浅析档案信息化建设发展趋势

王耀平

摘 要：随着计算机技术的迅速发展，人们进入了信息时代。从政治、经济、文化到人类生活的各個角落，信息技术不断展现出其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可或缺的工具。电子文件在同一时间，管理文件信息数字化也面临一些不可避免的问题，它是档案工作的一个新的生物在初步实践，尽管仍存在一些有待解决的问题，但我们不得不承认，电子档案的管理档案管理的现代化，不仅降低了劳动强度，大大提高工作效率。

关键词：档案；信息化建设；发展趋势

1 档案信息化建设的重要性

一是可改善档案管理工作。只有实现档案作息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

二是可用翔实的档案信息支持决策和管理。决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用。

三是可为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性；可提供丰富的具有地方特色的知识，进行爱国主义教育等。

四是可避免出现“时空黑洞”。随着计算机网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。

2 档案信息化的意义

（1）档案信息化建设是社会发展的必然趋势。随着人类社会不断向信息社会迈进，信息资源的战略地位进一步提升，处于改革开放关键时期的中国，社会与国民经济信息化进程明显加快，急需人们真正把信息资源化，把信息作为经济社会发展的重要资源来进行管理。随着时代的发展，传统的档案管理方式已不能适应当今世界计算机网络化的发展，档案管理信息化成为新形势下档案管理的发展趋势。

档案管理信息化建设是时代赋予档案管理部门新的任务和使命，是档案资料管理向档案信息的一种转化，是由单一的管理工作向社会服务性工作转化的一个具体过程。档案管理信息化，有利于档案调取、档案共享、人才队伍建设等方面的工作开展，更符合我国现代社会的发展需求，也是档案管理工作的最终发展方向。

（2）档案信息化建设也是我国现阶段工作的重要内容。《全国档案事业发展“十二五”规划》中一项重要任务就是：“贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，加强以计算机网设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设；加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设；实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务。

档案数字化工作的迅速发展，使档案数字化的规模不断扩大，档案数字化对象也不断丰富，不仅仅局限在纸质档案方面，已经扩展到照片、图像、录音、录像、电影胶卷、微缩胶片等各种不同种类载体档案的数字化。档案数字化作为一项档案基础业务的地位得到了确立。

（3）社会的发展促进和推动了档案管理业务的变革。随着档案信息化的逐步推进和发展，以手工操作为主的传统档案管理方式已经难以适应新的信息环境，在归档、馆藏建设、目录编制、统计、编研、档案信息开发利用等诸多管理环节都需要随之而变。传统档案的载体形态开始向数字化形态过度，档案管理的主要环境开始逐渐向数字环境迁移。档案领域通过运用计算机技术开展档案管理的各项业务工作，如利用计算机进行辅助立卷、全文的存贮与检索、自动标引、编目、统计、借阅、库房管理等，并能使传统档案管理的各个业务环节实现无缝衔接，大幅度提高档案工作的效率和质量。

3 档案信息化建设的发展趋势

3.1 制定行之有效的规章制度

制度的保障是档案信息化建设顺利开展的前提，制度管理是法治理念的体现。在档案信息化建设的过程中，每一个环节都要做到制度先行，利用严格的规则把管理约束住，把信息化建设的各个方面有机结合起来，保证档案管理行为在任何时候都有序开展。同时要建立档案工作人员责任追究制度，对于违反文件收集、归档和档案管理相关条例制度，造成档案泄露、档案损毁的工作人员，要严格按照相关管理规定进行处罚和责任追究。

3.2 档案信息化建设人才培养

高素质、专业化的档案信息化管理人员，能够在加快档案信息化建设的进程中起到决定性作用。现代化信息技术日新月异，先进的技术必须依托于优秀的人才，在职档案工作人员也应该与时俱进，积极主动学习档案学、管理学和计算机方面的知识，让自己成为综合型人才，在推动档案信息化建设中起到更好的作用。

3.3 做好档案安全保障工作

做好档案信息资源的安全体系保障，企业根据自身档案建设情况，从实际出发制定合理的档案信息资源保护机制和档案管理应急预案。对于突发情况和自然灾害，档案管理人员能够在第一时间进行组织抢救和转移资源，最大限度的防止突发情况对档案资料造成的损坏，提高应对各种危险情况的快速反应能力，切实保证档案资源的安全。

3.4 处理好传统管理和信息化管理的关系

只有处理好传统档案管理与现代化档案管理的关系，才能更好的实现档案信息化建设。这要求我们在保证传统档案管理的特殊性同时，也要考虑到全面普及档案信息化建设之后与其的矛盾。作为档案的根本属性，原始记录性是其重要保存形式，档案信息化建设必须要兼顾信息化管理和其原始凭证作用两方面，才能达到档案信息化建设的科学和严谨。总之，随着科技不断进步，档案信息化建设的全面实行将不再遥远，利用电子计算机等先进设备并发挥其作用，可以使档案信息管理效率得到有效提高；同时建立档案管理应急预案，加强档案信息安全工作，可为档案信息化建设提供安全保障；对档案管理人员进行信息技术的培训有助于加快档案信息化现代化管理系统的建设步伐。当前我国已经把社会信息化摆在重要位置，这也为档案信息化建设提供了广阔的发展前景。

3.5 档案信息管理的自动化

现代化的档案管理主要包括办公自动化硬件和软件系统，档案馆室应配备计算机、打印机、复印件、照相机、摄像机、编辑机、刻录机、服务器等；办公自动化软件程序、档案存储软件程序、档案编排软件程序、档案检索软件程序等。

档案工作有着其基本的规律，同时对硬件设施也有着一定的规范和要求，只有在符合这些基本规律和规范要求的基础上，才能实现档案管理的自动化。市场上的各种硬件设施多种多样，因而不可能做到所有的档案硬件设施完全一致，但是这种差异必须在档案工作的基本规律和规范要求允许的范围之内。国家相关部门对于档案馆相关设备的选择和配置制定有一系列的标准和制度，各档案馆在选择设备时必须按照相关的制度执行，才能保证所有的硬件设施符合统一规范，更好地实现档案信息的自动化。

4 结束语

档案信息化建设不是一天的工作，需要各部门的长期努力。此外，档案信息网络还与网络、硬件设置、资金投入等因素有关。在档案信息化发展的过程中，各档案管理单位都有充足的时间根据档案信息化的发展调整发展方向，以更好地适应社会的发展，更好地为社会服务。要不断完善档案信息技术，抓住机遇，探索创新，与时俱进，以积极的态度和有效的措施，有效开发利用档案信息资源，为国家档案事业的稳定发展做出贡献。

参考文献

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