自然资源业务档案在线归档方法探讨

孔令泰 顾宁红 朱膺翰

摘 要：自然资源业务档案相对比其他的档案资料而言种类更多，在管理、归档方面也更加繁琐、复杂。在现代信息化时代，将档案的归档方法与现代信息技术相结合，可以避免传统纸质归档方式的效率低下问题，并且降低了人工和物力的成本，本文将主要针对自然资源业务档案的在线归档方法进行探讨，进一步提升自然资源档案管理的工作效率。

关键词：自然资源档案;在线管理;方法探讨

自然资源业务档案主要是指自然资源部门及单位在各项工作中形成的、需要保留存储的具有价值意义的各种材料，其中覆盖的范围广、种类多、时间长，是自然资源档案管理工作不可缺少的一部分，既能为自然资源管理和社会发展提供良好的服务，也能作为法律依据，解决各种土地、归属权等纠纷问题。目前，自然资源档案归档保存依旧是以纸质、胶片和底片等形式来进行存储、备份，这种传统的管理方式已无力承担档案的庞大数量，并且难以达到社会化程度，所以我们要结合现代技术，利用在线归档来推动当前状况，基于信息化技术进行自然资源业务的在线归档将会是以后发展的必然趋势。

1 自然资源管理的特点

1）档案产量过大。由于自然资源档案涉及各个方面内容，如批、登、用等，会有较大的产生量，并且呈现逐年递增的发展趋势，如此巨大的产量，说明自然资源档案的归档工作面临着巨大的工作量，同时会花费大量的人工与经费支出。此外，后续出台的不动产统一登记政策的发展也为自然资源档案的归档增加了一定程度上的困难。

2）严密的系统性。自然资源业务档案都是与行政审批密切相连着，比如拿一个工程建设项目为例，从申请建设用地预审开始，征收、土地供应、不动产登记等，都会相应的建立系统的档案，并且在归档中要求需要系统化归档，以便工作的质量和为后续的翻阅、查找提供便利。

3）管理不够集中。在一个地级城市范围内，无论是县级政府还是自然资源部门都具有独立的审批能力与权力，其中县级城市和乡镇部分都有建立办事处，并且都有业务的办理，所以会导致多数地区在地级市范围内的自然资源档案管理上较为分散，不利于日后的管理和档案查阅。

4）局限性大。自然资源业务档案使用的局限性大，有内外部之分，站在内部角度来说，更广泛应用于个业务处室的工作之中;站在对外角度来说，更适用于广大群众以及各层行政机关单位。

综上所述，为了提高自然资源档案归档的效率，更需要全方面重点关注现代信息化管理和在线归档技术的应用性。其中“数字化”档案的管理应用和纸质档案网络化扫描是实施档案信息化的主要内容，具有重大意义。在各个程序阶段通过文件在线归档，可以全面提升管理效率和工作质量，减少人工和财力的支出，对自然資源在线归档有进一步的优化作用。

2 如何实现在线归档

在线归档系统主要包括CA（Certificate Authority）认证的系统建设和电子元数据的归档、系统多级验证以及档案复制和系统操作规范五个部分[1]。

1）CA认证的系统建设。档案在线归档的前提必须是档案的真实可信，并且在归档设置中为了确保电子档的数据不可被随意篡改，需要对每一个审批节点的操作人员的身份进行确定，避免出现问题能明确到人头责任上。所以在线归档的机制上要将自然资源局以及其下相关部门的单位信息进行CA认证系统，将这些单位信息资料存于安全档案中，以防止被盗用。此系统的建设不仅可以保障系统中的数据安全，同时还具有真实性和不可抵赖性。

2）分布归档。利用电子元数据在系统中进行分步在线归档，整个审批过程中的软件设施、硬件技术或是数据类型和档案格式等都是包括在内的，还有各个环节的审批人、审批项目、档案内容、手写签名和电子印章等也都是包含的。所以想要完成业务的在线归档，其中最重要的就是电子元数据的归档，由于整个归档过程都是在系统中操作，所以电子化的数据必须是档案中的原始数据。

