浅谈中小企业财务内控制度的构建

程军凤

【摘 要】 现代企业的正常运营、资产保值、增值离不开管理和控制。财务内部控制建立在企业管理之上，是内部控制的核心内容之一。企业财务内部控制作为现代企业经营管理必不可少的关键环节之一，贯穿于企业的整个财务活动，如何建立科学的财务内控体系，并切实有效的应用于企业运营，有效识别并进行风险预警、应对财务风险以防范资金链断裂，维护企业稳健发展，是企业、尤其是中小企业面临的重要且关键的课题。本文分析了中小企业引入财务内部控制在检验财务管理制度、及时防范纠正错误、防范重大过失和舞弊等方面的重要意义，探讨了中小企业构建财务内控制度的必要性和可行性；提出了财务内控制度的构建原则、步骤、具体内容，引入了中小企业财务关键岗位的不相容岗位回避和任职回避理念；提示了关注财务内控制度的运行有效性、培训、利用审计工作、跳出财务看财务等有效落地过程中应当关注的问题，以期为中小企业资产保值、增值，实现企业价值最大化的总体目标，保障企业可持续发展提供有价值的借鉴。

【关键词】财务内部控制；中小企业；内部控制制度

一、中小企业引入财务内控制度的重要意义

1.财务内控制度是检验财务管理制度是否合适的有效手段

财务管理制度是企业的核心管理制度之一，财务管理制度的考评标准，不在于框架是否完美、机构是否健全、结构是否紧凑、逻辑是否清晰，内容是否完整，而在于这套管理制度是否与企业规模、发展阶段、人员素质相匹配，是否能够切实有效的发挥应有的作用。

财务内控制度立足于财务管理制度这块基石，着眼于全局，是对企业财务管理制度合理与否的检验。财务管理制度只有切实的在企业运行一段时间，才能暴露问题，发现不足。在财务内控制度的指引下，对财务管理制度进行有效的补充和完善。

2.财务内部控制有利于防范错误、及时发现并纠正错误

防范错误、及时发现并纠正错误是财务内部控制的主要职能之一。中小企业财务部门一般人员较少，一人一岗或一人数岗，极少安排复核岗位，业务能力参差不齐。比如税务是财务部门的一项关键核心工作，税务会计在应税业务发生后少报或漏报应缴税款，可能导致主管税务机关的处罚；多报税款，也很难及时发现，并且申请退税需要周期，有些税种如印花税有多缴不退，少缴需补的性质，这将增加企业的负担。例如一家拟在创业板上市的高新技术企业，由于税务会计对相关税收法律、法规、政策理解不到位，总是按价税合计的合同金额而非法律规定的价税分离后不含增值税的金额申报印花税，实质上形成了税上税，既不符合税法的规定，又具有隐蔽性，不容易发现，使企业多缴纳了税款。印花税是行为税，具有不退税、不抵用、轻税重罚等特点，客观上增加了企业的税收负担，损害了企业的合法权益。财务管理制度无法规范如此细节的问题，依赖于企业内部控制的查错机制。通过对收入、税金、税后利润等财务指标进行比对，找出异常，锁定问题，查明原因，写入作业指导书，杜绝再犯类似错误。

3.财务内部控制可以防范舞弊

防范舞弊是财务内部控制的另一项主要任务。舞弊可能发生在各个岗位：比如，企业高层决定赎回持有的可供出售金融资产而财务经理为了个人利益，续签了本已到期的理财合同，后因券商破产，导致巨额金融资产无法收回；费用会计在审核报销时串通报销人员多报支出中饱私囊；出納擅自挪用公司款项等，这些行为单独或者累加起来足以给公司带来巨额损失，危机到公司的存亡。严格来讲，前述列举行为是财务管理制度已经规范、但财务部门自身无力查处或不愿查处的，一旦触发，给企业造成的损失不可估计。因此需要财务内部控制运行有效，防范、检查、发现问题，及时采取应对措施。比如，企业采取内部控制手段可以有效的解决上述案例中的舞弊：派双人双岗负责赎回重大金融资产、内部审计与网位轮换、任职回避相结合可以有效的防范费用多计、挪用公款中饱私囊等行为。

二、中小企业财务内控制度的构建

1.中小企业财务内控制度构建的原则

（1）合法性原则

根据《会计法》《企业财务会计报告条例》《总会计师条例》《企业会计准则》及其具体适用规则等现行有效的法律、法规、规范性法律文件的规定以及中小企业财务内控制度构建的原则，了解本企业所处的行业状况、法律及监管环境，根据本企业的性质、目标、战略、对会计政策的选择和运用，参考对业绩的衡量和评价，制定适合本企业的财务管理制度，并在其基础上，制定适合本企业的财务内部控制制度。

（2）简单有效的原则

中小企业财务内控制度应当简单有效。财务内控制度简单是指能够使企业现有人员快速理解、熟悉、并及时应用，流程简单可控。财务内控制度的有效性是指企业建立与实施内部控制对实现财务控制目标提供合理保证的程度，包括内部控制设计的有效性和内部控制运行的有效性两个层次。

