对优化学校档案服务的思考与探索

王秉芳

【摘要】学校档案凭借特定内容与在学校发展中的特殊作用而备受关注，这就需要档案人员优化档案服务，提高档案利用率，为学校的常规管理、教育教学、基本建设与发展等发挥推动作用。本文从档案服务的范围、内容与方式这三个主要方面探索优化学校档案服务的工作策略，助力学校档案充分发挥服务功能，促进学校发展。

【关键词】学校；档案工作；档案服务；优化策略

如何在新的历史时期深入开展档案管理工作，优化档案服务，为学校的改革与发展提供更优质的服务，这是学校每一个档案人员必须认真思考和探究的重要课题。那么究竟应采取哪些策略优化学校档案服务呢？本文认为应重点把握以下3个方面：

一、落实宣传工作，扩大档案服务范围

为提高档案服务能力，学校档案人员应把档案宣传作为日常工作对待，敢于打破常规，用灵活新颖的方式提高档案宣传效果。学校档案人员可借鉴图书馆的做法，在每学期开学时开展档案专题讲座与校园宣讲等活动，向全体师生、社会大众尤其是新生普及档案知识与利用方法，扩大档案服务的范围与领域。

第一，学校档案人员可通过网站、展览等途径大力宣传档案，举办丰富多彩、形式各异的档案宣传活动，做到学校里有行动、广播里有声音、报刊上有文章、视频上有图像。第二，情系学校，组织开展档案服务专题座谈会，邀请兄弟学校有经验的档案人员从不同角度畅谈学校档案服务工作的历史与未来。第三，发扬传统，实现对档案的多途径宣传，主要是在人口密集的地方开展学校档案工作、档案法律的咨询活动，在校园悬挂横幅，在宣传栏中设置专栏宣传档案，在学校大屏幕和电子显示器上循环播放档案服务标语，印发档案法规宣传册与宣传资料等，提高人们对学校档案的认识以及档案法律意识。第四，以人为本，科学有效开展档案服务宣传周活动，由档案人员以窗口形象热情为广大师生服务，在宣传周面向全社会开放学校档案馆，适当免除对学校档案的查阅费、复印费等，让大众享受实惠，促进学校档案的社会化服务。学校还可开展档案社会化服务专题讲座活动，让学校档案走进人们的生活，逐步形成独特的学校档案服务宣传格局，并促使档案宣传工作规范化、常态化，提高社会档案法制观念与档案利用意识，拓宽档案服务领域。

二、加强资源建设，丰富档案服务内容

档案资源往往承载着学校的办学历史，提高档案服务能力，优化档案服务，务必要加强学校档案资源建设，丰富档案服务内容，促使档案事业全面协调发展。学校的档案资源是档案人员开展各项工作的基础，是学校档案事业生存和发展的根本，是学校档案工作传承历史、服务现实、畅想未来的保证，其建设好坏涉及学校档案服务是否能有效、全面、长久，同时影响档案工作在学校的地位。所以学校档案人员应站在战略与全局的高度加强档案资源建设，注重档案的征集与接收，充实馆藏，丰富服务内容。

在收集学校档案时，档案人员应围绕学校的教学科研与人才培养等中心工作进行，不仅要加强对学校校务档案、教学档案的收集管理，还要加大征集档案资料的力度，做好对学校名人档案、重要活动以及大事件材料的收集、征集，豐富档案馆藏，改善档案资源结构，构建反映历史的、内容丰富的、结构合理的、完善的馆藏体系，促使档案馆或档案室真正变成学校的资源基地，优化档案服务。

三、开发档案信息，拓展档案服务方式

学校档案人员应根据管理人员、科研教学人员、史料编写人员等的需求，通过收集专题资料为他们提供决策服务，跟踪分析档案利用情况，连续提供专题索引或个人的学术思想、学术动态等等，实行专题跟踪服务。档案人员尤其要重视为学校的科研教学人员提供优质信息服务。档案人员要充分利用馆藏档案资源，对其实行深层次开发，提供参考利用价值大、针对性强的档案信息服务。档案人员应注意跟踪重点课题、重点用户，为他们的课题需求或教学进度提供实时档案信息服务；通过二次、三次文献向利用者提供档案资源深层内涵、潜在价值，为他们的科研或教学工作提供参考；为档案利用者提供代借、代复制、代查阅等服务，为全校师生、社会、相关企事业单位等提供主动上门服务，满足各类型利用者对学校档案信息的多层次、个性化、全方位需求。

档案人员还应注意为利用者提供档案信息在线咨询服务。快速发展的现代网络信息技术为优化学校的档案服务提供技术支持与物质基础，档案人员要充分发挥互联网的作用，快速建立学校档案网站，直接通过网络和利用者互动，为他们提供咨询，或通过电子邮件、微信等方式和利用者探讨相关问题，回答他们在查询档案信息时产生的疑惑，介绍学校档案信息资源的内容、特征与检索方法等。档案人员也可定期、不定期在线发布最新档案信息，和其他学校的档案网站互通互联，提供学校档案信息的快速查询和远程服务，共享资源，为学校的发展作出更大贡献。

总之，档案工作是学校管理的重要部分，而利用是管理档案的最终目的，学校档案人员应注意落实宣传工作，扩大档案服务范围，同时加强档案资源建设，丰富服务内容，并借助先进网络信息技术开发档案信息，拓展服务方式，从而不断优化学校档案服务，充分体现出档案在学校的重要价值，提高档案工作质量，为学校的可持续发展提供保障。

【参考文献】

[1]樊晓红.学校档案利用服务工作研究[J].黑龙江档案，2016（03）：68.

[2]郑克明.如何提高学校档案现代化管理水平[J].科技经济导刊，2016（24）：20.

[3]张新年，郝志敏.浅谈学校档案工作的服务创新[J].现代农业，2017（10）：89-90.