医院财务电算化与财务内部控制策略探究

唐艳秋

摘 要：随着当前时代的不断发展，我国对于企事业单位的财务电算化程度以及内部管理要求都有所提升。在财务会计的整体工作效率以及工作质量得到提升后，我国根据医院的特点，对于医院中的财务管理部门也提出了新的要求。文章结合当前医院的实际发展情况，对于财务管理部门在医院中的作用，以及电算化对于财务管理部门的综合作用进行分析，探讨了当前发展中所存在的问题，并提出了解决措施。

关键词：医院财务电算化 财务内部控制 策略探究 要点分析

中图分类号：F233 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）10-144-02

一、前言

由于当前电子信息技术的不断进步，电算化在企事业单位中的应用进一步广泛化，在电算化程度不断提升的过程中，仍存在着一定的问题有待我们进行解决。由于对于电算化技术进行采用，系统中的数据并没有传统方式下的原始凭证直观、方便，并且修改起来较为方便，这就给投机取巧的犯罪分子有机可乘，这一现象也给医院的办公带来了许多不必要的麻烦，因此医院以及政府机关应根据这一问题找出相应的解决措施。

二、财务电算化导致内部控制出现问题的案例

我们先对于这一问题结合一个案例进行描述。在1990年前后，国家刚刚对于电算化开始应用的时候，门诊收费方式随之改革，改用计算机进行打印，从而减轻了工作人员的许多工作量，方便了在系统内对于信息进行查询，并且可以通过系统对于病人的各方面费用进行汇总，因此也在一定程度上增加了核算的准确性。这一改变使得医院的效率提升，收益也得到促进，医院十分满意，因此对于稽核岗位进行了取消。

这一发展随着时间的顺延体现出了其中存在的问题。电脑打出的发票共两联，一联交由病人就医，另一联医院保留用于对账，病人若存在退号问题就会在医院所保留的一联上写上“退费”二字。某次，在一个病人遗失了发票进行补办的时候，工作人员发现其留于医院的一栏已显示作废标志，其费用也并没有上报而是被扣除了。该工作人员在这件事的基础上发现了存在的贪污现象，但已对于医院造成了较大程度的损失。

三、财务电算化下加强医院内控是十分必要的

（一）电算化应与内部控制共存

电算化虽然很大程度上提升了财务工作的效率以及核算过程中的准确性，降低了工作人员的工作压力，但内部监督也是必不可少的，需要实施对医院的财务进行监控，以达到账目的真实性。但由于当前电算化发展尚不完善，因此许多医院不能及时的认识到这一点，只是片面的认为电算化进行应用后，就可以对于各种风险进行防控。而电脑系统终究是由人管理，并没有十分固定的规则可循，因此很容易被不法分子找到漏洞，从而造成医院的损失。从上述案例分析可得出，收据流程的作废这一手段延续至今，并没有因为电算化的应用而进行改变，这一漏洞并没有因为电算化的发展而得到避免，但医院人员在对于电算化应用后，片面的认为电算化可以避免一切漏洞，因此就造成了以上所述的后果。由此可以看出，电算化虽然促进了医院的综合发展，但其中的漏洞还要依靠内部控制系统进行避免，电算化并不能对于内部控制进行替代，二者应共存。

（二）物理痕迹的减少使得财务舞弊的风险有所加大

电算化进行应用后，许多数据以及记录存在于系统之中，通过电脑即可进行查看，因此出于节能环保这一理念，许多医院就不用与会计记录进行打印保存了。这一做法确实贯彻了环保理念，但却使得会计的徇私舞弊现象有所增加。在电算化还没有应用的阶段，会计监察都是依靠于纸质的记录，而当前电算化应用后，纸质的痕迹大程度减少，给不法分子提供了可乘之机。例如，在传统过程中，对于金额大小写数目的核对，每笔项目与原始凭证的核对，以及是否存在涂改、隐匿的财务案件许多会计都能够进行详细的核对，而采用了电算化系统后，只要拥有进入的权限，都可以对于其中的数据进行修改，而在系统中的修改还不会留下类似于纸质的痕迹，这就造成了错账不容易被发现。以上案件中，由于医院留下了打印出来的原始凭证才发现贪污这一现象，若全都采用系统中所记录的内容，则不会这么容易对于这一现象进行发掘。

（三）财务处理量的上升增加了操作风险

财务部门对于电算化应用后，财务处理的相关程序得到了简化，从理论上来看，财务人员的工作量应该有所下降，但由于医院采用电算化后，财务人员的工作流程简单了许多，因此这使得人力成本得以降低，会减少财务人员的数量。而另一方面，当前的就医人数不断有所提升，因此收费人员虽然工作程序有所简化，但每天所要收取费用的数量有很大程度的提升，并没有使得工作人员的工作量有所降低，并且由于工作人员的工作量增多，其失误的次数也随之增多，从而也就提升了财务处理过程中存在的风险。

