教学档案在高等学校中的地位及管理利用

摘 要：教学档案在整个学校档案中占有相当重要的位置，在教学管理和教学实践活动中的地位和作用都十分重要。管理和利用好教学档案，对于高校教育质量的提高和教学改革的深化，具有特别重要的意义。

关键词：教学档案；地位；管理利用

教学活动是高等学校最主要、最基本的活动。教学档案是高等学校档案的主体、核心和重点，它在整个学校档案中占有重要的位置，它既是教学管理的重要组成部分，又是衡量高等学校教育教学管理水平和教育质量的重要标志之一。

所谓教学档案，是指学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。高等学校教学档案记述和反映了高等教育传授知识、培养性格、强健体质等方面的内容、方法、手段、途径、效果等，具有保存价值，并且是按照一定的程序，真实历史地记录和集中保管起来的文字材料、图表、照片、影片、录音带、录像带等等。高校的教学档案是从事教学活动和教学研究的基本条件，是学校教学工作的方针政策、原则、方法、途径和效果的真实记录。

1 增强教学管理人员档案意识是做好教学管理档案工作的必要前提

现代高等学校是庞大而复杂的科学文化事业机构，其教学工作具有多层次、多学科、多课程、多环节以及教学、科研互相渗透等方面的特点，致使教学管理工作具有特殊的复杂性。教学管理人员的工作是使纷繁的教学结构系列所组成的教学活动得以有条不紊地进行的保障。教学管理档案具有形成过程周期长、环节多，以及绝大部分是由反映本校特有教学活动的无号文件所组成等特点。因此，增强教学管理人员的档案意识，是保证教学管理档案完整、准确的必要前提。

2 高等学校的中心工作是教学，教学档案在教学管理和教学实践活动中地位和作用都十分重要

1）教学档案是在教学管理和教学实践活动过程中形成的各种材料，这些材料对确保和提高教学质量、促进学术交流、总结教学规律、开展教学研究、制订计划、进行决策、开拓创新、进行教学评估、教学检查等方面都有着十分重要的参考价值和借鉴、凭证作用。只有这些真实的历史记载，才能使我们了解过去，预测未来，才能从中寻求学校发展的基本过程和规律，并做出切实可行的科学决策，促进学校工作的发展。

2）教学档案能从一个侧面反映管理、教学实践的全过程，同时它也是领导者决策教学改革的方向、变更专业设置、提高办学层次的有力证明。一所学校要培养对社会有用的人才，就需要按照新的教学观、人才观、质量观的要求，全方位深化教学改革，制订改革方案，进行科学研究。只有掌握档案这一可靠的资料，才能综合地去分析、去研究，才能做出科学的決策。如果离开这些，教学、科研等工作就无法进行。

3）教学档案是教学活动中所形成和积累的信息资源。教学活动的延续性、周期性，使教学档案具有通用性的特点，成为交流教学经验和教学效果的重要工具；成为评价高等学校办学质量和社会效益的重要依据。一个教师不仅可以通过借鉴自己所积累的教学档案，提高工作质量，而且还可以通过查阅教学档案，吸取其它教师的长处。因此，开发利用教学档案是提高教学质量、发展教育事业的重要条件。

教学档案的内容是十分广泛的。一般来说，它能准确地反映教学管理和教学实践活动的真实历史面貌，在今后的教学、科研及管理工作中需要长远利用的档案。如：上级教学主管部门下达的指令性、指导性文件、针对本校的有关专业和课程设置、本校制订的各种教学制度、办法规定、条例和教学管理及教学实践活动中形成的有关材料、各种重要统计报表等，这些教学文件材料对当前教学工作具有重要的凭证和依据作用，在今后学校教学管理和教学实践活动中同样具有长远的查考价值。另外，高等学校新生录取名册、学生学籍卡、学生成绩单、补考成绩单、考试题试卷、在校学生花名册、学位名册、毕业证书号、毕业生电子档案登记表等材料，都是学籍管理工作中形成的原始记录，具有很强的真实性、可靠性。这些材料为日后了解学校培养成果、评选优秀学生及补办毕业生证书或开具毕业证明等能提供有价值的凭证和依据作用。

根据教学档案的广泛性、直接性、原始性和复杂性等特点，档案管理人员必须加强业务学习，掌握专业知识和业务技能，加强档案管理的规范化、系统化、标准化，用科学的方法管理教学档案。在材料的收集整理中要做到及时、规范与科学，应本着方便查找，服务教学，全面反映教书育人的原则。管理教学档案人员应做到以下几点：一要及时收集档案材料；二要严把材料归类关，实行专题立卷归档；三要科学整理档案材料，案卷装订规范，目录及索引健全；四要已归档的材料，不经批准不得修改；五要建立规范的借阅制度，防止破损与丢失；六要注意引进先进的管理手段，利用计算机，建立教学档案数据库，实现教学档案管理信息化。

今天，在人们把信息、物质、能源并列为三大资源的信息社会里，高等学校成为培养人才的重要场所，它培养的学生将是信息社会中信息利用的主要群体，高校档案信息在高校教育教学活动中具有重大的作用。

3 高校档案在学校教育教学活动中具有如此重要的地位，反之，高校教育教学活动也会对高校档案产生促进作用

1）增强了高等学校教职工的档案意识。通过高等学校的教育教学活动，高校档案得到了广泛的利用。档案在教育教学活动中发挥了很重要的作用，得到了高校领导及师生的普遍重视。随着人们对档案意识的不断增强，专（兼）职档案员归档的热情也日益提高，归档的自觉性也越来越强。如：我校化学学院和体育学院在庆祝建院三十周年以后，主动把所有的文件材料送到档案室归档，对档案室的工作也起到了积极的推动作用。

2）教育教学活动中产生了大量重要的具有保存价值的档案。高等学校是知识的传授地，重点高校既是教学中心又是科研中心。因此，在广大的教学、科研人员的实践活动中不断产生新的教学科研成果。这些成果形成了大量重要而具有保存价值的档案，它对高校今后的教学、党政管理等各项工作具有很重要的依据和参考作用，是高校宝贵的财富。教育教学利用档案，同时又产生了新的档案，增加了档案馆（室）的库藏，促进了高校档案事业的发展。

3）促进了高校档案馆（室）软、硬件的发展。教育教学的准备工作需要高校档案部门提供大量的原始文件材料，这就要求高校有关部门努力实现档案管理的科学化、规范化和现代化，以适应教育教学的需要。档案意识的提高会促使高校领导加大对档案馆（室）建设的投入，配备足够数量的档案柜、微机、复印机、扫描仪等必要的设备，建立健全利用档案的各种规章制度，档案管理人员也可以通过各种途径加强业务培训，全面提高政治、业务素质，充分发挥高校档案应有的作用。

参考文献

[1]吴向齐.论高校教学档案的开发利用[J].浙江师范大学学报（社会科学版），2003，28（1）：118-120.

[2]张信薇，孙琼.高校教学档案再认识[J].上海档案（ShanghaiArchives），2000（5）：40-41.

[3]马国胜.对高校档案工作的认识与理解[J].兰台世界，2016（s1）.

作者简介

高惠敏（1963-），女，汉族，辽宁锦州，内蒙古民族大学档案室，副研究馆员，大学本科。