浅析信息化建设项目中的档案管理系统建设

孙锡铭

[摘 要]在信息技术快速发展的时代，信息化建设出现在了各个领域中，而加强信息化建设不但可以提高工作效率，而且还能提高工作质量。目前，在档案管理工作中，档案管理的信息化建设是一大趋势。对于档案管理部门而言，加强档案管理系统建设，采取先进的管理技术来提升档案管理工作的效率和水平，是档案管理部门现阶段的重点工作。档案的信息化建设和档案管理之间有着紧密的联系，本文将对档案信息化建设和档案管理工作进行简单分析，在阐述档案信息化建设内容和特征的基础上，结合档案管理信息化建设的必要性和建设现状，就如何加强档案管理系统建设提出了几点看法。

[关键词]信息化建设；档案管理；系统建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.18.084

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）18-0-02

在档案管理信息化系统建设中首先必须要清楚地认识到信息化的概念，也就是使用信息化技术手段，并借助计算机信息网络，按照相关政策规定，对信息资源进行全面综合分析与管理。从目前情况来看，我国档案信息化管理方式因为相关管理理论基础欠缺，所以档案的信息化管理水平还有一定的提高空间，尤其是要认识到档案管理的信息化并不等于档案资料的数字化。笔者将根据多年工作经验，对档案管理信息化建设与管理中的问题进行全面分析，并针对这些问题提出相应策略。

1 档案信息化建设的内容和特征

1.1 档案信息化建设的内容

档案管理信息化系统建设指的是在传统档案管理的基础上，为提高档案信息搜集、存储、管理和使用的效率，利用信息技术，在遵循相关规定的基础上所采取的一种档案信息化管理方式。档案信息化建设的内容包括基础设施建设、档案信息资源建设、档案信息管理标准化建设、档案信息应用系统建设以及档案管理人员建设。其中档案管理基础设施建设，也就是档案管理系统建设是整个档案信息建设的关键，只有做好信息网络基础建设工作，才能做好档案信息的收集、存储和管理。随着社会的快速发展，档案管理水平也在不断提高，相关档案管理部门引进了先进的档案信息管理技术，不但提高了档案信息的管理效率，也为档案信息在传输共享过程中提供了保障。

1.2 档案信息化建设的特征

檔案管理信息化系统建设和传统档案管理相比，最突出的特征是时效性、创新性和价值性。也就是在信息技术的基础上，档案管理系统实现了更新升级，从而可保证档案信息化系统在对档案信息进行收集、存储和管理时更加及时、有效。利用信息技术进行档案管理改变了传统档案管理的方式，拓宽和丰富了档案信息的收集、存储和管理使用范围。此外，通过档案管理系统建设，可以使所有档案信息数据进行深度整合，然后挖掘出档案的深层使用价值，档案信息在共享的过程中，其利用效率也得到了有效提高。

2 档案管理信息化建设的必要性

档案管理信息化建设，一方面是为了将档案信息在社会中进行传播，另一方面是为了充分发挥档案自身的作用，通过运用现代化的信息技术建立档案信息系统，然后在该系统中完成信息档案资料的建立、处理和检索等工作，充分发挥档案信息的作用，提高资源的利用率。

2.1 开发档案管理的价值

对于档案管理部门而言，想要发挥档案信息的价值，就必须要通过合理的档案信息资源收集、整合开发、管理和应用来实现。作为信息服务机构，只有在工作中利用计算机网络对档案信息进行收集、整理和处理，才能充分发挥档案信息的作用。

2.2 提高档案信息的时效性，降低管理成本

档案信息化建设的关键是利用现代信息技术，借助计算机网络技术建立档案管理信息系统，在该系统中可以实现档案信息的搜集、汇总、调阅、处理和检索等。建设档案管理系统首先可以提高档案信息的时效性，档案管理人员可以直接利用管理系统自带的程序，自动完成档案信息的编辑处理，从而生成所需要的档案信息，从而不但可以减少大量的人力物力，而且也提高了档案信息的时效性。此外，建设档案管理系统，可以有效降低管理成本，使档案编研成果进行有效转化，从而就缓解了由于经费不足而制约档案管理发展的问题，同时也提高了档案人员的工作积极性。

2.3 有利于开展档案维护工作

档案管理信息系统建设，是国家推动信息化建设的一项重要内容，通过合理的信息化建设方案使档案管理工作可以适应时代发展的要求，也使档案信息能与最新的技术接轨，从而为未来的信息高速发展奠定了基础。此外，在信息化的条件下，可以充分发挥管理系统自动归档整理的优势，有利于开展档案维护工作，同时也缓解了档案文件堆积的问题。