（四）会计核算与事务管理衔接不完善，使得电算化的优势不存在

电算化即通过电脑批量化、自动化的对于信息进行处理，在理想的状态下，医院的信息系统与电算化系统应良好的进行衔接，医院的信息系统主要对于库存的药品数量以及设备的使用情况进行记载，二者衔接后则有利于对于医疗的业务量、药品的使用率以及设备的使用率进行得出。但当前尚处于电算化发展的初期，电算化得到了发展，但医院信息管理系统并没有实现十分普遍的信息化，在案例中医院要是做到了这两个系统的良好衔接，通过两个系统相应信息的核对，也能对于贪污这一现象进行较好的避免。

四、财务电算化后医院财务内控要点分析

（一）完善内控相关制度

手工记账法属于传统记账法，是在财务部门还没有进步的时期所使用的记账方法，随着当前的不断发展，医院内部控制系统得到了较为完善的建立，财务人员也不断在工作中积累了相应的工作经验。因此在当前电算化的基础上，有必要对于原有的制度作进一步的调整，从而使得电算化得以完善。

1.谨慎改革原有制度。制度的制定以及改革是对于原有的弊端进行改变的一种手段，例如，对于曾经发生过风险的点，曾经制度中存在的漏洞或针对于贪污现象的防范。在财务电算化应用后我们应重新对于曾经所应用的制度进行进一步的分析和探究，并对于其中存在的漏洞进行重视。对于风险点，我们可以同各国完善电算化的程序，加强对于数据的核算以及复查，从而保证其准确性。而对于徇私舞弊这一现象，我们应完善稽查岗位，并不断加强对于所要改革的政策的合理性，从而使得以上所存在的问题得以良好的解决。

2.做好系统安全管理。电算化登录具备权限，但权限十分容易泄漏，从而被他人使用。电脑中的数据十分方便修改，一旦经过修改很难查出修改的痕迹以及进行修改的人员，因此数据一旦被篡改，后果不堪设想。并且近年来不少黑客恶意对于企业的数据库进行破坏，从而对于商业机密进行盗取，因此这就需要我们进一步对于系统的安全管理进行重视。对于这一问题，首先我们应严格按照自身的权限对于数据进行操作，并且对于不同的岗位设立不同的权限，以分清责任，防止内部人员对系统内部数据进行随意篡改。第二，医院在对于财务软件进行购买的过程中，应选择具备国家安全标准的软件，以使得软件的相应质量有所保障，并且在使用过程中及时对于杀毒软件以及防火墙进行安装，并且要做到定期查杀以及按时升级软件，将系统被外界攻击的几率降到最低，保证使用过程中的安全性。第三，就是要将每天的财务数据进行备份，以在月底查账的时候有据可循。

3.加强内部监督检查。一方面，在电算化后，工作效率有很大程度的提升，因此，对于会计人员的需求数量有所下降，而对于稽查的要求进一步严格化，医院可以将一部分会计人员转为稽查人员，从而使得人才得到了充分的利用，并且加强了对于日常会计工作的监督。另一方面，财务电算化后，还需要对于月底的账目与原始凭证进行核对，并检查网络中是否存在篡改的痕迹，从而保证会计数据的真实性。

（二）财务系统与医院其他IT系统的衔接

当前IT系统在发展中不断有所普及，除财务系统外，门诊、住院、药房等都有着自己的系统。根据核对过程中账实相符这一原则，财务部门的数据应该与其他部门的数据有所关联。例如，患者在缴纳完药费后，财务部门的账中应显示缴纳药费的数量，而药房也应该显示出药品的名称以及相应的金额，以方便今后的核查。而当前各个部门之间的联动尚不完善，各个部门的数据更新存在时差，这就需要相关人员在月底将电算化内容与医院的信息管理系统所涉及的内容进行核查，其中包括药品收入，住院收入以及门诊收入等，以保证账账相符。

（三）加强人员的教育工作

软件以及机器的使用还要依托于人员的操作，因此加强医院的内部控制是医院发展过程中十分重要的内容之一。由于电算化主要是对于计算机进行应用，因此收费人员也普遍年轻化，但由于年轻人的思想尚不成熟，因此在对于职工的培养中我们可采用以下手段：一是定期对于员工进行思想教育，以提升员工的思想水平，并使得其觉悟得以提升，将来能把好的素养带入工作之中。二是在员工的工作中进行抽查，对于存在的问题及时解决，并且加强对于出错职工的教育。三是进行轮岗，防止某一职工在其岗位上极为熟悉，从而产生徇私舞弊的现象。

五、结语

本文结合当前医院的实际发展情况，对于医院的电算化以及内部控制进行分析，望对读者有所启发。

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[3] 张宁.基于社会责任理论的企业财务管理目标探析[J].现代经济信息，2013（11）

[4] 徐奕舒，王春晖.内部控制视角下高校收费票据管理探析[J].会计之友，2014（19）

（作者单位：黑龙江省佳木斯大学附属第一医院 黑龙江佳木斯 154002）

（责编：赵毅）