浅谈企业档案管理的现状与处理举措

张静

摘 要：在现代企业发展中，档案管理已经成为企业的重要管理内容。档案如何建立、保管、运行成为现在企业管理的一个重要焦点。档案文件管理是文秘岗位的主要职责，档案信息已经成为社会信息的主要组成部分。由于档案的建立、保管以及相关信息的利用过程繁琐，一旦没有处理好，不仅会影响档案资料的正常使用，还会影响企业的管理效率。信息化是时代的特点如何让档案管理搭上信息化发展的高速列车，已成为所有企业在档案管理工作中研究的方向。

关键词：档案资料管理;现状;处理措施

二十一世纪就是信息化的时代，伴随着计算机科学技术的发展，给我国的发展也带了极大的便利。在飞速发展的时代中，尽管信息技术带了许多的便利，但是也要认识到，信息技术的使用使得社会竞争越来越激烈，如果相关的企业要想有更好的发展，就必须进行档案管理的创新。企业不仅需要有健全的管理体系和经营制度，还需要不断完善企业档案的精细化管理，使其更好地为企业服务。以往的传统的档案管理远远不能满足事业单位日常工作的需要，常常找到一份档案需要花费很长的实践，所以就必须进行档案管理的创新，来进行工作效率的提高，更好的去服务相关的人员，加强信息化的档案管理建设。

1 现阶段档案资料管理工作中存在的问题

1）管理分组混乱。任何事情都会有一个十分明显的界限，有的时候一件事情并不难，只要你找到了一个正确的方式方法。而在人事档案的现存问题上，最主要的就是管理的分组不清，也就是所有权并没有划清一个明确完整的界限。我们都知道，个人的所有权就是我们所拥有的最为基本的，最主要的所属权利，让我们可以合法的对自己所拥有的事物进行占有，和随意使用的权利。现在在档案管理上面，有几种所有权的表现方式：国家拥有、团体（单位公司）拥有、以及个人占有。但是，现在很多单位和个人都没有把这三种界限进行明确的分清楚，而是故意或无意的把界限模糊化了。比如说，在个人想要辞职的时候，人事档案就在个人和企业的分配上面产生了分歧，让劳动合同的解除变得复杂，为员工的工作带来了困难。

2）干部人事档案的管理工作缺乏重要的执行力。人事档案，从字面上来看就是把你本身的经历以及所获得的奖项都记录上去，所以就一定要写的十分完整和真实，不能进行夸大或者是虚构。但是，因为现在人事档案管理工作的一些缺陷，而许多的三线城市的高质量人才流动性强，他们都想到北上广这种一线城市进行工作，为了更好的找到心仪的工作，许多人就会开始在自己的档案上做一些小的手脚，所以档案管理的能力急需提高。此外还有一个原因，就是在进行档案的交接时，常常会由于交接的时间过长、距离的地点过远，就会产生许许多多的问题。

3）没有重视档案管理工作。在许多人看来，档案管理仅仅是需要把一些信息进行输入就可以了，也不用把信息分类、整合、归档等步骤，并没有将档案管理放在心上，也不能一心做档案管理工作，但是，这些都是十分狭隘的看法，严重将档案管理工作进行低估。同时，多数企业的领导自己也认为档案工作无关紧要，对于企业发展没有什么作用，也不能给企业带来实际经济效益，没有发展的必要。但档案管理往往是企业进行工作中最重要的一环，缺了档案管理工作就难以进行，缺少了档案管理工作，企业的人员编制就会有很大的缺失。比如说一位档案管理人员不重视自己的工作，造成了疏忽，很有可能会将企业一些员工的资料丢失，从而造成了信息的泄露，严重影响自身企业的经济效益，甚至会影响到企业的日常工作，这样的现象如果不即使进行纠正，企业的未来发展十分堪忧。

4）观念过于陈旧，没有创新意识。许多企业的档案管理者并没有一个具体的培训机制，因此档案管理者的认知相对较少，并不知道档案管理是需要一个往信息化和科学化以及简化方面去发展的。而且管理者思维稍微落后，享受着坐等代收的工作方法，进而出现了真正遇到了困难，无法快速解决的尴尬局面。

