浅谈农业科研单位科研物资管理

2019-12-13陈世海

中国农业会计 2019年9期

陈世海

随着国家对科研工作的日益重视，科研单位科研经费逐年增加，规范使用科研经费，加强科研物资管理，受到前所未有的关注。2013年，时任中纪委书记王岐山在中纪委二次全会上重点强调，指出科研院所要着力解决科研经费使用管理方面存在的突出问题。

科研项目物资管理是科研项目管理及科研经费规范使用的重要组成部分。科研物资是指因科研活动需要而采购的，未达到固定资产标准而不属于固定资产管理范畴的物资。通常包括大宗物资和低值易耗品，如材料、产品、包装物和低值易耗品等，以及未达到固定资产标准的用具、装具、动植物等，例如试验过程中购置的绿化苗木、种子、种苗、低值仪器、仪表、工具、量具、科研器具、玻璃器皿、元件、零配件、化学试剂、农用物资、燃料等。因此可见，科研物资存在种类繁杂、规格多变、用量少、质量高、变化大等特点，如何加强科研物资的管理，达到提高科研经费使用效益、减少财务监管漏洞及降低内部控制风险的目的，是每一位管理人员迫切的心愿。本文结合作者工作实际，就如何加强农业科研单位科研物资的管理进行了一些思考和探索。

一、科研物资管理现状及存在问题

农业科研单位主要承担着国家、部委及地方的科研任务，在进行科研实验、试验的过程中，需要购置大量的科研物资。从单位内部控制层面来看，每一笔科研物资的流转都涉及到经办人采购、研究室（课题组）负责人核查、资产管理部门监控及财务报销等环节，各环节彼此监督、相互控制。但在实务中往往存在一系列问题，从而导致科研物资管理混乱、数量不清，有的甚至成为了“小金库”。主要表现在以下几个方面：

（一）管理职责不清晰

研究室（课题组）负责人、资产管理部门及财务部门三者作为科研物资流转过程的监管方在农业科研单位科研物资管理中应该各司其职、各尽其责，但是在实际操作过程中存在职责不清、责任不明、甚至互相推诿的现象。研究室（课题组）负责人参与了整个科研物资流转环节，单位管理者往往将其作为科研物资管理的责任主体，一手包办科研物资采购、验收、登记、保管、领用等环节，而资产管理部门从未实质性参与其中。财务部门在财务报销时，为了达到形式合规，通常要求提供材料验收单和领用出库单，单据只流于形式，形成“同进同出”，更有甚者“验收”“领用”均为同一人，缺乏对实物的有效监管。

（二）管理意识不到位

1.项目执行过程缺乏管理意识。部分研究室（课题组）负责人错误的认为科研物资采购回来，顺利通过财务报销，与供货商结清货款后，科研物资就不需要管理了，管理意识缺乏，抵制库存账簿登记工作，导致了库存物资数量不详，从而重复、多次购买，形成浪费。尤其是可以多次重复使用的量具用具，由于没有做好领用、归还登记手续，极易导致人为性丢失。

2.项目结题验收后缺乏总结意识。目前大部分的农业科研单位科研物资都是由研究室（课题组）提出购料需求、采购并使用，项目或者课题任务完成后，只注重对研究结果、经费执行情况的总结及验收，对科研物资的管理和消耗、剩余等情况，缺乏相应的总结和分析，这极其不利于科研物资的综合利用和下段科研工作的开展。

（三）账簿登记不规范

账簿登记是科研物资的数字化体现，是库存管理的重要工具。在农业科研单位中，由于科研人员专业性限制，缺乏统一、正规的财务培训，导致账簿登记五花八门、千奇百怪。主要表现为账簿信息不全；账簿登记不及时；库存数量不实；无物资领用记录等。例如：部分记录人员只是简单将到货物资按送货单顺序抄录在“进销存”台账中，错误的将“进销存”台账当做流水账记录本；由于缺乏有效的、及时的监管，部分记录人员通常都是一段时间或者月末统一次性记录物资入库情况；在物资领用过程中存在不登记，或者另行设立出库台账，导致无法结出准确的库存数量；可以多次、重复利用的量具用具通常采用一次性出库，缺乏领用记录，导致无法进行后续跟踪管理。

（四）制度制定不实际

近年来，财政部陆续发布了加强内部控制制度建设的一系列文件要求，各单位也陆续出台了科研物资相关的采购、管理、领用等管理制度。但由于农业科研单位科研物资的现实特点限制，同一单位不同的研究团队或者课题组之间的物资特点各不相同，导致物资管理方式方法大相径庭。然而内控制度主要是由各管理职能部门起草制定并监督执行，缺少必要的调研和了解，虽按时完成了上级交代的内控建设任务，但是在制度执行时却变成了一纸空文，使得制度无法落地。

（五）实物管理不重视

部分项目负责人认为只要做好账簿登记，在单位内部审计或者科研项目审计的时候能够给出账簿记录就可以了，缺乏对实物的管理，从而将管理的目的变成了为了规范而规范，应付单位检查或审计。在研究室（课题组）内部实物物资管理混乱，无法做到账实相符。由于科研物资的特殊性，资产管理部门无法计入固定资产也未进行库存台账记录，从而导致大量科研物资游离在单位有效监管范围之外，极易形成“小金库”。