①财务内部控制设计的有效性是指通过内部控制要素之间及其与外部环境之间、制度相关人与制度之间的良好契合及遵守，发挥内部控制的合理功能，从而实现内部控制目标的程度；财务内控制度的设立能确实有效的应对企业运行过程中出现的风险，能够成为本企业财务工作的作业指导书，并不断得到补强。

②财务内部控制运行的有效性是指通过权力与职责配置、风险控制、监督、激励、信息沟通等管理活动的开展与执行，使其得以良好的运行，从而实现财务内部控制目标的程度。有了财务管理制度的保驾护航，企业将大大改善应收账款、应付账款、坏账计提等事项的梳理和优化，避免因财务内控制度失效而使企业付出更多的财务成本。

（3）易落地原则

企业搭建内控制度是为了落实，比如人员的内部控制，要了解人员在有效的工作时间完成的工作内容，可以要求受控人员提交工作周报，但如果要求其再提供月报就繁琐而重复，对于员工的工作内容而言，周报已足以反映其工作内容与进展，在较短的时间内再提交月报，起不到控制与了解的作用，反而会使工作重复，增加提交人和接受人的工作量、降低工作效率。再比如为了加强对外签订合同的风险管理控制，分别需要法务人员、主办人员、部门负责人、分管副总、分管业务副董事长、董事长签字，而该企业不止一个副总、一个副董事长，在这些领导职责不清晰的情况下，每次走审批流程都让主办人员犹豫应当找哪位副总、哪个副董事长，甚至会产生哪个领导好说话找哪个领导的想法。归根结底就是流程不顺，领导风险意识不强，可执行性差。

（4）动态调整原则

财务内控制度不是一成不变的，具体负责人员应当及时反馈财务内控制度在实际运行中出现的错误、漏洞，并提出修改方案，财务内控制度是一个动态的运行、发现错误及漏洞、补强的过程。

（5）管理、监督、服务并重原则

管理是指财务部特有的筹资、投资、深度参与企业的经营管理、资源分配等职能。财务部门通过对记录、核算的企业经营信息及其他信息的深加工和再利用，通过生产过程中的产品增值、费用控制及分解、对各项完成指标的会计方面价值计量与比较、为计算各部门绩效提供基础数据等管理工作。财务部能够在价值计量上为企业提供更专业和全面的基础管理数据。

服务是指财务部为企业生产、研发、销售等利润中心提供后方援助，并核算、控制成本，以防销售部门报价过低，收入无法覆盖成本和税金，业务出现亏损，财务部要努力支援一线的利润中心发展业务，供财、供物，不拖后腿。

监督是会计的一项关键职能，监督是全方位的：包括但不限于资金、信用管理与控制、实物资产的账实相符等，这是每家企业都非常重视的事。财务部门可通过定期与不定期进行资产的抽查与盘点，比对企业资产实物与财务记录数据是否相符，维持企业资产的保值增值。

2.中小企业财务内控制度构建的步骤

财务管理内控制度的构建关系到整个企业每个员工的切身利益，需要全员参与，集思广益，收集整理提炼，制定切实可行的财务管理内控制度。

（1）财务部门起草

财务内控制度的起点是财务部门。财务部门最了解本部门内部控制的日常操作中存在的缺陷和漏洞。财务经理应当将财务内控制度分解给具体岗位，由具体岗位起草，如果具体岗位不止一个人员，在向财务经理提交草稿之前，应当经过本岗位的所有人员审核。财务经理汇总各岗位起草的文件，梳理、并使之有机统一，形成初稿，报送给内控部门。

（2）内控部门修订

内控部门依据内部控制、内部审计的理念，以及在企业运营中出现的问题，并参考同行业、同类型、同规模企业的通行做法，审核财务内控制度草案，提出修正意见。

（3）由内控部门向全体人员征求意见

财务内控制度的有效运行需要全体员工的支持，内控部门在初步定稿后，应当向全体员工发放草案，给予大家充分的时间阅读、讨论，收集员工们提出的修正意见。

（4）集体审核讨论

内控部门根据搜集的全体员工的意见整理、修订财务内控制度，召集公司管理层、治理层集体讨论，根据讨论意见再次修订后，征求董事会或执行董事意见并根据意见进行修改，最终定稿。

