高校档案管理与电子文件归档的要点分析

郭湘仁

摘要：高校档案管理是高校管理工作的一个重要组成部分，对高校教学工作的开展、整个学院的发展具有重要意义。随着信息化时代的到来，高校各类办公应用系统的普及，电子文件归档问题逐渐凸显出来。基于这种情况，本文对高校档案管理工作中针对电子文件归档这一方面存在的问题及电子文件归档的要点进行了相应分析和探讨，以期能为大家提供借鉴与参考。

关键词：高校档案管理 电子文件归档 要点分析

高校电子文件归档工作是指高校档案工作人员利用高校自身开发或购买的、上级部门开发的办公应用系统所收集、统计、处理、产生的各类信息的电子文件进行鉴定、分类、整理、归档、保管、利用等的工作，如電子文书资料。学生的招生、录取、学历、学籍资料，教学资料、科研资料、基建资料等的归档工作。高校电子文件归档工作对于高校的日常运行和未来发展具有重要作用，所以发现高校档案管理工作在电子文件归档这一方面中存在的缺陷，同时规范高校电子文件归档工作，才能提高档案管理质量和效率。

一、高校电子文件归档管理工作现存的主要问题

（一）管理制度的缺失

目前，我国高校档案管理工作普遍存在的一个问题就是档案管理制度不健全。有些高校领导对档案工作的重视程度不够。所以忽视了档案管理制度的建设，既没有明确管理人员相应的责任和义务，也没有建立明确的管理标准、操作准则。这就使得相应的管理人员在工作过程中对于自己的工作责任和内容不明确。影响了档案管理工作的质量和效率。同时。有些高校没有针对电子文件制定具体的收集、鉴定、分类、整理、归档、保存、利用操作准则，档案管理人员在进行电子文件归档时无章可循。导致电子资料归档工作管理混乱，不利于高校电子文件归档工作的开展。

（二）管理队伍的制约

档案管理人员的综合素质决定了高校电子档案管理工作的成果和利用效果。当前高校档案工作人员大部分都不是档案专业出生，职业素养不高，工作意识不强，有些高校的档案工作人员是兼职档案员，专业能力不够加上精力有限。难以完成高校的整体档案管理工作。这就容易导致电子档案管理不到位，电子归档文件催交不及时、不全面，整理不规范等现象，严重影响了电子档案的利用效率。

（三）管理观念的落后

随着信息技术的不断发展，电子办公应用系统逐渐普及。目前的纸质档案也是通过电子文件或电子办公应用系统导出的电子文档打印而成，如果能将这类电子文件经过分类、整理、归档直接导入档案管理系统，既能方便档案数字化工作。又能方便档案部门管理和归档部门查阅。但目前高校领导对档案工作不够重视，没有及时更新档案管理观念，引进和推行电子档案管理系统，导致高校的档案管理方式开始逐渐落后，影响了高校的档案管理工作的未来发展。

二、高校电子文件归档要点分析

（一）建立合理的电子文件归档管理体系

高校应根据国家《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》等标准和规范，结合自身实际情况，制定相应的电子档案管理办法。第一。明确机构人员设置、领导职权、设施配备、管理人员及二级管理人员的职责与义务、奖惩机制。建立统一的管理制度和标准，能为电子档案工作的展开奠定一个良好的基础。同时，档案部门加强管理，督促实施，规范指导，对于提升其管理质量具有重要作用。第二，明确电子档案资料的回收范围、规范电子档案的格式。高校的电子档案资料主要来源于传统纸质档案的数字化及高校各类办公软件日常运转中所产生的电子文件资料。档案管理部门应与各个处室、系部多联系，给予指导，保障各种电子档案资源的及时回收、规范回收。

（二）制定统一的电子文件归档方法

第一。制定电子文件的鉴定、分类、整理、归档、保管、利用的操作准则。电子文件形成部门对文件的价值做出鉴定，档案管理部门对各种电子文件进行科学合理的分类。同时对各类电子文件的格式严格把关。为电子文件归档工作奠定基础。第二，建立高校计算机信息管理网。高校应注重电子文档信息服务器等管理网的建设和完善，通过相应的管理网络，实现对电子文件的分类储存，这样不仅有利于提高工作效率，同时还能够实现对各种电子文档的信息化、精细化管理。从而有效提高管理工作质量和效率。

（三）实行纸质档案和电子档案并存的“双套制”管理

电子文件的不稳定性和易修改性决定了高校应建立电子档案与纸质档案并存的“双套制”管理模式。即所有归档的电子文件，必须制成一份纸质文档保存，并使两者建立互联。在日常工作中，档案管理人员应定期检查电子存储载体，定期重新拷贝，以防文件丢损，或做异地存储、微缩品等，综合运用两种文档存储和管理方式。确保档案的完整。

结束语：对于高校档案管理工作来说。电子文件归档是一项系统性的工作。针对高校电子档案管理工作现状，采取有效的策略，制定相应的电子档案管理办法、操作准则，提高档案工作人员业务素养，引进电子档案管理系统，不断推进相应工作，才能有效提高电子档案管理质量，促进高校的未来发展。