5）企业档案管理人员缺乏科学的管理体系。档案管理的重要性，就要求我們要有一个科学高效的管理体系。但是，在现在的生活中，大部分企业的人事人员都是公司的老员工，没有创新性只会效法过去;活着就是刚刚毕业的新生，没有足够的技术支持他们创新，不专业，压根跟不上现在社会要求他们做到的人事管理方法。在这个与生涯有关的档案管理上，管理人员的技术水平以及他们自己的能力是非常重要的，所以就需要一个十分科学的管理体系来规范企业档案管理人员，使他们变得更加的高效、有序。

2 现代档案信息化管理的解决措施探讨

档案管理工作要解决的问题，是把企业有价值的文件收归企业公有，提供给企业不同时期的所有人员共享信息资源，档案的凭证作用和法律作用尤为重要，在企业里档案发挥最多的作用是参考作用，别人是怎么做事情的，你不用自己亲自做一遍，拿来结果直接用即可，节省下来的时间、人力、物力是无法估量的，为企业做出的贡献是不能用具体数字所能体现的。

1）加强组织领导并统一管理。每个企业都是由若干个部门组成的，但由于部门太多，企业就并没有一个完整的档案管理系统，进而导致了企业在信息化建设中的脚步放慢，因此企业需要把现代档案信息化管理放在企业管理中的一个重要位置上，并实地进行操作。并且企业还要优化部门的组成，让企业档案管理工作专员、主管、企业政策改革部门人员、会计部门人员、资产管理部门人员等组成一个公司档案管理部门的改良小组，做到行动上统一部署，各部门之间相互配合，监督，发现问题立刻处理，每个部门取长补短，对企业档案进行信息化有序的管理。

2）加强建立符合信息化内容的档案管理体系。大中型企业档案信息化管理的首要条件就是建立和企业有关管理体系相连接的档案管理体系。档案文件的格式与处理方法要朝着多样化的发展趋势去发展，还要完全保留纸质档案的所有功能，实现档案的一体化发展。

3）加强培养现代档案信息化管理的人才。现代档案信息化进程是由管理人才的基本素质决定的，因此，企业要经常进行内部培训，培养高水平的档案管理人才。不到要对理论知识理解透彻，企业也要积极组织员工进行模拟实验，加强员工理论和实践双发展的良好趋势。

4）加强防护现代档案信息化的网络。为保证网络的安全，在现代档案的信息化管理中推荐使用封闭式网络，必要的联网时，要启用网络安全防火墙。同时，为了能够从源头上组织病毒侵入，企业要对现代档案的信息化网络制定相应的规章制度。另外，为了加强记录档案计算机的防病毒能力，需要安装杀毒软件，在开机时自启，也可以有效的抵御病毒侵害。

5）加强实现信息资源共享。发展“信息资源共享”是档案信息化管理的发展趋势，现代档案信息化管理要树立更高更强的奋斗目标，不断向前发展，企业要对档案的整理进行结构优化，优化档案信息资源的布局，进而实现资源共享。

3 总结

档案信息化建设是企业加快信息化建设的重要环节，需要进行合理的规划，并建立起一个完善的档案管理机制，提高档案信息化的管理质量。档案信息化管理是在档案管理中不可缺少的一个环节，我国在档案信息的管理中，虽然取得了一些成就，但仍然有一些问题需要解决，将这些问题顺利解决才能更快的发展档案信息化。综上所述，要把档案信息化管理作为企业长期需要重视和发展的内容，努力培养人才，来适应复杂多变的信息化发展趋势。

参考文献

[1]许惠玮.论档案信息化系统存在的问题与对策[J].办公室业务，2014.

[2]李山菊.浅议档案信息化管理工作的问题与对策[J].机电兵船档案，2014.

[3]曾志敏.浅谈档案的信息化管理[J].办公室业务，2013.