浅谈事业单位内部控制系统对财务和资产管理的作用

谭玉梅

内部控制系统含义及其目标

20世纪中期内部控制的初始研究源于会计师进行财务报告审计的需要。到了20世纪末，资本、人力等资源已经呈现国际化征象，竞争加剧，人们越来越认识到：假如一个单位财务状况恶劣，并不是由于财务信息发生错误造成的，而是单位组织的内部控制失效造成的。所以建立强有力的、高效的内部控制系统（以下简称内控系统）已成为现代企事业单位管理的重要手段。

内控系统是指为了保证业务活动有效进行，保护资产的安全和完整、信息交流与沟通的畅通、实现组织经营的效率与效果、遵守各种法律规章等目标，把各种影响因素控制和抑制在可接受的风险水平下，由单位管理层设立的一整套系统的措施与方法。

内控系统目标是为使业务目标、管理目标得以实现将影响（不利）因素发现出来并进行分析后采取科学合理的措施将风险控制在可接受的程度。

事业单位的财务与资产管理

事业单位一般是国家设置的带有一定的公益性质的机构，参与社会事务管理，履行管理和服务职能。一个健康成熟的事业单位，应当依据《中华人民共和国会计法》和《事业单位国有资产暂行管理办法》以及2019年1月1日起施行的《政府会计制度》制定一整套完备的单位财务与资产管理制度，并运用这些制度防止、发现、纠正错误与风险，为实现高效有序的事业发展目标提供有力保证。

内控系统对财务与资产的管理

财务与资产管理内控系统，是指一个单位为了实现其管理目标，保证会计信息的正确可靠，合理配置和有效利用资金和资产并保护资金与资产的安全完整，而在单位内部采取的对财务与资产的控制、约束、评价的一系列方法、手段和措施的总称。

一、环境的控制

1.系统的组织管理目标和战略决策保证工作质量和数量。单位的年度工作计划、经营计划、年度财务预算安排，充分表达了单位对一年中的业务工作重点、经营布局、创收目标和资金安排具有的战略性方针和策略。毫无疑问各相关部门理应围绕这些工作目标展开全年工作。

2.各部门各司其职。建立财务与资产控制和其他职能分离体系，形成各部门各岗位相互制衡，相互监督的格局。

举一个公务车的管理的例子：车管部门负责公务车和驾驶员的管理工作，财务部门负责公务车费用的审核报销，资产管理负责公务车的购置与报废等与固定资产相关的工作，纪检监察部门负责对公务车的使用情况进行监督。只要各部门管理到位，“降低运行成本，提高使用效率，保证运行有序与安全”的公务车改革目的就实现了。

3.监管部门十分重要。单位可以根据本单位规模、工作性质和业务特点成立对财务、经营、资产方面的监督机构，在每个会计期间或每项重大经济活动完成之后，进行内部审计和监督。机构成员要具备与其职务相适应的知识、才能、经验和敏感度。同时接受外部审计和纪检监察部门的监督，按照有效的监督程序，审计和监督各项经济业务活动，及时发现财务与资产在内部控制方面的漏洞和薄弱环节。

4.提高从业人员素质，建立组织文化。组织文化越强，越有利于内控系统有效运行。因此除了加强财务与资产管理人员的专业性技能培训、单位管理层的高度重视外，还需要整个单位内部产生对财务与资产管理的理解和配合的氛围，使对财务与资产所进行任何一个监控与监督方法都能最大程度的认同和执行。

二、控制方式

1.预防性控制。是为了防止各种风险因素和事故形成，预防错误和舞弊等发生而采取的控制，属事前控制。

预防性控制在财务与资产管理方面主要表现为：会计岗位相互分离控制，授权批准控制，会计核算处理程序控制、预算控制、财产保全控制、资产采购与验收岗位设置制衡控制、电子信息系统控制等等，都是在各个层面构筑一个预防体系，防止发生纰漏带来的风险。

管理层需要制定一套严格的内控制度包括《财务管理办法》、《预算管理暂行办法》、《资金计划管理办法》、《授权审批管理办法》、《国有资产管理办法》、《政府采购管理办法》等制度来实现对财务与资产的管理。并根据事业单位自身业务特点细化制度建设：比如为单位执行重大项目活动制定的《项目费用管理办法》、以及《差旅费管理办法》、《公务接待费管理办法》、《公务卡报销管理办法》、《公务车管理办法》等等一系列符合本单位工作实际的制度。多层次多维度构建内控监督系统，确保财务资金与国有资产的安全与高效使用。

