试论档案信息化建设与工程档案管理

朱婷婷

摘 要：档案管理是企业运营管理的重要内容，随着近些年现代化技术的推进，科技水平稳步提升，档案管理也向着信息化发展。对风力发电项目来说，为进一步提高档案管理水平，也积极配置了信息化管理软件，正在由传统手动劳作向技术型办公设备发展，使工程档案资料得到更合理、有效的利用。本文主要分析了风力发电建设工程档案工作的特点，并对档案信息化建设提出几点参考意见。

关键词：档案；信息化；特点；管理

企业在发展的进程中通过档案获取所需数据信息，为决策者提供重要的参考，档案资料管理的水平是影响企业发展的一项重要内容。对风力发电工程企业来说，加强档案信息化建设，提高档案管理水平具有现实意义，影响企业工程的最终质量，进而影响企业的长足发展。在当今信息化飞速发展的今天，工程档案管理也应与时俱进，为企业长远发展奠定基础。

1 工程档案信息化建设管理的意义

1.1 提升工程档案管理水平

档案信息化建设对工程档案管理有重要作用，可促进工程档案管理整体水平的提升。从当前情况看，我国各类工程企业在档案管理工作方面都存在不足之处，其中管理水平不足日益凸显。工程档案管理中计算机技术的广泛应用，比如物联网技术、计算机网络技术、大数据技术等，对提高管理水平都有重大意义[1]，可促进工程档案管理更加规范化、科学化。如此一来不但有助于工程信息档案有效存储，同时也有利于充分利用，整个领域得以拓展。

1.2 提高资源共享率

通过计算机软件开发使用有助于提高工程档案资源共享率，加大对工程档案资源的开发力度，将工程档案信息化作为主要目标，开发一套统一、规范的软件，在全国使用，提升工程档案利用率，产生实际应用价值。

2 風力发电建设工程档案工作的特点

风能属于可再生能源，对生态环境保护有重要意义。风力发电的档案资料管理工作主要内容为记录工程建设阶段的相关情况，将工程建设情况系统性的反映出来。现将风力发电建设工程档案工作特点概括为以下几方面：

2.1 档案管理人员的技术能力要求

档案在工程建设中具有指导性意义，为工程开展提供相应的参考资料。工程竣工验收时会将其移交至管理方，确保风力发电工程的安全性和稳定性。在社会经济飞速发展的背景下，档案管理逐渐受到企业的重视，在工程改建及扩建中占据一席之地。要求档案管理人员具备较强的专业能力和现代办公设备使用能力，学会应用拟定图纸、文件资料，有效处理电子档案。

2.2 档案管理人员的责任感要求

工程档案管理是企业的一项重点保护资源，有助于提高企业的经济效益。竣工档案的拟定工作具有一定复杂性，要求管理人员具备良好的责任意识，自觉的严格按照国家相关规定以及行业规定执行工作，做到爱岗敬业，积极提高工作质量。

2.3 存档资料收集及时性的要求

风力发电的建设工程涉及的管理单位和施工单位诸多，有关参建人员经常出现变动，需将存档资料及时收集好，为材料归纳工作开展奠定基础。

2.4 存档资料技术性的要求

风力发电工程本身就具备较强的技术性，涉及诸多学科，工程具有系统性特点，档案资料存档应保证科学、合理、规范。不但要求管理人员具备专业的档案管理知识，同时还需对风力发电建设工程有所了解，且具备一定的专业技术水平。只有这样才能为档案管理奠定基础。

3 档案信息化建设和工程档案管理的意见

3.1 加大资金支持，创新管理思路

档案要想实现信息化管理，就离不开领导人员和资金的支持，同时也需要思路创新。首先，向领导人员说明档案管理的意义，尤其是当今科技飞速发展的情况下，档案信息化建设能够提高档案管理效率和质量，对企业相关决策提供重要参考依据，引起领导人员的重视，在单位每年的财政预算中融入档案信息化建设经费[2]。其次，对档案资源加大开发利用力度，充分结合互联网建设和政务网建设，为社会政治与经济建设积极提供服务，促进地位提升。最后，通过档案资源进行有偿服务，加强档案资源服务领域创新，提升档案管理价值，为企业发展奠定牢固基础。

