企业档案管理现状分析与对策探讨

邹美丽

摘 要：档案管理在日常工作中起着非常重要的作用，无论是在企业还是国家的政府部门，档案管理都能够有效地促进工作效率，同时也能够更好的为公司各项工作服务。为了更好的将档案管理工作做得更好，我们首先要探讨现阶段企业各部门中档案管理具体存在着哪些问题，分析并提出相应的解决措施，才能够探索出正确的档案管理解决对策。

关键词：企业;档案管理;现状;对策

企业档案管理是一项长期性的工作而且比较复杂，比如说在一些部门档案管理过程中，会出现档案量大、分类困难、档案保存期限等问题，这就给档案管理工作造成了一定的困扰。我们只有探索出一条正确的道路，提出档案管理中问题的解决措施，这样才能够提高档案的管理水平，同时提升企业的管理能力，为企业或是相关部门的发展做出更大的贡献。

1 企业档案管理发展现状

改革开放以来，中国经济发展取得了长足的发展。市场经济条件下，企业档案管理有新的意义。在激烈的市场经济条件下，档案管理的长期滞后始终不能有效提高企业的竞争力。企业档案管理的水平在中国发展不均匀，主要集中在以下方面：国有企业档案管理总体上优于民营企业。国有独资企业有良好的基础。在一定程度上，是指国家机关和事业单位的管理模式。实际上，它可以由档案局监督和指导，而大多数私营企业还处于起步阶段，有的甚至没有真正的档案工作。还有许多成功的民营企业档案工作已经达到了企业档案管理的领先水平。国有企业的积极性、系统性、创新性还有待提高。各产业发展水平参差不齐，建筑业总体优于制造业，制造业企业档案意识淡薄。政策制定者普遍没有认识到档案的重要性和利用档案的好处，不能很好地推动档案管理，由于国家一级档案管理的法律规范，建筑企业档案管理目前具有一定的管理水平。[1]

2 企业档案管理中存在的问题

1）企业对于档案管理不够重视。档案管理在很大程度上影响着企业的发展，所以企业应该引起重视，加强档案管理工作。但是在现阶段的企业档案管理工作中，很多企业都没有重视档案管理，就导致企业在管理上存在着一定的不足。由于档案管理是一个周期性很长而且效果很慢的项目，所以很多企业都为了去追求经济效益而忽视了档案管理，就使得很多企业的档案管理工作中存在着丢失档案、损坏档案，甚至是泄密的现象，不仅违背了档案管理的目的，还不利于公司的可持续发展。

2）档案管理的设备不够完善。目前企业主要是通过计算机和网络去实现现代化、科学化的档案管理，所以对档案管理的设备要求就很高。因为档案管理是伴随着企业的发展而一直存在的，有着很长的管理周期，因此就要求企业必须要定期对管理设备进行维护和更新，这样才能保证档案管理的工作效率。然而现在很多企业为了节约成本，档案管理的设备基本上就没有更新过，只要是设备还可以用就继续使用。但是，像计算机这种电子设备是会随着时间而不断进行更新换代的，如果企业长期不对设备进行更新，就会严重地影响档案管理工作的进度。[2]

3）档案管理人员的工作能力差。档案管理人员工作能力的高低对企业档案管理的效率有着很直接的影响。目前，我国很多企业档案管理人员并没有经过专业的技能培训，管理水平普遍较低，而且还有一些管理人员只是兼职，并不是长期的管理人员。又加上很多管理人员觉得这份工作没有什么发展前景，就算没有做好也无所谓。这些问题的出现，就导致了档案管理人员的工作能力差，从而影响了企业档案管理工作的效率。

4）管理方法相对陈旧。信息化飞速发展的当下，档案管理已经进入了信息化时代，大量的电子信息也需要作为档案进行存档，海量的档案可以依托信息管理系统实现高效的管理。但是在企业的档案管理工作中，很大程度上依旧是陈旧的管理方式，单凭人工去记录档案信息，然后通过人工查阅档案统计册的方式进行管理，卷宗的日常管理也不够完善，这就导致许多档案得不到有效的利用和妥善的保存。[3]

3 解决档案管理问题的对策

1）提高档案管理人员的管理意识。随着计算机网络技术的不断发展，传统的档案管理模式也發生了很大的变化，变成了先进的管理模式，并且这种管理模式还在不断地发生变化。因此企业的档案管理部门应该转变自己的思想，改变以往传统的观念，提高自己的档案管理意识，从而推动企业的全面发展。

2）利用计算机进行存储。为了解决档案管理保存比较困难的问题，我们可以将档案录入到计算机当中，通过硬盘进行存储，这样也能够避免档案管理长期保存出现各种各样的问题，避免受到人为因素和外界环境因素的影响。我们可以通过备份的方式实现档案管理的有效存储，结合现代计算机技术，提高档案管理能力是未来档案管理的主要发展方向之一。通过计算机软件进行分类处理，可以大大地提高工作效率，同时也能够实现很好的保存。[4]

3）完善档案管理制度。档案管理制度的制定必须要按照国家制定的法律法规，并结合企业档案管理工作的具体情况去建立完善的档案管理制度，并对档案管理工作的流程制定详细的计划，明确档案管理人员的职责，这样才能提高档案管理的质量。

4）建立统一的管理规则。为了更好的解决档案管理中存在的一系列问题，攻克档案管理中的难点，就要制定相应的解决措施，才能够完善相关部门的档案管理工作。首先要建立一个统一的管理规则，比如说在政府等有关部门管理相关档案的过程中，一定要对不同的档案做出不同的归类，而这就要求有一个统一的管理规则。具体要按照什么标准分类的要弄清楚，是按照不同工作的标准进行分类，还是按照不同人的信息做出分类，这一点在政府部门中要有一个统一的标准。这样不同的工作人员在工作的过程中也能够根据相关制度来进行档案管理，提高档案管理的效率，同时也能够保障档案管理实现正规化。对于企业而言更是如此，由于不同员工的个人信息需要分类保存，相关档案的管理要根据一定的标准才能够进行分类，建立一个统一的管理规则，可以实现企业档案管理的正规化，保证员工更好地进行档案管理工作，避免档案管理出现规则不统一的问题，给档案的分类造成一定的影响。

5）发挥信息化的技术优势。随着社会经济的不断发展，信息技术也在飞速发展，企业可以将信息技术应用到档案管理工作中去，不仅可以提高档案管理工作的效率，还可以增加档案管理资料在社会上的影响力。而且在档案管理工作中应用信息技术还可以为企业的档案管理提供更全面的管理模式，从而推动企业的可持续发展。[5]

4 结语

综上所述，如果企业档案管理中出现了各种问题，很有可能会给相关部门的工作带来一定的困扰，如果档案管理存在一定的问题，就会给人力资源管理造成阻碍，不能有效发挥人才的作用，不利于社会的进步和企业的发展。所以说，就需要企业不断地加强档案管理工作，提高档案管理人员的素质和管理意识，完善档案管理制度，建立科学化的管理体系，并充分发挥信息化的优势，这样才能提高企业的管理水平，推动企业的发展。

参考文献

[1]王炜.企业档案管理的现状与发展研究[J].办公室业务，2017（14）：113.

[2]杨敏.试论企业档案管理工作的现状[J].西部皮革，2016，38（18）：140.

[3]陈静.关于企业档案管理现状分析与对策的探究[J].企业改革与管理，2014（12）：69.

[4]文聪.企业档案管理现状与对策[J].山西档案，2011（S1）：61-62.

[5]江丽.企业档案管理现状分析与对策研究[J].测绘与空间地理信息，2010，33（03）：248-250+252.