浅析档案信息化建设

卢敏仪

摘 要：随伴随施工精细化、规范化、标准化，打造形象工程，阳光工程，标志性建筑，对工程档案要求越来越高，把施工过程中的影像，质保资料，会议纪要等信息清晰的、确定的、具有完整记录的信息固化。

关键词：档案；信息化；建设；管理

1 档案信息化概述

随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分，是指在国家档案管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。加强档案信息化建设，对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。

2 档案信息化建设现状

2.1 思想意识方面

随着档案事业的发展，档案管理工作已步入规范化轨道，人们的档案意识得到加强，档案在各行业、各部门中的重要作用逐步显现。但一些单位领导对档案信息化建设缺乏应有的认识和足够的重视，对档案管理自动化的必要性、紧迫性感受不深，热情不高，没有建立档案信息化的领导决策机构，也没有将档案信息化建设列入议事日程。

2.2 技术方面

计算机的每一项技术，几乎都在档案管理中找到用武之地。档案信息的多样化极其巨大的数量，为新技术的应用提供了广阔的天地。目前，大多数档案部门都建有自己的局域网，有的还上了因特网，信息化体系初见规模。但我们在浏览这些网页时能看到的信息却有限，且网页更新较慢；关于档案的收集、存储、传输、发布、检索和利用的手段等大多数档案工作还处于原始的手工操作阶段，离信息的计算机管理和远程联网查询、利用相距甚远。这均说明我们的档案信息化建设还处于低水平状况。制约档案信息化的重要问题是缺乏操作简单、功能强大的计算机软件。一个地区的档案信息化管理要达到沟通与共享，就应该有选择地推荐或推广某个应用软件，从而推动整个地区档案信息化的进程。

2.3 组织管理方面

档案信息化的最终目标是实现档案信息的社会化服务，利用者可以不受时间、地域和文件数量的限制，通过网络查询利用开放档案。但长期以来，档案部门还处于封闭半封闭状态，缺乏相对有利的指导和协调，推动档案信息化的力度不够；档案系统没有形成统一的信息化管理体系，各个单位各自为政，缺乏协调和合作，分散了信息资源建设的人力和物力，造成资源浪费；信息资源缺乏相对统一的标准，在开发上各搞一套，造成重复建设，并为以后兼容留下隐患。

3 档案管理信息化的紧要性

在信息化建设的过程中，档案保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子档案，实现档案的信息化管理，是搞好档案管理的必然选择。

电子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案，电子财务档案有许多特点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；电子财务档案的存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中；电子财务档案便于快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作質量。

正如上面所述，电子财务档案具有无可比拟的优点，能够很好地适应档案信息化的发展需求。但也有不足的一面。如具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点，因此即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

4 档案信息化建设的主要内容

档案信息化建设主要包括：档案信息资源建设、标准规范建设、基础设施建设、应用系统建设、人才队伍建设等五个方面的内容。

4.1 档案信息化资源建设

档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。它的主要任务：一是馆藏档案的数字化，二是现有电子文件的归档工作。后者指的就是在各项公务活动中形成的有查考和利用价值的电子文件，要按照有关要求及时归档，而且要做到齐全完整，真实有效。我们常说，在进行档案信息化建设的时候，要处理好 “路、车、货”的关系。所谓“路”就是各种类型的网络，“车”就是计算机的硬件和软件，而“货”则是数字化的档案信息资源库。有“路”无“车”不行，有了“路和车”，如果没有“货”，“路和车”就失去了意义。这里的“路和车”需要单位领导在人力和财力上的支持，而“货”除了档案人员对馆藏档案数字化之外，就是新形成的电子文件的归档工作，所以档案信息是国民经济和社会发展的战略源资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。

4.2 基础硬件设施建设

主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。档案部门的信息化硬件设施建设要面向应用、面向需求，照顾到前后步骤的衔接。可根据经济发展水平与档案部门可支配的资金数量，制定一个中长期的硬件基础设施建设方案，采取逐年分步添加的方法。在硬件的采购与替换中可采取新机器高配置为服务器，旧机器低配置为终端，使有限的资金通过累加，最大限度的发挥效能。还可以将现有的公共宽带网、通讯光纤网和有线电视网等资源综合加以利用。

5 应用系统建设

应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。主要分为两种：一是开放信息应用系统，它是以社会大众为服务对象的通用服务。通过该网络向大众媒体提供多种形式的档案资料查询、浏览服务，如文字资料、语音资料、视频资料等，还可以提供如虚拟现实场景等特殊服务。主要特点是简便、灵活，便于各类人群使用。另一种是权限信息应用系统，它是保证信息安全的一个重要组成部分，其目标是向用户和应用系统提供权限管理服务，提供用户身份到授权的映射，提供与实际应用处理模式相应的、与具体应用系统相对分离的授权和访问控制机制，简化应用系统的开发与维护，提高系统整体保密性和安全性。

5.1 人才队伍建设

档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。根据档案工作的需要，必须对档案工作人员进行业务培训，优化档案工作人员的知识结构，培养他们的创新精神。档案工作是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”，要发展档案事业，就要求档案工作人员必须博学多才，特别是要注重对现代科学技术和档案边缘学科知识的掌握，同时还要大胆探索档案管理工作的自身特点和规律，找出一条快捷有效地为各项档案管理工作和全社会服务的新路子。这不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。

6 结束语

建立健全适合本室的各项管理、服务制度，使每个员工都树立爱岗敬业的职业道德，切实提高档案管理职工的素质，树立档案系统的良好形象，积极开展档案的预测服务、咨询服务等多种形式的服务，方便查询。

参考文献

[1]《中华人民共和国档案》2001.25.

[2]冯惠玲《档案学概论》第二版 2003.21.

[3]《档案法》2004.12.

[4]《江西省档案管理条例》2005.26.