数字时代档案管理的变革与创新探究

郭润琪

摘 要：数字时代是社会进步的体现，也是社会科技发展的必然结果。本文分析了数字时代档案工作的变化及其变革与创新的意义，并对当前档案管理中存在的问题进行了分析，重点就数字时代背景下档案工作的变革与转变措施进行了探讨。希望能够为我国的数字时代的档案管理工作的进步提供参考。

关键词：数字时代；档案管理；变革与创新；问题与对策

互联网的出现和爆炸式增长的普及，彻底改变了人们信息交流的手段和环境，将人类带入了数字时代，数字时代下的档案管理工作的变化随之而来。在这变化的浪潮中，依然存在一些无法跟随时代变化而进步的观念以及行为方式，这些因素都影响着档案管理工作的数字化进程的发展。

1 数字时代档案工作的变化

随着信息技术在社会生活的深入，档案管理随之进入数字时代。首先将档案管理工作从纸质记录向电子化记录的重大转变，档案管理从传统的以纸质为载体转变为电子化档案，通过数字化的形式被记录、储存和传递。从空间的概念的突破来说，数字时代档案工作的变化可以归纳为两个方面，一是档案资源的储存空间的变化，二是档案工作者活动空间的变化。从功能性角度来说，档案管理突破了传统的馆库形态，可以突破地域的限制为用户提供服务，获取馆藏资源的方式也发生了变化，获取馆藏资源的形式更為丰富，也更为便捷。数字化的档案管理，其物理空间、功能定位以及记录、保存和传递方式都面临着全面的创新与变革。

2 数字时代档案管理变革与创新的必要性

2.1 这是数字时代发展的必然形态

在当前信息技术的发展下，数字化档案体系建设已经成为可能，再加上数字信息平台的普及，使得各类数字化档案信息能够及时归档，通过接收、复制、分类以及存盘等整理后，可以第一时间将其集成，并添加目录、摘要或以全文形式反馈给用户，进而实现对资源的归档整理和共享。在数字信息平台体系中，可以实现无纸化的档案数据录入办公和查阅，可以减少很多的人工环节，为用户提供更为便捷的档案服务。进而加快档案管理工作的工作效率，减少大量繁杂工作导致的档案管理工作失误。此外，通过电子化的档案备份，也能够降低档案丢失和损坏的风险，进一步保障档案管理的安全性和可靠性，这也是新时代对档案管理工作提出的新要求。

2.2 这是档案数字化发展的要求

随着社会事业的发展，档案工作出现了一种新的发展态势。档案的内容不断增加和丰富，这就要求档案管理者能够及时收集档案，并提供有效、准确的技术手段做好档案的内容新增工作。随着办公自动化的发展，办公档案的载体也发生了变化，以图片、音像和磁盘等多种档案载体为主的记录、储存和传递方式并存的档案管理方法取代了传统的纸质档案，档案储存的体积及所需要的资源降低，能够储存的信息量扩大。现代人对档案储存数量的要求以及载体形式的变化，都推动了档案管理工作数字化的进程。

3 当前档案管理中存在的问题

在当前的档案管理中，存在的问题主要有四点：一是观念落后，存在认识上的误区；二是手段落后，存在管理上的缺陷；三是档案更新落后，投入力度不足；四是档案管理队伍松散，人才建设不畅。这些问题都是由当前的现状决定的，一部分档案管理人员未跟上时代的步伐，依旧采用陈旧的档案管理方法，而很多单位由于担心新建档案数字化管理体系会花费大量的人力物力而仍然沿用陈旧的档案管理方式。此外，采用数字化的档案管理方法，对档案管理人员提出了新的要求。这些因素都阻碍了当前档案管理的数字化进程的发展。因此，要想在数字时代中为档案管理谋求发展，更好的开展档案管理工作，必须有针对性地解决这些问题，逐一击破。

4 数字时代档案管理的变革与创新方法

4.1 更新档案管理的理念

首先，要将档案管理者的观念由传统、保守转变为开放创新、开拓进取，将档案工作业务观转变为档案工作服务观，培养主动创造条件解决问题的观念。其次，必须紧跟时代，了解档案工作数字化是当前社会的发展必然结果，从观念上转变对数字化的认识，了解数字时代档案管理工作的变化及内涵。最后，自身的行为也必须跟上数字时代的步伐，明确数字时代档案管理工作的职责已不再是单纯的管理，而是要做出风采，令用户满意。

4.2 信息化档案管理要注重资源共享

我国事业单位传统档案管理过程中，纸质版的档案信息为企业内部人员查找资料、应用资料、讨论资料造成极大的困难，因此，为了解决这一问题，事业单位要在实现信息化档案管理建设的同时要将档案信息同步到专门的网页上，以此来便利企业内部人员查阅浏览资源，并且将档案资料同步到网络上面也能避免信息化档案管理发生故障后档案的遗失。档案管理中网络信息的共享也从根本上体现了现代化网络信息的便捷性，也使得现代化的先进网络技术得到高效利用。

4.3 与时俱进，创新档案管理方法

档案工作掌握着虚度丰富的信息资源，是推动社会发展的基础动力，又是见证社会发展的历史依据。数字时代为档案管理的网络化带来了很多丰富的管理理念，转变了档案管理的创新方式，转变的重点内容有由实体档案为主向以数字化管理为主、由资源管理为主向以技术应用管理为主、由以区域为主向全方位、网络化创新管理转变。档案管理工作者的知识储量也应跟上时代的步伐，不能停滞不前，除了观念上的转变，工作方式也应随着时代要求的变化而变化，不断丰富自身的数字化知识和现代化管理知识，才能从容应对档案管理的数字化进程，不至于在接触新方法、新手段时不知所措。

4.4 实现档案管理的技术升级

首先，必须通过技术手段实现档案信息的数字化。通过当前的技术，增加以音像、磁盘等载体存储和传播的信息存储方式，加快档案数字化的转变进程。其次，通过技术手段实现档案工作的网络化。档案管理工作的网络化建设需要相关部门的网络信息制度和法规作为支撑，因为不同的档案具有不同的密级，某些档案具备一定的机密性，需要进行权限分级，仅供拥有权限的人查看和使用，在传播、使用和保存的过程中需要做好相关的保密工作。因此，为了保障档案不同程度的机密性，需要不断完善管理软件的功能，研发出更加完善的计算机管理软硬件。最后，实现档案管理技术的智能化。实现档案管理的智能化，就是需要尽快完善和实施文档一体化和可控化管理。档案管理工作应当以企业或单位的档案信息资源需求为基础，制定长远的自动化规划计划和切实可行的实施方案，通过多方比较，根据企业或单位的实际情况选择先进、可靠、实用的档案信息管理系统，逐步推进档案管理技术的智能化进程。

5 结语

数字时代的档案管理是传统服务模式上的一种创新与拓展，档案管理工作者无法抗拒新技术带来的变革，同时也不能放弃传统的档案管理理论和方法，我们必须做好纸质档案时代与数字时代档案管理在管理理念、管理方式以及工作观念上的融合与衔接，不断探索新时代档案管理的发展空间。秉着服务社会、紧跟时代、提高档案管理有效性和可靠性的初衷，从观念和方法上创新数字时代的档案管理工作，为档案管理的发展开拓更为广阔的空间。

参考文献

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