地方国有企业会计电算化向会计信息化集成应用

徐林伟

引言：在地方国有企业财务管理领域,由于岗位流动性小、劳动关系相对长期固定等特性,财务人员接受行业新生事物的意愿相对岗位流动性较大、劳动关系较不稳定的民营企业较弱。同时,因为地方国有企业一段时期以来有较多业务要依赖当地资源和政府部门,其业务模式在长期运转的过程中得到了“固化”,许多新兴管理方式和经营理念并不适用于地方国有企业。但是,随着近年来地方国有企业融资模式发生深刻变化以及在转型升级的强烈需求下,地方国有企业会计电算化的应用水平得到了一定程度的提高。随着各类市场化业务占比提高,地方国有企业正朝着多元化经营的方向发展,在“混业经营”的背景下,哪些业务赚钱,哪些业务亏钱,哪些业务更赚钱,哪些业务还可以降低成本费用？解决这些现实问题,光依靠传统的会计电算化,辅之以人工统计基础数据,计算财务指标,还是有很大难度的。毕竟,当前是“数字经济”时代,数据信息本身很难发挥应用价值,但是当“大数据”与信息化系统实现了高度集成,其应用价值将会逐渐显现,能在实务中帮助企业提高会计信息价值,为企业领导作出决策提供更有价值的参考。本文将对地方国有企业会计电算化向会计信息化集成应用的情况进行介绍,同时针对应用过程中出现的一些问题提出解决思路和对策,仅供大家参考。

一、地方国有企业会计电算化应用情况

从2000年算起,计算机在地方国有企业管理领域应用的时间还不足20年,但是计算机的更新换代频率相当高,许多新产品、新软件也层出不穷。当初,会计电算化走进大学实践课堂,还是一件很新奇的事情,真正走进广大企业的时间也不足20年。地方国有企业在会计电算化应用领域也存在较大差异,特别是处于不同行业领域、不同发展阶段的企业对应用会计电算化的需求程度不同。从笔者在实务中广泛接触的地方国有企业来看,会计电算化的推广应用经历了一个较长的过程,这其中既有主观原因,也有客观原因。从主观上讲,地方国有企业对会计电算化的重视程度不够高,业务和成绩的排序总是位列财务之前,财务岗位更多的是一种综合性内勤岗位,加上财务人员的流动性很小,难免缺乏职业危机感,取而代之的是职业倦怠感,许多新生事物在推广过程中常常会“碰壁”。从客观上讲,地方国有企业“类机关化”运作、用人机制偏离市场化,体制不通、机制不畅,一度影响了会计电算化的应用推广。但是,时代的潮流不因个人意志而改变,这是亘古不变的道理,在会计电算化领域同样适用。随着地方国有企业业务量的增加,功能定位发生变化,会计电算化也逐步得到了推广应用,而财务软件在实际推广应用中也五花八门,金算盘、金钥匙、管家婆、小蜜蜂、任我行、金蝶、用友等不同品牌的财务软件一度“风起云涌”。总结下来,地方国有企业会计电算化在时间进程上推广的相对较慢,但是对会计电算化的应由需求得到了显著提高。

二、地方国有企业会计信息化应用背景

随着地方国有企业启动新一轮改革行动,企业之间的兼并重组现象较以往年度更为频繁,集团化整合成为了一大趋势。随着集团公司的组建,原来满足单体核算需求的会计电算化已很难适应转型升级后的经营管理需要。传统的会计电算化因软件定位于基础会计核算、财务报表生成等初级层面,很容易形成“信息孤岛”现象,信息利用率不高。加之,地方国有企业市场化程序的逐步提高,在“一主多业,多元化经营”的背景下,企业对信息报送质量的要求越来越高,财务数据不应再停留在会计分录、会计报表,不再是简单的表间勾稽关系与数据平衡关系。企业管理层对财务数据发挥管理功能、辅助经营决策的期望值在逐步提高,他们希望借助管理会计,让财务指标发挥警示、导向、考核作用。从国资监管机构的层面上来讲,其对所监管企业的年度经营业绩考核、任期经营业绩考核、全面预算管理、工资总额预算管理都需要借助企业会计信息化,提高监管效能。比如说,按照传统的会计电算化模式,许多会计信息需要通过逐笔统计核验、逐层汇总抵消等流程,才能得出需要统计的数据信息。但是,如果实现会计信息化,许多实务中需要提取的会计信息通过计算机软件编程预设,可以在很短的时间内得出结果,甚至只要几秒钟就能解决。会计信息化,同时也是“信息经济”背景下,存在强烈的数据共享要求,政府部门、国资监管部门、行业主管部门、企业决策层等都需要在处理大量数据与信息的背景下,通过数据共享,实时开展工作,以提高工作效率,解放生产力,将更多的关注企业本身的发展。

