浅谈当前人事档案管理工作面临的问题及应对

田秀华 刘悦捷

摘 要：人事档案承载了单位内部人才信息，其在人才利用方面扮演了重要角色，为人力资源工作提供了有价值的理论依据。当前我国社会经济飞速发展，随着市场制度的进一步深化，人事档案的作用日益凸显，但现阶段的档案管理工作还存在不少缺陷，阻碍了事业单位的进一步发展。对此，本文基于认识档案管理工作的概念，深入探究该项工作当前所面临的问题，具体分析后提出了相应的应对措施，以供参考。

关键词：人事档案；管理工作；问题；完善；对策

人事档案不仅仅代表了个人的职称评定、表彰奖励以及职位晋升情况，也是事业单位开展工作、发展变革的重要记录，人事档案管理工作是否有效会直接影响到单位今后的发展道路。

1 人事档案概述

无论是国家组织，还是社会制度，在人事管理的活动中人事档案都发挥了重要作用，它记录了个人生活、工作、学习、社会贡献等信息，通常以文字或表格的形式展现。档案材料的特点和价值决定了人事档案的内容，经过长时间的发展，最终演变成人事档案。单位部门、社会活动在选择人才的过程中，将人事档案当做衡量个人水平与能力的主要依据，但由于每个单位的性质不同，还要将档案制定成册，便于日后使用。由此可见，人事档案的特点包括：真实性、现实性、权威性、机密性以及专业性。人事档案要注重私密信息的保护，代表着个人与国家权益得到了保护。

2 现阶段人事档案管理工作存在的问题及原因

2.1 对人事檔案管理工作重视程度不够

人事档案管理工作设计范围较广，处理起来较为繁琐、复杂，且会耗费一定的实践，对于人员信息多的单位来说，还加大了员工的工作量，因此始终难以做出成效。与事业单位的主要业务相比，人事档案管理工作常被忽略，这一问题将会引发恶性循环，并带来一系列的不良影响。一方面，由于重视程度不足，干部职工在填写档案信息时不够严谨，往往采取应付心态，从而导致了档案混乱的问题，档案时间、期间和逻辑之间的冲突加重了档案管理工作量。另一方面，如果职工未能及时上交人事档案，使得归档延期，还有可能造成档案不完整的现象。长此以往，多个问题叠加在一起，人事档案管理工作无法顺利开展，将会阻碍单位其他业务的进行。

2.2 人事档案管理工作缺乏有序制度

由于制度方面的缺陷，所导致的问题有三：首先，由于单位性质不同，其对于材料填写内容的要求也存在差异。例如职工档案中的“三龄一历”的填写，据调查了解，现阶段仍旧存在大量前后依据不一致的问题，还包括工龄、出生阴阳历以及学历的混淆现象。其次，档案材料填写格式不同，个单位的档案表格有较大的出入，如果遇到不同单位间的档案变动情况，管理人员往往要花费更多的实践去分类归档一些本质相同的材料。其三，档案管理模式存在缺陷，由于缺乏有效的制度监督，始终无法实现闭环式管理程序，各个工作环节未能连接到一起，责任落实不到位。

2.3 人事档案管理设施不完善

档案管理设备的作用在于档案的查阅和保管两方面，由于档案资料基础打，因此管理起来十分复杂，再加上随着工作持续推进，单位难免会出现人员变动，档案资料逐日递增，管理难度也更大。当前现代化信息设备的应用并不全面，仍旧有部分单位依靠人力进行档案管理共工作，工作精确度得不到保障，且不利于工作效率的提升，会造成一定程度的资源浪费。一直以来，当前纸质版资料仍是主流，纸质资料的防潮、防虫、防火需求更高，必要时还需要高科技设备加以保护，但技术问题始终是阻碍人事档案管理工作关键，因此该如何做好档案保管工作是管理人员的重要任务。

2.4 人事档案管理人员综合素质有待提高

人员问题具体体现在以下三方面：一是从事档案管理工作的人员老龄化问题严重。由于档案管理工作复杂且乏味，多数年轻人难以从该项工作中获得进步，老龄化员工学历普遍不高，甚至多数员工专业不对口，导致档案管理无法实现专人专管。二是后续动力不足，单位在继续教育方面的投入较小，管理人员开展工作通常凭借以往经验，不能熟练掌握并使用现代数字化设备，因此难以满足工作需求。三是责任意识薄弱、工作积极性不高，事业单位领导并未给予档案管理工作足够的重视，该项工作始终不见成效，还会耗费一定的实践和人力，从事该项工作的员工往往回出现消极怠工、推脱责任的状况。

3 对提高人事档案管理工作质效的几点建议

3.1 加强引导，提升重视程度

一是档案管理人员要增强与单位领导的沟通交流，及时向其汇报工作进度，并详细描述工作中的重点和难点，让领导意识到该项工作的重要性，从根本上解决动力问题，领导要充分发挥引导作用，进而形成自上而下的有力工作支撑，确保档案管理工作的顺利开展。二是在单位内部广为宣传，并适当增加渠道。可以通过定期开展宣讲会的形式来进行档案宣传工作，帮助员工增强责任意识，提高他们的工作积极性。对于广大干部职工来说，人事档案的整理和归档工作都要严格按照流程进行，以此来保证管理工作的规范性。

3.2 梳理流程，形成规范制度

一是填写标准，领导要结合本单位的工作实际，从长远角度去考虑问题，同时站在更高层面制定档案标准与规范，是降低档案出错率的有效举措，此外，老旧档案的审查工作同样不容忽视，要求全体员工尽快统一口径，避免制度变更所带来的不必要的工作环节。二是明确单位发展战略目标，理顺档案管理思路，根据实际情况制定档案管理总体规划，促进该项工作朝着流程化、规范化的方向发展。三是进一步完善监督制度，将各项监督措施落到实处，及时找出并解决档案管理工作中的隐患。

3.3 做好调研，完善人事档案室设备

随着现代化进程的加快，档案信息需求不断增加，事业单位构建电子档案信息化的管理机制势在必行。首先，单位要充分发挥人事档案计算机的辅助作用，灵活运用多种现代化设备和技术，实现档案资料的全面整理。与此同时，借助相关技术，将人事档案中的图片和视频都转变为数据形式资料，在保留纸质档案的同时，实现数据档案的有效利用。另外，为了实现全面推进人事档案管理工作的创新性发展，管理工作人员必须切实做好档案信息保存工作，确保档案信息的完整性与权威性。在计算机网络技术的帮助下，不仅能够进一步提高档案管理工作质量，还有助于提升档案利用效率。最后，纸质版档案的保存要结合具体情况，合理设置防盗、监控、干湿器等设备加以保护。

3.4 狠抓教育，提高从业人员综合素质

当前的档案管理工作不断细化，对于从事该项工作的员工提出了更高的要求，除了要具备相应的综合素质以外，还要通过继续教育来掌握现代信息技术的应用。针对责任意识薄弱、工作积极性不高的员工，事业单位还要增设考评机制，同时加强员工党性教育，用以培养档案管理人员的使命感和奉献精神，提高他们的工作积极性。另外，为了保持工作先进性，单位还要招收对口专业的毕业生，充分发挥人才价值，从而为档案管理工作注入新的活力。

4 结语

综上所述，新形势下，为了更好的满足档案工作需求，推进人力资源开发，事业单位必须高度重视人事档案管理工作，并在实践中不断提高其规范性，针对管理工作中出现的问题，相关人员在具体分析后，可以通过完善档案管理制度，加大人才培养力度、全面推进信息化建设来实现管理流程的规范化，进一步提高人事档案管理工作的质量和效率。

参考文献

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