2.检查性控制。就是对已经发生的业务通过检查找出可能存在的错误的控制。例如：（1）一般来讲国家对事业单位有一定的财政补贴用于完成特定的工作职能和项目任务。要通过制定《政府采购项目验收管理办法》，对于事业单位经过政府采购且使用财政资金进行的重大项目，在项目完成后应进行验收并进行绩效考评，以确保财政资金使用安全性，规范性和效率性。（2）制定《资产清查管理办法》，建立对整个单位资产定期盘点制度。对资产购置、验收、保管、使用等环节定期进行资产清查，账实核对，实现资产保全。（3）业务部门及时反馈到财务与资产部门：资金与需求量是否一致；资金结构与计划或预算是否相符；存货的控制是否与指标一致等等。财务与资产部门根据反馈的实际信息，或增加预算，或核减费用，随时采取调整措施，保证业务部门的任务完成。总之对已有制度的执行情况进行“回头看”，通过检查及时发现内部控制的漏洞和薄弱环节显得十分必要。

3.纠正性控制。是对检查出来的问题进行处理的控制，一般属于事中和事后控制。如对于通过自查自纠或来自内（外）部审计找出来的问题进行改正；对违反财经纪律情况通报及处理意见；对资金盘点中出现的差异应进行调查，对盘亏资产应分析原因，查明责任，以及相应的处罚措施等就是一种刚性纠错手段。

4.补偿性控制。是针对某些控制环节的不足或缺陷而采取的控制措施，其目的是要把可能出现的风险控制在一定范围内。例如：（1）进行财政预算绩效评价，将预算管理与预算安排挂钩，上一年支出责任与效率会影响下一年的预算安排，督促预算单位合理高效使用财政资金。（2）各业务部门的业绩评价与资金（资产）的管理状况挂钩，做到责权利相结合。（3）财产保险是单位对资产投保增加实物受损后的补偿机会，从而保全实物的安全，将风险降低在可控范围内。

以上四种控制方式各有作用，互相联系，互为补充。

三、信息与沟通

信息系统是现代企业管理不可缺少的部分，为防范风险而设计的内控系统必须有充分、可靠、及时地信息做依据。制度制定者需要辨别其中与相关业务有关的资讯，并对信息进行相关的分析和判断，依此适度调整内控管理措施。

1.信息的取得和有效沟通是全方位多渠道的，随着互联网的发展，办公自动化的普及，财务电算化、资金运转、预算申请、合同管理、资产购置等主要业务实现了网络信息化管理，使财务与资产管理踏上了信息快速道。大多数事业单位都有自己的信息管理系统，要注意选择有信誉服务好质量有保证的大品牌软件开发商，建立与本事业单位相适应的信息化控制流程，提高业务处理效率，减少人工控制，进而减少人为失误或瑕疵带来的风险。同时加强系统文件储存与保管、开发与维护等安全方面的控制，保证信息安全高效地被利用。

2.新形势下的信息收集和传递方式，进一步提升了管理效果。党的十九大召开后，为深入落实中央八项规定及实施细则精神，规范中央部门预算管理，有很多部委及其所属事业单位正在积极推进财务与资产事项公开工作，并对公开主体，公开时间、公开内容等提出明确规定。如：财务预算执行进度情况内部公开、房屋出租出借和租金收入情况内部公开、公务用车情况内部公开、会议费和培训费情况内部公开等。这些大量的、显性的信息内部公开促进改革促进公平，确保单位内部之间、单位与上级主管部门之间的有效沟通。成为上级考核事业单位财务预决算和资产管理工作的重要指标。

3.在拥有众多的有用的信息同时及时有效的与单位业务活动、经营活动相结合，才能发挥信息的重要作用，起到事半功倍的效果。财务们和资产管理部门要定时提供的各业务部门自身开展业务时发生的财务和资产数据，动态地反映单位业务开展状况，起到提示风险，保证资金与资产安全的作用。从财务与资产环节入手，向其他环节（如人力资源、业务部门、经营部门）延伸，逐步形成事业单位整体内部控制网络格局。

四、对内控系统的评价

以上逐步建立的针对财务与资产管理的内控系统是全方位多层次的，但也不是万能的，同样存在不能预防发现和纠正风险的可能性。内控制度产生于加强管理的需要，并随着管理的发展而发展。已有的需要适时评价其作用，尚未建立的要及时补充。假如一个事业单位的会计信息准确真实，资金与国有资产安全完整，有效防止各种资源浪费，提高单位管理效率和降低成本费用，以上现象标志着内控系统约束功能有效确立，将极大地促进事业单位的高效运行。反之，则说明内控系统设计不适当不健全或执行无效，则需要对该系统进行重新测试和风险评估。通过完善制度来弥补某些控制环节的不足或缺陷。