三、会计电算化如何向会计信息化集成应用

实务中,会计电算化如果要向会计信息化集成应用,有很多种模式,下面就地方国有企业在实际操作过程中主要实行的几种模式进行介绍,同时就如何实现集成应用进行重点阐述。

(一)原财务软件更新升级模式

即在原财务软件的基础上,对财务软件进行更新升级,原财务数据依然按照原会计科目体系进行保留。这种模式简便易行,但前提条件是原财务软件一般是同一品牌、同一系列的软件,否则在更新换代的过程中会遇到许多困难。

(二)新财务软件替换原财务软件模式

即用新款财务软件直接替换原财务软件,原财务软件中的账套数据依然保留。当财务软件品牌相同时,原财务软件的所有基础数据应当都能得到平移;当财务软件的品牌不相同时,一般可以通过结转期初数据实现数据平移。

(三)完全采用新财务软件模式

即新的财务软件视同初始使用,对原财务软件中的数据进行审计,以原财务软件经审计的期末数据为新财务软件的期初数据。在具体实施过程中,也有将会计科目体系进行重新设计、对期初数据重新进行分类的情况,具体实施还需结合企业的事情情况,以促进此项工作顺利实施。

(四)会计信息化集成应用

当前,地方国有企业的信息化系统有很多,导致同一数据多口径统计上报的情况也很多,如何将众多的信息化系统进行集成,实现同一数据“最多填报一次”,不同软件系统实现数据信息实施共享,进而实现数据分享是重点关注的问题。以金华经济技术开发区(国家级经济技术开发区)为例,该区在全市较早启用办公自动化系统(以下简称OA办公系统),同时提出了“智慧开发区”建设的目标任务,通过对“大数据”进行集合,深挖数据的潜在价值,为开发区顶层设计提供数据支撑。同时,该区财政部门的固定资产投资项目“全生命周期”管理软件、国资监管部门的出资人信息化监管平台软件与区属国有企业统一使用的财务软件存在许多共同交集之处,两套软件通过与区属国有企业财务软件的对接,可以实现数据实时共享,即提高了数据的利用率,也减轻了以往多口径上报数据的工作量。因此,会计电算化向会计信息化集成应用,除了市场中以财务软件为基础开发的多功能管理系统外,还可以通过财务软件与外部第三方软件的对接,实现会计信息化。

四、会计信息化集成应用中遇到的主要问题

(一)会计电算化软件版本老旧

在会计信息化集成应用中经常会因为会计电算化软件版本老旧而难以实施。比如单机版的会计电算化软件以及版本比较老旧、多年未得到更新的会计电算化软件在实施信息化集成过程中,会经常性出现会计电算化系统数据无法顺利平移至信息化系统的情况。具体表现在信息化系统取数软件无法抓取会计电算化系统数据,原会计电算化应用系统版本中的数据在平移后与原会计科目体系不一致,两套版本的模块无法有效填充数据,数据模板不同导致的表间勾稽关系紊乱等。

(二)会计电算化软件系统不兼容

原会计电算化软件系统与新的信息化系统不兼容,导致计算机编程公式不一致,报表体系无法有效生成符合勾稽关系的数据。由于会计电算化的品牌众多、版本格式差异较大以及软件内设程序有许多不同等原因,也会导致会计电算化软件系统与会计信息化软件系统的不兼容。会计电算化软件系统如升级为会计信息化系统还将依赖原软件版本的可靠性、稳定性与数据的可嫁接性。会计电算化软件系统如通过与第三方专业信息化系统链接,实现数据实时平移,也可能会因为系统的兼容性影响数据的可靠性。

(三)财务人员不易改变使用习惯

在实务中,会计电算化系统不论是用同一品牌、同一版本的会计信息化系统直接升级改造,还是用不同品牌、不同版本的会计信息化系统间接平移数据,都或多或少要改变财务人员的日常使用习惯,这在一定程度上会影响软件系统的推广使用。另外,地方国有企业的财务人员由于归口报送的数据非常多,很容易在软件切换使用期间影响到财务人员的正常工作,加上长期使用同一款会计电算化软件,短期内的替代升级难以改变他们的日常使用习惯。

