事业单位文书档案管理优化分析

2019-02-18于柏云

卷宗 2019年35期

摘要：在我国的企事业单位中，事业单位的地位是极为特殊的，我国事业单位需要承担着相关政府部门的部分职能，所以事业单位的运转在一定程度上会影响到社会的稳定和人们的生活，因此随着我国现代化建设水平的不断提高和经济社会的不断发展，我国事业单位的发展也愈发受到重视，事业单位的管理工作也得到了快速发展。在事业单位的管理工作中，文书档案管理设计中十分基础的管理工作，事业单位的文书档案资料中包含了事业单位相关人员的档案资料以及单位内部各项事务的资料，对这些文书档案进行有效的整理和管理，对于事业单位各项工作的开展和正常运营都有着重要作用，所以事业单位必须要重视文书档案管理工作。本文就对事业单位文书档案管理工作存在的问题进行分析，并探讨在新时期如何对该工作进行有效的优化。

关键词：事业单位;文书档案管理;优化

事业单位在我国经济社会中的地位是极为特殊的，事业单位的发展对我国社会和谐稳定和人们的生活质量都会产生一定影响，所以随着我国现代化建设水平的不断提高，我国事业单位的职能也更加丰富，其能够发挥出的作用也更加显著，所以为了保证事业单位各项工作的正常开展，提高其发展水平，必须要对管理工作进行改进。文书档案管理是一项比较基础的管理工作，主要是对各种文书资料和档案资料进行整理、分类和归档，由于该工作与事业单位的职能之间没有直接的联系，所以很多事业单位都忽视了该工作，可是随着事业单位发展水平的不断提高，其内部文书档案资料的数量也在项目增多，对其管理工作的要求提高，在这种形势下，要求事业单位必须要对文书档案管理工作进行优化。

1 信息化对事业单位文书档案管理产生的影响

自从进入21世纪以来，我国互联网技术和计算机技术的发展就促进了我国科技的进步，而近几年来，信息技术的出现和应用使得我国进入了信息化社会，在信息化社会中，信息的重要性和价值得到了凸显，对于各行各业的发展都会产生很大影响，所以我国事业单位在发展的过程中，文书档案管理工作的作用就进一步提高。事业单位的文书档案管理工作，主要是对各种文件资料和档案材料进行收集、整理和利用，这本身就是一种信息价值的体现，所以在信息化社会来临以后，事业单位的文书档案管理工作也发生了很大的变化，信息化和数字化已经成为了事业单位文书档案管理工作的重要趋势和发展方向。

我国传统的事业单位文书档案管理工作，主要是对纸质的文书档案进行管理，通过人工管理的方式进行，这种管理方式十分落后，效率也很低下，需要消耗大量的人力、物力和时间，所以其对于事业单位发展所产生的影响是十分有限的。但是信息化社会来临以后，将各种信息化技术和计算机技术应用于事业单位的文书档案管理工作中，工作人员就可以利用先进的技术，对文书档案的收集、鉴定、整理和利用的过程进行改进，而且相关专业系统也能够及时发现文件材料中存在的差错和漏洞，可以避免材料错误等问题的发生，提高文书档案管理工作的质量。除此以外，传统的纸质文书档案管理工作在开展的过程中，需要考虑到各种材料的安全性，因为这种纸质材料很容易在保管的过程中受到损坏，导致文书档案信息不完整，而信息化技术在其中的应用，却能够通过对电子文书档案材料的管理，对原始文件进行备份管理，防止数据丢失，同时信息化技术中的云技术还能够为文书档案管理提供超大的存储空间，有效节约了文书档案管理工作的资源。