3.2 档案信息化建设有目标、有计划的进行

档案信息化建设可从以下几方面开展：首先，构建电子档案与全息数据库，转变传统的档案实体保管管理模式，采用点在档案信息化管理，扩充档案存储空间；其次，通过计算机软件的使用，构建电子管理系统，将档案信息资源进行有效整理、分类、加工，使查询更加省时省力[3]；最后，搭建档案信息服务中心和网站平台，促使档案信息在网络的支持下快速传递，使档案信息为企业乃至社会提供更好的服务。基层档案管理信息化建设应做到有目标、有计划、有规律的实施。应用档案录入至数据管理至数据处理再至数据传输的完整数据链条。根据企业实际情况建立档案信息化保障系统，使档案信息资源得到最佳合理配置，提高档案资源利用率，使档案管理切实发挥实际作用，为企业发展提供所需资料。

3.3 对档案信息服务方式进行改革

我国已经迈入信息化时代，传统的服务模式已经无法满足当前工程建设企业发展需求。档案部门急需对档案信息服务方式进行改革创新，积极应用新科技和新思维做好信息资源开发工作，为企业长足发展贡献力量。首先，计算机管理服务。从目前来看，档案部门基本都已达到了计算机管理服务标准，比如小型档案室管理系统、档案管理系统等都已受到重视，得到有效应用[4]。市面上如今的档案计算机管理系统各种各样，国家档案部门应加强管理，完善有关标准和规范，以免档案资源重复开发，加强市场管理，使市场更加规范；其次，缩微技术服务。缩微技术服务在档案馆中的使用并不少见，主要应用于针对档案的管理，管理效果较好，尤其是对档案图纸的管理应用价值较高，有效节省了管库空间、节约了人力投入；最后，光盘存储服务。光盘存储的特点为处理迅速、存储容量大，在档案信息全文检索、参考查询以及编目中广泛应用。

3.4 构建完善的工程档案信息管理制度

档案信息化建设需要一个过程，档案管理人员还应给与工程档案信息管理足够重视。这是因为风力发电企业在整个工程建设中，档案也存在多元化特点，不管是确定工程项目或是项目改革，档案行程都是必须建立的内容，保证档案管理的质量。首先，负责档案信息管理的人员需分析档案信息化建设的难易程度，明确为什么要进行档案信息管理。要求档案管理人员与时俱进，积极学习计算机管理知识和技能，并参加软件研发工作[5]，根据企业实际情况选取适合的档案工程管理软件进行档案管理。其次，对档案信息化管理制度加以完善，不在局限于传统档案管模式的局限性，使工程信息共享更加便捷，为档案管理创造有利条件，充分发挥计算机档案管理优势。

4 结束语

综上所述，档案信息化建设对工程企业发展有重要作用，有助于提高企业的管理水平，保证工程质量。对风力发电企业来说，还应建立健全的档案管理工作机制，并确保工程建设竣工资料的规范性和完整性，可将工程建设情况清晰的反映出来。同时，档案管理人员应提高自身的专业水平，促进工程建设顺利开展。

参考文献

[1]潘悦.试论事业单位档案管理信息化建设措施[J].工程技术：全文版，2016（12）：00303-00303.

[2]孙莉.论工程档案管理工作与电子信息化建设[J].学园：学者的精神家园，2016（31）：156-158.

[3]王立侠.谈档案信息化建设与工程档案管理[J].建材发展导向：下，2017，15（6）：358-358.

[4]李兵.试论高校科研档案的信息化与规范化建设[J].广西广播电视大学学报，2017，28（1）：89-92.

[5]秦虎.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].工程技术：文摘版，2016（10）：274-274.