高校科技档案管理：问题、原因、对策

董彦

摘 要：在当今信息时代，高校科技档案管理工作变得越来越重要，所以要坚决落实好四个同步。当前，在高校科技档案管理工作中，存在四个问题。本文基于制度层面和知识产权保护为出发点，充分论证高校科技档案管理工作的重要意义，并对高校科技档案管理工作中存在的问题进行深入分析，探讨解决问题的对策。

关键词：高校;科技档案;管理

1 前言

我国实施科教兴国战略，该战略为我国经济社会发展作出了巨大贡献。知识产权是以权利保护为核心内容的重要战略，体现国家科技政策相关的公共政策问题。然而，目前我国档案管理方法普遍落后，虽然高校档案管理制度在不断完善，但在实施过程中，并没有达到预期的效果。究其原因在知识产权保护和制度建设层面存在问题，更重要的是四个同步没有落实到实处。

2 高校科技档案工作中存在的问题

1）科技档案管理工作普遍落后。根据数据显示，在北京44所高校中，对高校科研项目文件材料归档情况进行调查，归档基本完整占比52%，归档不完整占比29%，根本没有归档的高校占比19%。有72%高校在科研项目开始时，同时提出归档要求，做到验收科研成果与验收科研档案资料同步的高校只有43%[1]。科技部门整理提交文件类的档案资料是高校科技档案管理的资料来源，在具体到每一个项目的完整档案，尤其核心档案材料时十分欠缺。

2）科技档案管理与项目过程控制脱节。重申请轻验收、重经费轻成果是我国高校科技项目管理存在的普遍问题。科研经费管理存在的主要问题有：经费预算与科研项目开支相脱节、项目管理与科研经费管理透明度较低、科研经费监督机制不完善等。仅有5%的高校科研项目档案信息化建设体系较完善，只有9%的高校科研管理系统包含档案管理模块，45%的高校档案管理系统有独立的网络版档案管理系统，26%的高校档案完全不用计算机管理[2]。

3）高校档案资料缺少重要核心内容。完善高校科技档案管理，对科技工作进行创新，促进科技水平提高和科研成果工作的共同发展。在长期的档案管理工作中，少部分档案管理工作人员管理观念没有跟上时代的发展，仍然认为档案管理工作只负责收纳学校管理型文件，不够重视高校教师的学术成果，经常把这些高校教师的研究资料挡在档案管理之外。只重视科技成果的推广，而忽视科技文件形成的材料，造成了巨大的科研损失，影响了科技档案资料的质量和技术，不利于技术储备和成果的创新。

4）科技档案利用开发少。在现有的科技档案管理制度下，对科技档案的利用能力较弱，更不具备开发、服务的能力。目前，科技项目档案主要是财务收支数据档案比较多，知识产权纠纷偶尔也会有，但由于原始档案的欠缺，导致无法满足实际的需要。由于科技档案的利用能力弱，导致开展相关领域的研究只能各自独立进行，无法进行有效的合作。基础性研究无法实现共享，导致重复劳动低层次研究。

3 基于知识产权保护和制度层面的分析

1）知识产权主体尚未根本确立。当前，我国科技计划项目成果知识产权的现状是，名义上国家所有，实际上单位持有。由于权责不清，影响了单位对知识保护采取措施的主动性，又造成国家对重要科研成果缺乏管理的局面，导致无法形成自主知识产权。知识产权主体的不确立，导致难以发挥经济效益，也失去了知识产权保护的实际意义，要改变这种局面，需要长期的根本性变革。

2）科技档案成果保密措施相對薄弱。随着科技档案利用的增多，存在一部分人侵犯他人知识产权与钻科技档案管理漏洞，盗取他人的科技成果。这种现象反映了当前科技档案成果保护措施薄弱，出于个人合法权益及国家利益的保护，需要加强科技档案的保密工作。目前，在高校科研工作中，还有部分科研工作者对科技档案管理的重要性没有足够的认识，表现为不愿意把科技档案放在资料室保管，对档案室的保护抱有不放心的心理。

