浅谈交通行政综合执法档案的规范化管理

秦霞

摘 要：《深化党利国家机构改革方案》明确指出要整合涉及交通运输的执法职责和队伍，从而实行统一执法。这一内容是交通行政执法的重大变革，不仅对执法内务建设产生了较大的影响，更是对交通行业执法档案管理提出了新的要求。因此，有必要对交通行政综合执法档案进行规范化管理以达到新的标准。本文首先阐述了交通行政执法档案的内涵和种类，随后提出了交通行政执法档案的规范化管理策略，希望能促使我国行政执法体系更加完善。

关键词：交通行政;综合执法档案;规范化管理

1 交通行政执法档案的内涵和种类

1.1 交通行政执法档案的内涵

交通行政综合执法档案本质上是一种具有原始记录性质的固化信息，具体是指在交通行政执法过程中直接产生的具有清晰、确定和完整记录作用的文书，而该文书在交通行政执法机构中具备了规范性的形式、合法性的内容、时效性的制作以及法定强制性等特点。由此看出，交通行政综合执法档案除了具备信息性、文化性以及价值性等一般档案具备的特点外，还是具有法律性以及格式化的特殊性文件。因此对交通行政执综合执法档案进行规范化管理有着非常重要的意义。

1.2 交通行政执法档案的种类

交通系统中原来的路政、运政以及地方海事等在执法体系改革后队伍与职责将予以整合并实行统一执法，除了部分法律关系的调整外，执法内务建设也在变革中产生了新的要求和标准。执法内务的基础性内容，也就是執法档案面临着调整和改变，其主要表现在整理以及分类上。档案在还未改革前依照路政、运政等部门进行整理和分类，而统一执法后相关部门被整合，所以应当按照以事分类的原则，将综合执法档案分为路产类、路权类、强制执行力以及车辆船舶类等，这些档案分类应当包含交通运输执法的一般执法事项，保障能对各项交通行政事物进行记录。

2 交通行政综合执法档案规范化管理策略

2.1 明确分类中包含的事项

想要提升管理规范性，一定要明确交通行政综合执法档案的种类，然后依据档案种类进行管理，从而实现管理规范性。路产类包含了公路的基本信息资料，路面、桥梁以及其他附属设施的设计、施工及验收文件和副本;道班房及用地批准建设资料;行道树以及限行设施等。公路留用地以及两侧建筑控制区的法定审批文件、核准资料都属于路权类档案。严格按照省级人民政府核准的权力清单事项分为许可产生的文件归档于许可类。纠正类是日常执法管理中形成的法律文书，巡查记录、责令整改通知书以及暂扣清单等都属于纠正类文书。处罚类档案文书会表现出差异性，主要是处罚所进行的简易或一般程序会依照案件大小决定，并且违法行为通知书、处罚决定书以及送达证都是不可或缺的。车辆船舶类主要包括车辆船舶以及所有人的基本信息。在信息归档时需要严格按照以上内容进行文件整理，如果归档文件整理错位，也就意味着基础性工作出现问题，必然无法做到规范化管理。

2.2 落实综合执法档案管理的基础性工作

在执法体系改革后，交通行政执法工作依照改革内容稳步进行，路政、运政以及地方海事执法队伍和职责也在不断整合，以期早日实现执法统一。但是这会对新组建的执法队伍提出更高的要求，队伍不但要熟悉路政管理，也要掌握运政以及海事相关内容，所以这对综合执法档案管理工作提出了更高的要求。在文书的制作、送达、分类、整理以及保管等各个过程都应当按照新标准、新要求展开。想要提升执法队伍的综合质素，避免在今后执法过程中出现错误，就应当提前加强执法档案管理工作，做好与之相关的基础性工作。第一，要改善综合执法档案管理人员的认知，让工作人员认识到档案管理工作的重要性。档案管理对工作质量有着很高的要求，无论是哪个环节出现问题，都可能导致信息文件丢失，从而对后续工作产生影响。因此要把档案管理纳入执法内务建设范畴，制定与之相关的规章制度，要求相关工作人员依照制定完成工作。同时在人员选择上应当选取性格沉稳、做事细致的执法人员管理档案，这样能避免因粗心大意导致的档案丢失情况。第二，要加强对档案管理人员的技能培训。由于制定了档案管理的规章制度，所以要让相关人员学习法规以及整理规则，以理论知识为基础，从而更好的展开后续工作。还要鼓励档案管理人员多进行现场执法，这样能更好的了解执法程序，从而对执法文书有更清晰的认识。档案馆是保存档案的地方，还应当请求他们予以指导，尤其是归档工作，保障归档的科学性和系统性，方便今后文件查找。在档案管理过程中，还需要依照评查标准不断寻找管理过程中的问题，逐步完善提升管理工作质量。此外还要做好相关硬件建设，在建设档案库房时应当遵照合理化以及简约化的原则，并且在条件许可的情况下设置专门的档案查阅室以及档案管理人员办公室，为三个科室设置相关的设施，从而为规范化管理档案做好硬件保障。

2.3 推进档案管理信息化

信息技术在快速发展过程中已经渗透了各行各业，其衍生出来的大数据在档案管理工作中有着极大的作用。与人工管理相比，信息技术更加快捷，同时准确率更高，可以有效提升档案管理工作质量。因此交通行政综合执法档案管理工作也应当向着信息化方向发展，依托信息化技术提升管理效率。现如今，运政许可以及路政许可均实现实地勘测和网上许可，这也表示在巡查执法过程中可以采用执法记录仪实现电子监控，从而对违法信息进行传输，避免生成文件中产生的错误。对于路产状况可以全部拍摄成影响进行分类保存，这种方式不但效率更高，而且信息保存更完善。虽然部分内容还需要采用资质资料进行记录保管，但是应当遵循档案管理信息化方向发展。而在档案管理信息化过程中需要培养专业性人才，保障熟练掌握相关技能，可以面向社会招聘，也可以加强对内部人员的培训，保障工作人员具备过硬的操作技能，可以做好信息管理工作。同时还要购入专业的设备，严格规范档案目录建库、图案处理、数据存储以及安全管理等基本环节，数字档案与纸质档案有着相同的功能，所以也要保障数字信息的真实性、完整性以及安全性，保障可以随时读取相关内容，有效实现档案的规范化管理。

3 结语

执法档案管理是交通执法行政内务规范化建设的重要内容，高质量的管理工作可以提升执法队伍的形象和执法机构的公信力，并且是对交通执法工作现状的准确反映。在交通行政执法体制改革后，执法文书以及执法档案的管理工作也出现了新的内容和标准，这传统的档案管理工作提出了新的挑战。因此，执法档案管理人员应当强化学习，了解档案分类，从而做好归档管理工作。同时要改善管理人员认知，提升对档案管理工作的重视程度。在档案管理推进过程中，应当保障基础性工作的落实，避免出现差错，影响到档案管理质量。此外，还要加快档案管理信息化进程，做好数字档案的建设和管理工作，从而实现交通行政综合执法档案的规范化管理。

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