（六）监管手段缺乏

由于科研任务实验、试验需求，部分科研物资使用量少、使用地点偏僻、但单价波动大，通常由研究室（课题组）根据实际需求即买即用，在财务报销时，经常出现同样名称的科研物资但价格却大相径庭，主要原因为部分供应商坐地起价，同时也存在虚开发票报销一些科研项目资金管理办法明确不能列支的费用支出。在财务报销监管中，由于监管手段缺乏，只能对报销单据的真实性进行查验，而对于单价的合理性、数量的真实性无法进行核实，从而形成贪腐风险。

鉴于农业科研单位科研物资管理中存在的情况，笔者提出以下改进对策，以供参考。

二、科研物资管理改进措施

（一）明确职责分工，加强内部控制

农业科研单位可以明确研究室（课题组）为科研物资的采购、使用主体，主要负责物资采购和领用；资产管理部门为科研物资的实物保管主体，主要负责物资验收及库存账务登记；财务部门为科研物资的监管主体，主要负责物资盘点和账务核对。各主体至少明确一名责任人承担主体责任，做好过程“痕迹”管理，落实追责惩罚制度。科研物资流程见图1：

（二）加强政策宣讲，提高管理意识

农业科研单位每年专用材料支出占比较大，而且项目经费通常由国家或地方财政拨款无偿资助，但所有通过单位平台立项的科研项目所购买或形成的科研物资，均属于国有资产，而非研究室（课题组）或个人私产，资产管理部门或财务部门需加强政策宣讲，让所有经手人员需充分正确认识这一点。采用多种行之有效的形式，充分发挥内部培训、案例分析、移动互联网等的作用，增强大家的法制观念和制度意识，从而牢固树立严格按制度办事的观念，提高管理意识。

（三）增加财务培训，规范账簿登记

增加财务培训，购买或制定统一的“库存物资进销存”台账记录本。“库存物资进销存”台账是一种物资保管明细账，需根据某种物资的出入明细进行登记，其中“进”根据物资的购买入库数量及金额登记；“销”指物资的发出，根据领用出库数量及金额采用“先进先出”或“后进先出”等统一的会计原则进行登记；“存”指物资在保管地的结存情况，根据“期初结存”加“当期入库”减“当期出库”进行登记。要求记录人员务必做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。月度或年度终了，根据“库存物资进销存”台账中“期末结存”和财务部门等进行账账核对。

（四）细化管理制度，督导制度落实

1.细化管理制度，制定切实可行的内控管理办法。出台制度前，需要深入基层认真调研，集思广益仔细论证，要准确的分析每个环节的风险点。尤其应明确科研物资采购、记录与保管的分工，确定研究室（课题组）、资产管理部门、财务部门之间的相互制约关系，保护科研物资的安全完整。经办人员因故离开工作岗位或调动工作时，需要指定专人代理或接替，并监督办理必要的交接手续或移交清单。建立科研物资清查盘点制度。按年度或季度进行局部清查和全面清查，以保证账账相符、账实相符相符，及时上报并处理发现的差错。针对制度制定和执行过程中存在的问题，要不断改革创新，不断完善，科学制定制度，提高制度建设质量。

2.强化追究问责，确保制度每一项都落到实处。任何一项制度都需要落实到实处才能发挥它应有的职能，农业科研单位可以在制度出台后，采取定期与不定期督导检查相结合的模式进行制度落实督导，通过“查记录”、“看状况”、“随机询问”等方式重点查看制度要求的、规避的风险点环节是否落实到位。正确引导和鼓励经办人员按制度办事，对责任履行不到位的进行追究问责。

图1 科研物资管理流程图

（五）加强实物管理，确保账实相符

建立实物类资产信息数据平台，及时收集、更新物资库存变动情况；加强仓库环境监控，防治因管理不善导致的物资损失；实物管理部门应于月度或年度终了对库存物资进行盘点，确保库存物资数量准确、状态良好；财务部门应定期或不定期的对库存物资进行抽盘或全盘，以达到账实相符，应于月度或年度终了对实物管理部门台账进行核对，实现账账相符。

（六）利用信息平台，做到采购公开透明

随着我国“大数据”、信息工程不断发展壮大，在科研物资管理中，也可以充分利用信息系统建立“物资采购信息平台”，通过对农业事业单位以往年度采购的科研物资情况进行整体分析，可以得出常用的科研物资种类、规格、数量等，也可以汇总出经常性发生业务关系的供应商名录。再由单位统一跟供应商进行洽谈，形成稳定的供需关系。供应商可以通过“物资采购信息平台”充分展示各自可以供应的商品名录；单位采购人员可以通过“物资采购信息平台”进行简单的比价、下单、物流、收货等全流程跟踪；还可以形成年度或月度采购情况报表，充分显示各研究室（课题组）的科研物资采购情况，以便相关监管职能部门形成高效监控。通过“物资采购信息平台”，单位可以在科研物资采购中最大限度的做到公开、透明，尽可能的减少了贪腐事件的发生。