3）现有知识产权制度操作性较差。当前，在宏观制度体系层面上，我国有着相对健全知识保护制度，但是，在实际操作中效果不是很理想。在北京44所高校中，还没有建立科研文件档案管理制度的高校占比27%，还没有把科研文件档案管理纳入到整体工作中的高校占比39%[3]。虽然《中华人民共和国档案资料法》已经颁布实施多年，但在处罚力度上还是不足。如对他人技术档案的抄袭、丢失、损坏和泄密等问题，往往只是进行批评、检查等简单处理。

4）工作思路、方法相对落后。科技档案的前身是高校日常科技活动形成的一些科技文件，在实际档案管理中，管理人员不够重视科技文件的保存。有些高校只重视科研计划的落实情况，对科技文件的形成视而不见。当今，存在高校科技档案管理人员素质的良莠不齐，还有一部分是兼职档案管理人员的身份，缺乏专业知识，无法保证很好的完成档案收集及归档保存。

4 解决高校科技档案管理的对策

1）提高管理人员认识，健全规章制度。首先，各相关档案管理人员要认真学习我国档案管理法，提高自己的专业水平，努力成为档案管理的专家。其次，对已有的规章制度进行整理，找出现行制度的缺陷，不断完善规章制度，形成科学系统的管理制度，促进档案事业的发展。不断规范档案管理工作，使档案管理工作的开展有章可循。

2）提高管理人员素质，健全档案管理机构。首先明确档案机构的职责，实行项目负责人归档责任制，确保科研活动的形成的档案材料能够妥善的保存，不断健全档案管理机构。同时要加强相关管理人员的素质，特别是对一些兼职的档案管理人员进行业务培训，提高他们的专业知识水平。提高相关管理人员的责任意识，从思想层面认识到该工作的重要意义，积极学习档案管理理论以及案卷整理流程[4]。普及科技档案管理的知识，对档案管理的基本要求作出明确规定，以便档案管理工作的有效开展。要重视档案资料人才队伍的建立，培养好档案管理人员梯队。

3）加大资金投入，改善硬件设施。高校要落实好档案发展事业的经费，使得档案管理人员能改善硬件设施，要把科技档案工作列入到本校的发展规划中。目前，我国高校的硬件设施仍不完善，高校在经费支出上也存在困难，但可以采取分期拨款经费的方式，逐步改善档案馆的硬件设施。基于目前的形势下，要制定出一条切实可行的计划，根据轻重缓急，分批对硬件设施进行更新。

4）加大信息开发力度，实现信息资源共享。科技档案作为一种重要的科技资源，其管理的目的是为科研教学而服务，在充分的利用过程中体验价值。科技档案管理人员要具备服务意识，了解校内师生的信息需求，在科技档案库的基础上，优化网络信息管理，并对档案信息加工中的相关信息进行编制，提高档案资料的安全性以及方便师生查询数据库，实现科技档案资源共享。

5 结语

随着互联网技术的飞速发展，信息化正深刻的影响人们的学习生活，因此档案管理工作者应具备更高的素质。档案管理工作的中心由保存档案转变为信息加工的方式，继续为人们服务。要把高校的档案管理工作建成与教育发展相适应的特色体系，创新档案管理工作方法，管理思想就要与时俱进，以服务促进管理，以管理完善服务，确保档案管理工作目标的早日实现。

参考文献

[1]彭插三.高校科研档案管理体系构建的系统管理研究[J].北京档案，2016（6）：32-33.

[2]马红岩[1，2].面向“双创”高校科技档案管理研究*[J].档案管理，2016（5）：52-53.

[3]王玉斌.高校科技档案管理：问题、原因及对策[J].档案学研究，2015（01）：70-73.

[4]孙彬彬.浅析现代科技在高校档案管理中的应用[J].商情，2017（12）：90.