2 新时期事业单位文书档案管理存在的问题

2.1 对文书档案管理的重视程度不足

由于事业单位承担着我国政府部门的部分职能，所以在我国经济社会发展中，事业单位的发展重点始终集中于相关职能的有效落实，对于经济利益并不重视，但是不能否认的是，随着社会主义市场经济体制的不断完善和发展以及事业单位改革的不断深化，我国事业单位也开始认识到经济效益的重要性，并在发展的过程中努力兼顾经济效益。在该过程中，由于文书档案管理工作并不能创造直接的经济效益，而且相关工作比较基础和繁琐，对于事业单位相关职能落实所产生的影响也并不明显，在这种情况下，很多事业单位就忽视了文书档案管理，直至当前，我国的很多事业单位都没有认识到文书档案管理工作的重要性，没有会为主的管理工作的開展提供良好的环境和充足的支持，相关基础设施并不完善，这直接导致了事业单位文书档案管理工作难以有效开展[1]。

2.2 文书档案管理制度不完善

文书档案管理作为事业单位的一项基础管理工作，管理制度是保证该工作得到落实的重要保障，可是由于事业单位领导对文书档案管理工作不够重视，所以也就没有完善相关管理制度，只是提出了文书档案管理的一些基础要求和规范，但没有对其进行细化，也没有提出管理人员的职责和义务。另外，由于文书档案管理工作的内容比较基础和繁琐，所以相关管理制度也会比较复杂，所以相关部门在制定管理制度时就会比较懈怠，相关管理制度并不健全，存在很多漏洞[2]。这样文书档案管理工作在实施的过程中，就会存在着文书档案资料收集不及时、档案资料的管理效率低下以及资料利用率低下等问题，这不利于文书档案管理工作的开展。

2.3 文书档案管理方式落后

随着信息技术和计算机技术的不断发展，我国已经进入了信息化社会，很多信息技术也在事业单位的管理工作中得到了应用，可是文书档案管理工作的信息化水平仍然比较低，很多先进的信息技术并没有在其中得到应用，文书档案管理，信息化建设的速度比较缓慢，相关的管理理念和管理方法也比较落后，与我国事业单位的发展要求和发展趋势是不相适应的，这些都直接导致了事业单位文书档案管理工作效率低下[3]。

2.4 管理人员素质低下

在事业单位的文书档案管理工作中，管理人员素质低下是一个比较严重的问题，而其根本原因也是由于事业单位对文书档案管理工作不够重视，所以在选择管理人员时，并没有对其专业性和业务能力进行严谨的考察，甚至会选择一些其他岗位的员工进行兼职，一些即将退休的员工也可能会被安排到该岗位上，工作人员的流动性很大，但是其本身又缺乏足够的专业素养，导致了文书档案管理人员的整体素质不高，在工作的过程中也会缺乏责任感，工作中很容易出现各种问题。另外，还有一些事业单位会选择一些专业的人员来开展档案管理工作，这些管理人员的专业素质比较高，经验也比较丰富，但是与此相对应的是年龄普遍偏大，而这样的工作人员，其工作思维和模式比较僵化，对信息技术和计算机技术的接受程度比较低，也无法合理应用，这样也会导致文书档案馆工作的水平难以提高[4]。

3 新时期事业单位文书档案管理的优化措施

3.1 加强对文书档案管理工作的重视

正如上面所提到的，在我国事业单位的众多管理工作中，文书档案管理工作相对应并不受领导的重视，很多领导都没有认识到其对于事业单位发展的重要性，所以就导致了该工作在开展的过程中，相关基础设施不完善，工作环境也比较差。针对该问题，我国事业单位领导必须要加强对文书档案管理工作的重视，领导方面需要将文书档案管理工作作为事业单位的日常管理工作内容，定期对文书档案管理工作进行了解和视察，加大对文书档案管理工作的投入力度，在事业单位内部形成一种良好的工作氛围，以此来促进文书档案管理工作的高效开展[5]。另外，文书档案管理部门自身也需要加强对工作的重视，积极争取领导的重视。文书档案管理人员需要端正自己的态度，同时要引起领导的关注，可以定期将一些重要的文件和档案资料交给领导阅览，让领导真切感受到该工作的重要性。

