式为主，不仅对管理效率带来影响，同时不利于事业单位的可持续发展。

3）缺少制度支撑。想要提升档案管理的针对性和有效性，需要以完善而成熟的制度作为支撑，但是当前，事业单位没有制定以及完善相关管理制度，管理工作存在较强的随意性，导致管理水平难以提升。首先，事业单位在制定档案管理制度中，照搬硬套其他单位的制度，没有结合自身情况科学编制，制度缺乏实用性和可行性，无法为各项工作的有序开展提供标准和直达;其次，一些事业单位虽然制定了档案管理制度，但是在具体落实中却存在流于形式、浮于表面的情况，没有发挥制度的作用和价值;最后，档案管理工作对管理人员的责任意识具有较高要求，但是当前，事业单位没有制定人员奖惩制度、岗位责任制度，导致工作中存在相互推诿、推卸责任等情况，对管理效率带来负面影响。

4）人员素质不高。档案管理工作具有较强的专业性和技术性，管理人员作为开展各项工作的主体，其专业能力、职业精神以及综合素质与管理质量具有密切关系。但是当前，事业单位在档案管理队伍建设方面存在一定的问题和不足，人员能力和素质与岗位要求不符。首先，事业单位在选拨档案管理人才中存在门槛较低、标准模糊等问题，管理人员缺乏使命感和责任心，并且在工作中缺少创新动力，对促进档案管理的发展十分不利;其次，事业单位没有定期组织管理人员开展系统性培训，或者培训流于形式，难以起到提升管理人员综合素质与专业技能的作用，人员的知识与能力难以获得更新与发展;最后，由于事业单位对档案管理工作缺乏重视，大多数管理人员年龄较大，档案管理成为了“养老部门”，缺少新鲜血液的注入，各项工作循规蹈矩、缺少创新。

2 提高事业单位档案管理有效性的相关对策分析

1）提升重视程度。想要切实提升档案管理的针对性和有效性，事业单位的主要领导和所有员工需要树立正确的档案意识，并且认识到档案管理对促进单位发展的重要性和积极意义，因此，事业单位需要提升对档案管理的重视程度。首先，单位主要领导需要转变自身观念，从思想层面和精神层面给予档案管理以重视，并且主动学习相关知识，在单位中起到带头模范作用，严禁以敷衍了事的态度对待管理工作;其次，浓郁的档案氛围是保证各项工作全面落实的基础和前提，事业单位需要在内部加强宣传教育工作，促使广大员工主动配合和参与各项管理工作，同时，在开展内部宣传中，要通过多载体、多形式以及多渠道的方式调动员工参与管理的热情和积极性;最后，事业单位要加大对档案管理工作的资源投入，购置管理所需要的硬件设备，为各项工作的开展提供硬件支撑。

2）加强信息建设。信息化是档案管理未来的发展方向，其也是提升管理有效性的关键举措，因此，事业单位需要注重加强信息化建设。首先，积极引入计算机、打印机等硬件设备，为信息化建设奠定物质基础;其次，构建信息化管理网络，将纸质档案转变为电子档案，利用信息技术开展档案收集、整理、归档以及查询等工作;最后，对档案资源加强安全管理，应用杀毒软件以及防火墙等措施，保证档案资源安全性。

3）完善管理制度。制度是开展各项管理工作基础和前提，事业单位需要加强档案管理制度建设，以制度为标准约束管理人员的行为，促使档案管理趋于制度化、规范化以及标准化方向发展，进而提升管理的有效性。首先，事业单位在制定档案管理制度中，需要结合自身具体情况，以实际工作出发点和立足点，保证管理制度的嚴谨性、适用性、可行性以及科学性，发挥管理制度的约束作用和指导价值;其次，在制定相关制度后，需要做到制度上墙，要求所有管理人员在工作中要按照制度开展相关工作，严禁出现违规以及违法等行为，通过制度提升档案管理的有效性;最后，事业单位要不断加强管理制度建设，编制“人员奖惩制度”、“工作流程规范”、“档案资料收集制度”、“档案查阅制度”等制度，通过完善的制度体系提升管理效率。

4）提升人员素质。管理人员的综合素质和业务能力与管理效率具有密切关系，因此，事业单位需要加强人员队伍建设，提升管理人员的素质与能力。首先，事业单位要积极从社会和高校中吸纳具有专业背景的人才，不断充实管理人才队伍;其次，定期组织现有的管理人员开展专业化培训，通过培训提升其专业素质和业务能力;最后，制定科学的培训考核制度，将考核结果与管理人员的工薪绩效挂钩，调动其参与培训的热情和积极性。

3 结语

总而言之，在我国社会发展新形势下，档案管理工作的重要性日益凸显，事业单位需要给予其高度重视，并且采取有效措施进行优化和改革，发挥档案资源的利用价值，为人民群众提供更加优质的服务。

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