（5）总经理颁布执行

内控部门将定稿的财务内控制度上报总经理，由总经理签署并颁布执行。

3.中小企业财务内控制度构建的具体内容

（1）專项管理控制制度

专项管理制度包括收入确认、欠款支付、现金管理、银行存款、应收账款等只规定某一会计科目的管理制度。

（2）综合管理控制制度

综合管理控制制度包括《财务授权表》《财务印签管理办法》《成本费用控制管理制度》《财务机构与人员管理控制制度》《会计人员岗位轮换管理制度》等。

（3）不相容职能的管理控制制度

财务内控制度应当能够识别出财务部门内部的所有不相容职务，建立不相容组织机构体系及管理控制制度。

（4）员工任职回避管理控制制度

人力资源部门在招聘关键岗位员工时，应当充分采集员工个人信息，让员工主动披露关联关系；人事部门主动通过其他员工的反映、企业自身掌握的员工信息，背景调查查询员工关联关系。通过让员工主动披露和企业主动调查相结合的方式，识别出员工在企业内部、外部的关联关系，有针对性的安排任职回避，建立完善的员工任职回避管理控制制度，比如费用会计不得审核与其有关联关系的员工申报的费用，销售人员不得代表企业与其关联公司签订合同。

三、中小企业财务内控制度执行中应当关注的问题

1.关注财务内控制度运行的有效性

搭建一套好的流程体系，只是万里长征完成了第一步。长期以来，公司重视财务管理内控制度搭建，轻执行落实，形成了财务管理内控制度是一回事、执行是另一回事的现象。运用财务管理内控制度处理日常业务反而成了不正常的事情，制度成了那些心思不正的员工推卸责任的黑锅，甚至绝大多数员工认为财务管理内控制度是财务部的事情，与非财务人员没有关系，不了解财务管理内控制度，更不应用。

2.通过培训使全体员工了解并支持、主动执行财务内控制度

财务内控制度与内控制度一样需要全员参与，而基层员工更关注自身的岗位职责，不了解且不理解内部控制对其的影响。一个没有被宣传推广的制度是黑板制度。企业要使其员工了解财务内控制度并且自愿遵守执行既是一个并不轻松的话题，又是财务管理内控制度落地的关键途径之一。

企业要使搭建的流程体系落地，通过培训普及内部控制，把条条框框、冰冷的制度转化为形象、具体的流程步骤，并与本人实际工作中的需要相结合，教授直接经验和间接经验，培养风险管理意识，传递作为企业员工——尤其是财务人员一旦违反财务内控制度不仅可能承担经济责任，还有可能承担刑事责任使自己身陷囹圄的严重后果，对财务内部控制运行的有效性、防止舞弊具有重要意义。哪怕遇到不克尽职守的员工，在企业的刻意培训教导和严重后果的警示下，也会成为一个合格的、守法员工，保护员工自己和所在企业的合法权益，主动遵守财务内控制度。

3.检验财务内控制度需要充分利用审计的工作

财务管理制度要求部门内部复核、部门外部监督，内部审计发挥应有的作用。

第一，本职岗位上尽职尽责，避免因过于自信或疏忽大意的过失，使企业面临风险敞口，给企业造成重大损失。

第二，对于大笔金额的款项支付，建立财务授权，每个职级的岗位审批与本职岗位相应的财务付款，越是对企业有影响的大笔资金的支付，经历的审批层级越多，出错的可能性越小。付款时必须经过申请和审核两道程序。大笔款项支付时，应同时注重人治和法治。对于高层的超越日常程序的付款指示，不是见令即付，而是应当想方设法与指令的高层确认，并符合公司的支付制度，确保资金安全。有时一笔关键的资金付出去，此企业的所有者就变成他企业的劳动者了。

第三，部门外部监督一般是指高层领导的监督、内审部门、审计注册会计师的沟通与审计。

4.跳出财务看财务

公司作为一个整体运营、核算，财务部门进行账务处理时要根据成本效益原则进行综合考虑，不能只考虑财务部一个部门而忽视公司这个整体。有些业务的处理从表面上来看是符合财务管理制度的，但是如果把它单独拿出来放在企业的整体中进行评价就会发现，如此处理业务是荒谬的。比如某企业在年终审计对多笔坏账进行核销时发现的一分钱坏账。一分钱坏账的产生更多的是基于双方会计计量发生的微小偏差，实质上并不是坏账，财务部门将其作为坏账处理从财产无法收回或不值得收回而造成企业损失这个形式来讲可能无可厚非，但是根据会计的“重要性”“实质重于形式”基本原则可知，一分钱相对于企业经营来说是不重要的，交易客户少给了一分钱的实质不构成正常意义上的坏账。而坏账的核销、税前扣除却是复杂的，需要企业聘请律师在进行一系列评估后发表法律意见，注册会计师根据法律意见书进行专项申报核销。一分钱坏账的计提，可能需要企业后续支出几万倍的费用来结转。因此，内部控制制度以财务制度为基础，又不完全着眼于财务，它为常规业务和紧急事项的处理提供了依据。

四、结论及建议

中小企业在财务内控方面应力争简单、有效、与企业的发展阶段及规模匹配、并使其保持动态更新，以便能够跟随企业的脚步发展。财务内控制度应在本企业广泛传播并使其渗透进日常工作中，有效的为中小企业资产的保值增值服务，保障企业的健康、可持续发展。

参考文献：

洪冰冰.内部控制有效性研究[J].经济研究导刊， 2015，（5）： 242-243.