3.2 做好收集归档工作

在文书档案管理工作中收集归档是其中最基础的环节，该环节主要是对事业单位产生的各种文书资料和档案资料进行分类整理和归档，如果该环节无法正常开展，那么文书档案管理工作自然也就无法进行。所以我国事业单位的文书档案管理部门必须要加强对文书档案收集归档工作的重视，要安排工作人员对产生的所有文书档案进行及时的收集和分析，并按时归档。为了保证该环节的正常开展，文书档案管理部门可以与其他部门进行沟通和合作，及时收集各种材料，保证材料的完整性和实时性，然后安排专门的工作人员对其进行分类归档，在该过程中，工作人员需要对上级传达的相关文件资料进行传阅和归档，做好清查，同时还要对单位产生的资料进行收集和整理，同时要保证统一收发，所有的文书档案材料都要统一拆封、统一登记和统一管理，不能散失，保证材料的完整性[6]。在文書档案材料归档的过程中，工作人员还需要对收集归档的相关材料进行记录，方便后期进行查阅。

3.3 完善文书档案管理制度

由于文书档案管理工作的开展，必须要有相关的管理制度作为保证，所以事业单位想要在新时期对文书档案管理工作进行优化，首先就要完善文书档案管理制度，推动文书档案管理的制度化建设，保证该工作的有序性。首先事业单位需要健全文书档案工作的制度，也就是要明确文书档案管理工作的相关流程，然后结合事业单位的实际情况和发展趋势，提出文书档案管理的具体要求和规范，提出管理工作的重点，保证文书档案管理工作能够在制度的指引下有序进行，保证文书档案管理工作的高效性，同时要为文书档案的查阅和使用创造便利的条件[7]。其次，事业单位需要健全文书档案管理的监督制度，因为文书档案管理工作会影响到事业单位其他工作的开展，所以事业单位需要对该工作进行监督和管理，可以通过事前监督、事中监督和事后监督的方式，形成一套完整的监督体系，对每个工作流程和工作人员的操作等都进行有效监督，保证文书档案管理工作的规范性和保密性。最后，事业单位需要建立文书档案管理的绩效奖惩机制，该制度的主要作用是提高工作人员的工作积极性，防止其在工作中出现失误，保证工作质量。

3.4 提高工作人员素质

工作人员素质对于事业单位文书档案管理工作的质量会产生直接影响，所以在现代社会事业单位想要优化文书档案管理工作，提高文书档案管理工作的质量，就必须要以提高工作人员素质为前提，对工作人员进行相关培训，提高其专业能力和业务能力。当前我国进入了信息化社会，所以信息化技术和计算机技术在文书档案管理工作中的应用就是必不可少的，这时就要求工作人员必须要具备相关的信息技术操作能力，要能够熟练应用相关的信息技术和系统来开展文书档案管理工作，提高工作人员的信息技术水平。事业单位文书档案管理人员的基础素质要求就是具备文书档案管理的专业知识，对文书档案管理工作有正确的认识，能够正确处理文书档案管理的日常工作，保证工作流程的标准化和规范化，能够熟练进行文书档案的收集、鉴定、保管和利用[8]。除此之外，事业单位的文书档案管理人员还必须要具备较强的责任感，要明白自身工作的重要性，在保证工作规范化和标准化的同时，学习更多先进的管理理念和管理方法，提高文书档案管理的质量。