3）多级验证。为了保证在线归档的完整、有效，必须要有三个保证。一是在线归档系统软件的自身管理问题，因缺乏第三方系统的监管，所以产生的元数据档案不具备公信力;二是CA认证能确保每个审批人的身份真实有效，但无法兼顾各审批节点的先后顺序;三是CA对于上传的附件是否有监管能力。为了解决以上问题，在线归档可以采取分步归档的多级验证方法，例如在操作业务时先进行CA认证，然后将CA认证信息和电子档案以及电子元数据进行统一的归纳处理，再传送到下一环节中，在下一步的操作中需要对上个环节的档案数据进行审核，成功后再进入下一步的档案保存;若审核未成功，提出原因，并退回到上一步。只有这样严密的归档系统才能有效确保整个流程的操作顺畅、结构缜密以及数据的正确。

4）档案复制。由于传统的纸质档案的不易保存和查找，所以在线归档系统中建设了档案的复制环节，以方便工作人员必要时的使用，取代纸质档案。自然资源业务总的概括就是材料收取、材料建设和档案归档方面。在材料收取中可对需要的材料进行数字化扫描;在材料建设过程中，系统可自动生成JPG或是PDF文件，在最后的归档中，也会对归档数据和原始数据进行验证、扫描。在每一个档案的在线归档完成后，都会在系统中自动生成案卷的编码和目录号以及生成时间等等，最后在档案管理人员审查后才正式进入档案数据库。

5）操作规范。归档的操作中需要注意电子归档的先后顺序的系统设置和审批中各种附件的上传。同时要注意工作人员的操作习惯和规范性，在日常工作中要对工作人员的使用规范进行严格的培训，可开展培训会等，对在线归档程序和管理进行深入的分析，进一步提高相关人员对在线归档的应用和掌握程度，以及建立督查机制，对在线归档的操作人员进行不定期的工作抽查，对不规范的操作行为提出通报、批评，从而进一步提升自然资源在线归档的严谨性和有效性。

综上所述，自然资源在线归档将会是未来社会的发展趋势，这不仅能有效提高工作效率，还能减轻工作人员的工作压力，促进社会发展。

3 促进自然资源在线归档的进一步发展

想要更好的推进自然资源在线归档的完善和建立，首先有关领导有给予高度的重视度，在其推动中做好以下几个方面：1）需要直接领导和其分管领导进行有效沟通，亲自参与到相关推动工作中，对外大力宣传在线归档系统建立的重要性，也是为其相关归档工作人员营造一个良好的工作环境，减轻其不必要的繁琐程序。分管领导要积极响应和配合上属领导的号召，以身作则，可定期开展专题研究活动，对在线档案的推动工作予以充分的关注，以便解决其中遇到的难题，尤其是在试运行时，需要将相关公文上传至网络，及时进行归档[2]。2）有关领导需做好督察督办工作，高度重视自然资源业务的在线归档并且对认真实施工作的部门给予赞赏和奖励;对未能严格执行的在线归档工作的部门进行惩处。

4 结语

总而言之，当前自然资源业务档案归档管理还有进一步的发展空间，而档案在线归档方法的研究具有极其重要的意义和价值，不仅有利于提升自然资源档案管理的工作质量，还能节约人力、物力的成本，同时为民众提供更周全、便利的服务。在当前自然资源档案管理信息化的发展趋势下，有关部门及领导要对自然资源档案管理有高度的重视，要更新时代理念，不断完善自然资源档案的现代化管理手段。

参考文献

[1]巫乃友.国土资源业务档案在线归档的途径与方法[J].档案与建设，2018（08）：89-91+88.

[2]张艳萍.国土资源档案在线归档探讨[J].内蒙古科技与经济，2019（06）：35+39.