2.4 保证档案的保密性

在纸质档案和纸质化档案管理中，当需要查阅某份档案文件时，虽然只需要利用其中的一份或几份文件，但是却需要提供整卷内容，从而查阅者可以看到整卷档案的内容，无法保证档案信息的保密性。但是在电子档案和电子化档案管理时代，只需提供单份电子文件就可以了，这样查阅者就无法看到其他不相关的文件，从而在一定程度上保证了档案信息的保密性。

3 档案管理信息化建设的现状

3.1 档案信息管理人员存在的问题

目前，档案管理部门普遍存在管理人员数量不足、文化素质较低等问题，尤其是在信息化技术人才方面，既具备信息化知识，又具备档案管理知识的人才非常少，从而导致部分先进的计算机设备无法发挥应有的价值，档案信息化管理工作开展成效不佳。比如，在对电子文件和档案信息的收集、保存和维护利用上，由于档案管理人员无法熟练使用信息技术进行档案管理，从而导致档案信息化程度较低，无法充分利用档案资源中的丰富信息，更无法满足经济发展和社会发展的需要。

3.2 基础设施存在的问题

随着经济和科学技术的发展，国家虽然增加了信息化建设项目的资金投入，有效缓解了档案信息化建设的资金问题，但是由于档案管理工作的特殊性，在档案信息化建设的基础设施方面还存在一些问题。由于档案管理需要大容量的服务器，需要开发和研制档案管理的专用软件，需要加强网络的日常管理和维护，这就意味着档案信息化管理的资金投入不仅需要硬件设施上的投入，还需要更多其他方面的资金，但是目前档案管理机构的投入显然还无法完全满足档案管理信息化发展的需求。

3.3 纸质文件归档和电子文件归档并存

电子档案已经被逐渐应用在档案管理工作中，但是现阶段电子文件归档和纸质文件归档依然同时存在，在发送档案文件时会形成两套档案，实行的是双轨制，也就是在发送和接受电子文件时也要将纸质文件进行存档。有的单位由于受计算机容量的限制，甚至会在接收新电子文件之后会清除原有的电子文件，从而就破坏了电子档案信息的完整性，导致电子文档失去了原有价值。将纸质文件和电子文件同时归档，不但增加了档案管理的工作量，也增加了档案管理规范化的难度。

4 加强档案管理系统建设的建议

4.1 加强档案数字化资源建设

档案管理部门必须加大技术设备方面的资金投入，比如计算机、服务器、路由器和扫描仪等硬件设备要满足信息化建设的需要，并不断完善和应用系统软件。同时，档案管理部门应根据档案资料类型使用针对性的多媒体信息技术和3D技术，使传统的纸质档案内容通过音频的形式表达出来，可利用视频和网络查询等方式加强档案管理信息化建设，使人们能够充分了解档案管理的重要意义。

4.2 建立多功能阅览室，进行适当的机构改革

为了加强档案管理系统建设，档案部门应建立多功能阅览室，为阅览人員提供快捷的阅览环境，使档案信息资源实现共享，同时还可以提供档案检索和网络查询等服务，从而不但可以满足人们的需要，而且能加快档案信息化管理。此外，档案管理信息系统的建设发展，需要进行档案馆中电子化和网络化方面的创新，因此，档案管理部门可以在档案馆中成立档案制作部、阅览部和查询部，从而能够为管理人员提供良好的环境，使其更好地为档案管理信息化建设服务。

4.3 提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员是档案管理信息系统顺利建设的前提，一方面档案工作人员必须在思想上重视档案管理系统建设，增强档案信息化意识，认识到信息化建设的意义，从而才能做好信息化建设中的各项工作，使档案信息化建设和其他信息化建设事业联系起来。另一方面，档案管理部门必须不断提高档案管理工作人员的专业素质水平，通过定期培训使他们不断掌握专业知识，做好档案信息的整理、保管和维护工作。

4.4 改革电子文件归档和纸质文件归档的双轨制

在电子档案存储技术条件成熟后，我国可对现阶段所实行的双轨制进行改革，一方面不可能完全放弃纸质文件归档，另一方面可以将高价值的档案文件进行电子文件归档，而对于其他档案可实行纸质文件归档。对于凭证价值高的档案首先采取的是纸质文件归档，然后辅以电子文件归档。这样不但可以提高档案管理的效率，而且可以逐步提高档案管理人员的业务水平，使其适应档案管理信息化发展的需求。

5 结 语

在信息化建设项目中，档案信息化管理系统建设是一项重要工程。对于档案馆工作人员而言，必须不断增强档案信息化建设的意识，然后在相关规范和制度的基础上，实行档案信息化建设创新改革，构建档案信息化管理平台，从而能够提高档案管理工作效率和服务质量。

主要参考文献

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[2]潘晓露.关于档案管理信息化建设若干问题的思考[J].黑龙江史志，2015（7）.

[3]姜新.档案管理信息化建设的思考[J].科学中国人，2015（30）.