谈新形势下企业如何做好文书档案保密管理工作的选人与用人

李毅杨

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）11-119-01

摘 要 文书档案形成与企业的运营过程之中，这些文书档案为企业的运转以及管理活动等提供有力的依据和支持，对提升企业决策的科学性、促进企业的发展等具有十分重要的作用，文书档案管理工作在企业管理中所占据的地位与作用是无可替代的。文书档案管理的水平会对企业产生重大的影响，其直接决定了企业生产、经营、管理能否正常运转，文书档案信息的准确性和机密性将直接影响到企业决策的科学性，影响企业的未来发展方向。

关键词 企业 文书档案 保密 管理

企业文书档案文书档案通常也被称为管理性档案，文书档案是指企业单位以及事业单位和机关团体等社会组织在行政管理活动中所形成的具有保存备查价值的相關档案。企业文书档案是指企业在生产、经营和管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等资料的总和。反映了企业发展的历史进程，是企业宝贵的信息资产。随着社会主义市场经济竞争的加剧，企业经营者也逐渐重视档案管理工作，注重从企业文书档案中提炼有价值的信息，推动企业生产经营，丰富企业文化内涵。但在企业文书档案利用过程中涉密问题时有发生，甚至会造成商业秘密被泄露，对企业的正常生产、经营和管理构成较大影响。因此，做好新时期企业文书档案及其利用的前提和基础是要保证档案安全和保密。

一、企业文书档案企业档案保密工作特点分析

首先是保密对象范围广企业中从事档案管理工作的部门及人员，一般既要承担着日常档案资料的收集、归档、查询和利用等管理业务，也要担负着企业的技术资料、技术图书、专利资料、商业合同等管理职责。可见，企业档案管理承担的任务庞杂，尤其是重要技术资料、商业合同的保管、利用等。纳入到企业档案保密对象的涉密资料，既包括涉密文件、商业合同，也包括领导签批的涉密文件，所服务的对象不仅包括企业的经营者，也包括一线技术操作人员，还涉及到其他非企业员工等。档案保密的环节众多，保密的对象广泛，这些特点无疑也增添了企业档案管理的难度。其次是保密要求差异化企业档案的保密种类多，既有技术秘密类，也有先进工艺类，还有人事任免类、工资薪酬类等，涉及的保密种类不同，对保密的具体要求也有着较大的差异性。相对于故意泄露国家秘密类档案受到刑法处罚不同的是，企业秘密的泄密后果往往承担着更多的是经济性惩罚。此外，对于保密的期限、定密的要求、涉密档案利用人员的身份限制等要求也有着与机关、事业类保密要求有较大的差异性，这些差异性要求从事档案工作者熟悉企业管理的各项规章制度，尤其是保密制度的具体内容和要求，自觉把保密要求落实到日常档案管理工作中。

二、企业文书档案新形势下企业做好文书档案保密管理工作的选人与用人策略

（一）企业文书档案、应该具备良好的政治素质

只有文书答案工作人员具备较强的政治素质，才能保障其能够顺利完成文书档案保密管理工作，这是文书档案管理人员应具备的重要基本素质。因此，企业首先要对其加强政治理论教育，帮助文书档案工作人员提升政治思想觉悟，让其认识到自身要忠诚，热爱档案事业，并且要具有高尚的职业道德。文书档案工作人员要自觉维护和执行国家制度的法律及档案工作的规章制度，加强学习，不断提升自身的专业技术水平。要树立献身档案事业的正确思想，只有这样才能在实际工作中忠于职守。

（二）注重提高文书档案人员的管理能力

注重提高文书档案人员的管理能力主要是：文书档案工作热源应熟悉文书档案业务流程，并且要熟练掌握文档事务处理的一般性、规范性、标准性要求；要加强对新技术的学习与应用，逐步熟悉文档电子化处理业务。企业管理者要注重加大资金方面的投入，积极购置必备的硬件设备，完善文书档案室的建立、电子设备投入，如设置保险柜、保险锁、防盗器等，特别是计算机和其它网络设备。“保密工作，慎之又慎”，而在现实生活中，少数人思想上懒于学习，不思长进，说到“保密”更觉的是“无中生有、草木皆兵”，时常一副“无所谓、没有啥”的态度，这是保密工作中的大忌。保密，早已不是传统意义上的锁在柜子里就能完成的了，这需要我们文书档案管理者学习更多的网络知识，有效地扼制泄密事件的发生。只有建立一系列切实可行的规章制度，使保密意识转化为文书档案管理人员的自觉行动，防微杜渐才能使文书档案处于绝对安全的状态中，以确保企业的利益。

（三）完善保密制度体系，加强制度建设

要结合企业实际，制定企业档案保密实施细则，如《科技档案归档若干规定》《档案岗位职责》以及企业档案借阅、查询和利用的具体要求。尤其是涉密档案资料的查询和利用，要履行专门的手续，必须经过分管领导、保密部门的层层审批，履行相关的签字手续等。此外，还需要签订《保密责任书》，明确档案保密管理责任和义务，切实规范企业涉密档案的管理，为企业档案管理建立一道安全防护制度体系。

（四）加大保密技术应用，提升科技含量

随着现代信息技术的应用，以及移动互联网、大数据、云计算等信息技术在企业档案管理中的应用，要积极应用现代信息技术，提升企业档案保密科技含量。例如：坚持涉密不联网、联网不涉密原则，做好企业涉密档案的应用物理隔离。利用数据备份技术、可信时间戳技术等信息技术，增强企业档案安全保密科技水平。此外，还要注重企业档案的监督检查，及时堵塞安全漏洞。注重企业档案存储介质的后期维护和规范维修，严禁随意将保存档案设备或介质交由第三方维修。

三、结语

总之，文书档案保密管理工作对企业的发展会产生巨大影响，对企业决策的科学性以及企业的未来发展具有十分重要的意义。因此，企业应注重文书档案管理工作的选人用人，通过选用优秀的人才来提升文书档案管理工作的质量和水平，促进企业的发展，提升企业的竞争力，使企业在日益激烈的市场竞争环境中利于不败之地。

参考文献：

[1]马冬雪.浅析档案信息化建设中全网安全的防范措施[J].黑龙江史志，2015（09）：111.

[2]李明华.当前档案安全应注意的几个问题[J].中国档案，2018（02）：38-39.