浅析电子档案的归档和管理模式

崔永亮

摘 要：随社会经济的快速发展，促进各个行业的发展速度也在不断提高，而各个企业在实际发展的过程中，都会涉及到大量的信息和数据，在这样的情况下，就需要企业相关部门和工作人员提高对电子档案管理工作的重视程度，还需要采取科学合理的措施，保证能够对电子档案进行归档，但为了能够满足时代发展的需求和标准，就需要积极采取先进化的电子档案管理模式，保证能够提高管理工作的水平，从而保障能够满足时代发展的需求和标准。因此，本文主要针对电子档案归档和电子档案管理的新模式进行分析，并提出科学合理的建议。

关键词：电子档案；归档；管理模式

在实际发展的过程中，电子档案归档和电子档案管理工作对其具有重要作用和意義，但依照相关调查数据显示，当前大部分企业在实际开展电子档案归档和电子档案管理工作的过程中，普遍都会采取传统管理形式，这样就会导致管理工作中经常会出现一些较严重的问题，所以，在这样的情况下，就需要相关工作人员提高对其的重视程度，并积极采取先进化的管理模式，通过这样的形式，不仅能够加强电子档案管理工作的水平，还能够满足时代发展的需求和标准，从而保障能够为企业的发展奠定一个坚实的基础。

1 电子档案和档案管理是档案管理工作发展的新阶段

1.1 采取现代化办公设备

对于电子档案来说，主要是实现办公自动化和管理自动化的目标，并将计算机系统内部的数据进行存储，从而打破传统纸质档案管理工作的形式。而电子档案与传统档案之间相比存在较大的差距，对于电子档案归档和档案管理工作来说，追要具备以下几个方面的特点：第一，电子档案需要通过计算机现代设备对其进行阅读和利用。第二，对于电子档案档案来说，能够直接对相关数据和信息进行阅读。第三，在运用电子档案档案的过程中，能够实现共享的目标。第四，电子档案档案保存要求与纸质档案保存方式不同。所以，在实际运用电子档案和电子档案管理工作的过程中，必须要通过现代化设备才能够完成，从而保证能够满足时代发展的需求和标准。

1.2 对于传统档案管理工作造成的影响

第一，电子档案对档案业务管理工作造成的影响。开展传统档案管理工作的过程中，主要是纸质档案形式，但在运用计算机设备之后，就能够直接存储到磁盘中，还能够实现数据共享的目标。第二，电子档案信息与载体具备分离性的特点，而我国当前电子档案在实际发展的环境下，档案的形式和内容都发生了非常严重的变化，能够对总动对相关信息和数据进行整理，从而保证能够满足用户的需求和标准。第三，电子档案自身具备较强的保存价值，并且其自身具备特殊性的特点，相关保管方式也非常简便，从而保证能够满足时代发展的需求和标准。第四，电子档案还会对其自身的属性造成影响，而办公自动化系统在实际运行的过程中，能够随时对电子档案进行复制。第五，电子档案还会对档案来源的原则造成影响。第六，电子档案在实际运用的过程中，还会对档案自身的理论和理念造成影响，从而造成其自身的理念发生较大的变化。

2 我国当前电子档案归档和电子档案管理工作的现状

2.1 电子档案与电子档案认识不统一

依照相关调查数据显示，我国当前大部分人们对于档案和档案的认识都存在差异性的特点，而一些档案部门由于传统档案与档案之间存在较大的差距，这样就会限制人们对档案和档案的认识。

2.2 缺乏标准化和规范化的特点

在实际开展档案信息管理工作的过程中，必须要保证其自身具备规范化和标准化的特点。但经常会遭受到传统理念的影响，这样就会导致自动化工作不能够实现统一的目标。另外，对于档案技术的标准来说，也不能够站在计算机处理技术的角度进行考虑，从而导致相关档案整理工作不能够满足相关规定和标准。

2.3 档案信息管理工作人员自身综合素质较差

想要保证电子归档工作的顺利开展，就必须要完善档案管理工作，但在实际开展档案信息管理工作的过程中，必须要保证工作人员自身具备专业化的水平与综合素质，确保能够符合相关规定和标准。但依照相关调查数据显示，我国当前大部分档案部门在实际开展档案信息管理工作的过程中，管理工作人员自身的专业水平与综合素质都较差，在这样的情况下，就不能够对先进化的办公设备进行科学合理的操作，从而导致不能够充分发挥其自身的作用和价值。

3 电子档案归档和电子档案管理新模式的研究

3.1 电子档案归档方式和途径的选择

首先，对于两套制的归档方式来说，由于电子档案和信息技术自身存在不稳定性的问题，而电子档案具备易修改的特点，所以，在这样的情况下，就需要将一些比较重要的档案进行拷贝，从而保证数据的安全性。而我国当前大部分档案部门在运用电子档案归档性的过程中，普遍都会采取双套制的形式，从而保证能够满足时代发展的需求和标准。其次，对于网络移交的归档方式来说，与传统纸质档案管理形式存在较大的差距，能够避免数据出现丢失的问题和现象，并且还能够加强数据自身的安全性。另外，在实际运用网络移交归档方式的过程中，主要可以通过计算机信息管理网和电子档案信息汇集点两种形式。所以，在实际开展电子档案归档工作的过程中，必须要采取科学合理的归档方式，避免外界环境因素对数据的安全性造成影响，从而保证能够满足时代发展的需求和标准。

3.2 电子档案归档的注意事项

第一，在实际开展电子档案归档工作的过程中，必须要保证数据具备真实性的额特点，确保能够满足相关规定和标准。第二，在实际开展电子档案归档工作的过程中，还需要保证数据具备完整性的特点，而对于完整性来说，主要分为收集和电子档案信息的完整性，从而保证相关档案和数据都具备完整性的特点。所以，完整性对于电子档案自身的价值具有重要作用和意义，相关部门和工作人员必须要提高对其的重视程度，还需要采取科学合理的防护措施，从而避免对电子档案自身的完整性造成影响。第三，电子档案在实际开展归档工作的过程中，还需要依照相关规定和标准，保证电子档案的格式具备统一性的特点，从而进一步保障电子档案的规范性。第四，电子档案在实际传输的过程中，必须要保证能够对其进行科学合理的处理，从而保证能加强电子档案自身的可读性。

4 完善电子档案归档和电子档案管理工作的建议

依照相关调查数据显示，我国当前大部分档案部门在实际开展电子档案归档和档子档案管理工作的过程中，还是会存在一些较严重的问题，在这样的情况下，就必须要满足以下几个方面的需求和标准：第一，在实际开展档案管理工作的过程中，需要依照实际状况和特点，保证能够对其 进行科学合理的规划。第二，还需要采取先进化的技术，保证能够对数据进行维护。第三，必须要保证电子档案能够实现统一管理的目标。第四，还需要加强工作人员自身的专业水平与综合素质，从而保障能够为档案管理工作的开展奠定一个坚实的基础。

5 结论

综合上文所述，我国当前社会经济的发展速度较快，电子档案归档和电子档案管理工作对各个行业的发展都具有重要作用和意义，所以，在这样的情况下，就需要相关部门和工作人员提高对其的重视程度，并积极采取先进化的管理形式，最终保障能够满足时代发展的需求和标准。

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