4 事业单位文书档案管理信息化建设的策略

4.1 创新管理理念

在当前的信息化时代，我国事业单位想要对文书档案管理工作进行优化，就必须要促进文书档案管理的信息化建设，提高文书档案管理工作的信息化水平，这就要求相关管理人员创新管理理念和管理方法，明确信息化的管理理念，提高信息化意识，将信息化管理的理念融入到管理工作中，以此来保证文书档案管理工作能够与事业单位现代化建设和发展的需要相适应[9]。在文书档案管理信息化建设中，势必会使用到各种先进的设备和信息技术，这样能够提高管理工作的效率和质量。所以管理人员需要对自身的管理思维进行创新，要了解信息化技术对文书档案管理工作的重要意义，摒弃传统的管理理念和管理方法，要从信息化的角度出发，对文书档案管理的各个环节进行创新和改进，同时相关领导要加大相关人力、物力和财力的投入，保证各个环节的信息化水平。

4.2 更新软硬件设施

事业单位文书档案管理的信息化建设，需要有相关的软硬件设施作为支撑，这是该工作开展的基础要求。在利用信息化技术来开展文书档案管理工作时，势必会应用到一些先进的设备，比如计算机设备和数据收集设备等，同时还需要使用到很多先进的软件和系统，对文书档案材料进行分类和整理，这样才能够保证文书档案管理工作的信息化、数字化和智能化。因此我国事业单位需要对文书档案管理工作中的相关软硬件设施进行更新，用最先进的技术和系统来保证文书档案管理工作的信息化水平。

4.3 建立完善的信息化管理平台

事业单位文书档案信息化建设的开展需要依赖于完善的信息化管理平台，这是该工作的重要保障，所以我国事业单位需要根据文书档案管理工作的要求，构建起一个科学和实用的信息化管理平台，该平台主要用于文书档案材料的加工、存储、保密和查询，文书档案管理人员可以利用该平台进行文书档案材料的收集和整理，而其他的工作人员也可以通过该平台进行文书档案材料的查询和使用，保证该平台的功能性和实用性，以此来充分发挥出文书档案管理工作的效用[10]。在文书档案信息化管理平台构建过程中，需要在该平台与外网之间构建起一个隔离层，或者搭起防火墙，这主要是为了防止平台内的数据和资料泄露，提高数据的安全性。

5 结束语

综合上文内容可以得知，在当前我国的事业单位发展过程中，文书档案管理工作是其中十分基础的管理工作内容，该工作主要是对相关的文件和档案资料进行整理和管理，是事业单位比较日常的工作，所以很多事业单位并没有认识到该工作的重要性，管理方式落后和管理制度不完善的问题普遍存在，管理人员的素质也相对比较低，与当前我国事业单位的发展不相适应。当前我国已经进入了信息化社会，信息技术的普及应用以及事业单位本身的快速发展，都给文书档案管理工作提出了更高的要求，所以要求我国事业单位的领导必须要加强对文书档案管理工作的重视，完善文书档案管理制度，改进管理方式，并提高管理人員的素质，同时加强信息化技术在其中的有效应用，实现文书档案信息化管理，以此来提高文书档案管理工作的整体质量。

参考文献

[1]赵朝春.事业单位文书档案管理优化途径探讨[J].办公室业务，2019（16）：107.

[2]吕雅晖.依托信息化背景优化事业单位文书档案管理[J].才智，2019（07）：209.

[3]张佩佩.事业单位档案管理工作优化途径分析[J].才智，2018（27）：205.

[4]张其龙.新时期事业单位档案管理工作的优化措施分析[J].办公室业务，2018（12）：120.

[5]陈秀红.信息化背景下事业单位文书档案管理优化研究[J].山东档案，2018（03）：56-57.

[6]付蓉.试析如何做好新形势下事业单位文书档案管理工作[J].办公室业务，2018（10）：119.

[7]刘承.对事业单位文书档案管理问题及优化途径的几点思考[J].办公室业务，2018（07）：87.

[8]邸志红.谈事业单位文书档案管理工作的优化[J].黑龙江档案，2017（03）：95.

[9]严红利.信息化背景下事业单位文书档案管理分析[J].办公室业务，2017（07）：105.

[10]梁威.新时期事业单位文书档案管理工作的现状及强化措施[J].赤子（上中旬），2017（06）：153.

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