(四)会计信息化资源不对称

会计信息化系统中涵盖的信息资源要远远大于原会计电算化系统,原会计电算化系统的软件功能、数据兼容性、内存容量与会计信息化系统存在较为明显的差异,两个系统之间的信息资源难以实现对称。比如,当会计电算化系统中的数据迁移至会计信息化系统后,会计信息化系统在许多应用模块会出现数据空白,而这些空白的数据又需要通过对原财务数据按照设计的公式进行系列运算后得出,原会计电算化系统中的财务数据必须确保正确,编程语言须符合预设条件。

(五)会计信息化系统应用效果不理想

从会计电算化到会计信息化集成,本身对会计信息质量和利用效果的预期就得到了提高,但是由于会计信息化系统的使用效果在很大程度上要依赖于会计电算化系统中基础性财务数据的真实性与可靠性,以及会计信息化系统所展示的页面模块、财务指标、功能图谱与实际管理需求不相适应,其应用效果也会不理想。由于应用效果不理想,也会影响到会计信息化系统的推广应用,在实务中还需要寻找许多切实可行的办法加以解决。

五、相关对策与建议

(一)根据不同版本的会计电算化软件选择实施方案

地方国有企业在具体实施会计信息化之前,应当根据当前正在使用的会计电算化系统安排合理的实施方案。比如,针对软件版本比较旧的会计电算化系统,可以在对原系统内财务数据进行全面核验的基础上采用手工导入期初数据的办法,在具体导入的过程中还可以根据预设的新会计科目体系进行分析填列,以确保会计信息化系统中的财务数据期初数的真实性和有效性。

(二)优化、提升会计信息化系统的兼容性

由于会计信息化系统应用时间不是特别长,但是系统的兼容性还有很大的提升空间,软件供应商的技术也是日新月异,软件使用单位可以与软件研发单位、软件供应商沟通解决具体实施过程中遇到的问题。待会计信息化系统的兼容性得到进一步优化、提升后,会计电算化的集成应用将更具便利性与可操作性。

(三)改变服务理念，加强信息化系统业务培训

软件实施单位需要在实务中改变服务理念,已客户需求为导向,在软件研发的过程中就要尽可能地考虑对用户使用情况的影响程度。同时,软件实施单位在具体实施之前以及在具体实施的过程中还需要结合实际情况,加强会计信息化客户单位的业务培训,以简便、易行的办法让客户单位在较短的时间内接受新系统。

(四)会计信息化资源互联互通

由于使用传统的会计电算化系统,很容易在企业经营管理的过程中造成“信息孤岛”效应。而实施会计信息化后,传统的仅供财务部门会计核算、报表生成之用的电算化系统将能实现信息资源互联互通,数据实施共享,多款外部软件的高度集成,也可以应用会计信息化系统中的财务数据。会计信息在企业运营的过程中日益得到重视,而信息资源的互联互通有助于打破“信息孤岛”。

(五)提高会计信息化系统应用效果

为进一步提高会计信息化系统应用效果,可以从以下几个方面入手:一是确保会计信息化系统基础财务数据的真实性和可靠性,从而确保在此基础上应用的财务分析指标、信息化集成数据的有效性。二是合理设置适应地方国有企业实际管理需求的财务指标体系。三是财务管理部门要与业务部门多方联动,多听取生产、经营过程中的一些情况反映,适当优化信息化系统。

六、前景展望

随着地方国有企业改革的不断深化,企业在接受市场化经济浪潮的洗礼中会不断更新经营管理理念,对会计电算化向会计信息化集成应用的重视程序也会得到不断地提高。当前,各地在深挖数据潜在价值的过程中,已然发现信息集成应用可以带来诸多协同效应,在降低经营管理成本,减少冗长、复杂的程序后,还有助于帮助企业决策层分析企业当前开展的各类业务实际取得的效果,以及通过指标分析与提示,还有助于寻找与同行业竞争者之间存在的差异。从会计电算化向会计信息化集成应用还有着诸多需要深挖的价值,随着信息化技术的发展,会计信息化将有望成为一大趋势。