现代医院档案管理之我见

张小兰

现代社会的科学技术已经高度发达，也给现代化医院的档案管理任务提出了更具时代性的要求，本文就现代医院档案有效管理和工作人员在实际工作中的具体要求分享几点个人拙见。

1 现行医院档案管理中存在的问题

1）现行档案管理状况的分散性。受医院发展的不平衡和档案管理运用限制的影响，各个医院的普通档案室一般只管理非医疗以及非人事档案，如文件资料、科技文档、会计文件以及部分实物、音像资料等。同时将医疗文件和医学资料，如X射线胶片报告，病理切片报告，各种检查图像，图形资料等划分为医学档案，由相关业务部门进行管理，形成了多部门的管理文件结构。人事档案由人事主管部门管理。

2）档案管理的专项体制不健全。由于医院档案划分为以上三类，在管理体制上便实行多头管理，没有统一的的制度规范，也缺乏相应的检查和评估考核，档案工作很少包含在医院的目标考核评估之中。

3）档案管理人员的素质差强人意。当前，中国医疗机构档案专业从业人员的理论水平和学历水平不平衡，他们与时代的要求相距甚远。主要表现在档案专业人员较少，专业知识老化，知识狭窄，知识结构不合理;现代科学知识差，外语水平不高;学术头衔普遍较低，高级档案专业人士很少。医院普遍高度重视医疗技术人员的继续教育，忽视档案管理人员素质的提高。

4）医院档案的管理方式与档案内容已呈多样化的现状不相适应。医院档案已由过去一般的文字档案、实物档案发展为今天纸质档案、电子档案与实物档案并存的新时代。特别是电子档案的网络化，更是档案发展的新趋势。如何管好、运用好这些档案资料，为医院发展进步提供资源性研究，是医院管理者和档案专业人员应该思考的新课题。

5）过去的认知是档案管理以资料入柜为结束。从现实的状况看，大多数医院的档案，从搜集、整理、扫描、录入，都在精心努力的操作。经过认真的核对，严格的校对，保证无差错后入柜保存。这样一个阶段的工作便大功告成，经过很多人辛勤工作的果实变成了档案柜中的“宝贝”，进入休眠状态。殊不知，这些“宝贝”理应是医院发展、医学进步的宝贵资源，经过精炼提高就会成为医学研究的新动能。

2 提升档案管理新高度，推动医院管理和医疗科技新发展

2.1 要具有与时俱进的创新精神

档案管理是医院管理的重要组成部分，必须按新时代发展的要求，提升管理新高度。档案工作有其自身的特点、性质和发展规律，要在客观实际基础上的，以与时俱进创新精神发挥其新的功能和作用。“创新是一个民族的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力”，档案工作能否在不断创新中赢得更大发展，很大程度上取决于档案管理专业人员是否具备创新意识，又是否把创新的意识转变为创新的实践和动力，探索新规律，形成新认识，找到新答案，继而把档案工作创新不断推向新境界。

2.2 具备全面系统的知识水平

除档案专业知识外，档案工作者还应掌握相对全面的文化、理论、科学等知识，以便能够更好地开拓性工作。首先是理论修养，通过掌握一些马克思主义哲学和政治经济学，并使用历史唯物主义观点来分析和解决问题。第二是文化和历史知识。档案是医院在社会当中基础活动的历史记录。只有了解档案的背景和历史相关，通过语言文化实现人类社会存储和信息的传递，我们才能更好地熟悉档案，管理档案和使用档案。第三是实际操作能力，拥有独立较强的工作能力，包括丰富的工作经验，较强的社会活动能力和对问题的综合分析、判断能力等，还要有敬业爱岗、甘心做档案工作的奉献精神，也是十分必要的。

2.3 掌握科学有效的管理方法

管理方法科学化，就是由单纯的行政领导指挥演变为行政领导、法律、经济、信息、交流等方面的综合体。用行政手段进行科学的管理，是执行管理职能的根本手段，任何管理都离不开它。

经济的方法就是在档案工作中讲究经济效益、经济效果，档案工作的经济效益主要是以向社会提供档案材料在经济、政治、科学文化等方面效果方式来获得。法律的方法就是我们常说的“法治”，是指档案系统所制定的法律和类似法律的各种规章制度，只有加强法制才能理清档案管理中大系统与子系统的关系、职责、权力、义务做到有法可依，有章可循，高效自如地运转，保持管理系统的稳定性。信息交流也是有效的管理方法之一，档案管理的各个层级可以建立自己的信息机构，其任务就是獻计献策，提供必要的情报共享，发挥咨询和服务作用，以加强和改善对档案管理和档案应用的管理。

2.4 拥有先进的现代管理技术

档案工作中传统的工作方法与落后的技术装备同日新月异的社会发展已不相适宜，只有运用科学的管理方法，采用先进的技术设备，把档案工作从传统手工操作转移到现代化的手段上来，才能使档案工作如虎添翼、锦上添花。

现代化管理技术包括档案信息的网络化应用、电子计算机的应用、档案缩微复制技术的应用和声像技术及其它技术的应用。一是档案信息的网络化应用。档案信息只有进入网络才能发挥其巨大的资源咸亨作用，一是把自有的档案信息融入网络共享，而是要吸收外部的档案信息为我所用。二者融合汇总，经过精炼、对比、提升，就把“休眠”资源盘活起来，成为科学研究的宝贵财富。二是计算机的应用。电子计算机有着强大的计算与管理功能，它可以广泛地运用于建立档案检索;分类，统计，借用，仓库管理;人事和行政管理的收集;注册，报告和管理;办公自动化等。档案工作的主要内容若以电子计算机为中心，利用计算机管理，可以提高档案管理工作的质量和效益，只有使档案管理现代化，才能不断扩大档案工作的覆盖面，使之成为各项工作的重要基础。三是档案缩微和复制技术的应用，缩微摄影复制由于具有缩率高、复制准确、质量优良等优点，在档案的管理、保存、利用等方面均能发挥出重要的作用，是档案复制中普遍采用的方法。缩微复制缩小了存贮空间，可以改善档案的保护条件，更有利于档案文献的长期保存，档案缩微与电子计算机的结合，为档案的存贮和检索开辟了广阔的前景，它是目前国内外档案保管工作的发展方向。三是声像技术及其它技术的应用，随着科学技术的发展，录音带、录像带、电影片等声像档案日益增多，声像技术已经在档案工作中广泛应用，从而大大提高了服务质量。此外，在档案的传递、收藏、装订、销毁、库房设备和装具方面采用各种小型机械化设备，也可提高工作效率，减少工作强度。

综上所述，档案管理工作是医院的一项基础性工作，是衡量一个现代化医院管理水平高低的重要标志。提升现代医院的档案管理定位是发展的必然，随着区块链系统的不断深入，云计算技术的进一步推广，医院档案资源一定会得到充分发挥和利用。