探究农业科研单位档案信息化管理与创新

叶华英

摘 要：随着社会经济的快速发展，各行业的信息化程度不断提高。目前，农业科研单位的档案管理也在朝着现代化、信息化方向发展。为进一步提高农业科研单位档案管理的信息化水平，研究和探索档案信息化管理的有效策略非常必要。基于此，本文从农业科研单位档案管理信息化的优势入手，在分析农业科研单位档案管理现状的基础上，提出档案信息化建设的有效策略，希望本文能为农业科研单位档案管理提供一些有益的参考和借鉴。

关键词：农业科研单位；档案；信息化

农业科研单位的档案主要是指在农业科研项目、经费、设施、人才、试验、成果转化、知识产权、政策法规等管理中，在预备试验、考察、立项、总结、执行、鉴定、结题、成果申报、推广等工作中形成的有价值且需要保存的图表、文字、图片、数据、声像资料等各种材料。随着现代信息科技的快速发展，信息化已逐步深入到人们生活、工作的方方面面，农业科研单位的档案工作也应进行信息化

转型。

1 农业科研单位档案管理信息化的优势

一是方便档案资料查询检索。实现信息化档案管理后，借助网络就能随时随地查询检索相关档案资料，快捷方便，不受空间和时间的限制。信息化技术还可提供多种档案查询方式，档案查阅人员可利用组合查询、模糊查询、分类查询等各种查询方式快速从档案中找到所需的信息资料。农业科研单位还可为科研单位人员提供网上查询服务，通过授权的方式，科研单位人员可自行从网上查找所需档案资料，从而最大限度地减少档案管理人员的工作量。

二是有利于提升档案管理人员的工作效率。实行档案信息化管理之后，档案管理工作会更加轻松，信息化管理模式可实现档案管理的实时化、自动化和网络化。档案管理人员只需将档案资料数据一次录入计算机就可反复利用。档案资料不管是在文书管理环节录入，亦或是在档案管理环节录入，都能实现档案管理数据的内部共享，可大大提高工作效率。信息化管理还可自动打印各种报表，录入信息数据之后，不管是档案管理还是文书管理，都能快速打印有关汇总表、收发文单据，打印出档案封面、书脊、文件目录、案卷目录、备考表等信息。另外，还可实现档案信息的自动统计，利用计算机完成各项档案信息统计、报表工作是非常轻而易举的事情，这样可有效提高工作人员的工作效率。

三是可实现档案查借阅控制。实现档案信息化管理之后，利用计算机管理档案的查借阅工作，操作方便快捷，还能生成自动催还记录，对不能按时归还借阅的档案进行及时催还。

2 农业科研单位档案管理的现状

2.1 观念陈旧

现在，农业科研单位档案管理工作仍存在“重保管轻利用、为了保管档案而保管档案”的情况，“安于现状”、“靠、等、要”、“不注重经济效益和社会效益”等陈旧思想观念，同时还存在“你查我调”、“闭架借阅”等现象。农业科研单位以往的档案资料大部分都是以纸张形式存在，占据大量存放空间，并且查找起来非常困难，大量有利用价值的资料常常是“沉睡”在档案室里多年，得不到应用，无法发挥应有价值。可以说，陈旧的档案管理模式，严重阻碍了档案信息化管理的进程。

2.2 管理混乱

农业科研单位对档案管理工作不够重视，管理档案人员大部分都不是专职的，通常都由办公室人员兼职管理。在这样的情况下，档案管理人员常常将政、党、收发文件与科研档案资料混放在一块，不进行分类、分层管理，应用和查找起来比较困难。假如档案归档不及时，就可能导致重要科研资料遗失，档案的存储时间概念模糊。另外，资金投入和配备人员不足，也会造成档案管理信息化建设进度较慢。

2.3 沟通不畅

科研人员和档案管理人员联系较少，配合不密切，档案管理人员缺乏档案管理的积极性和主动性，很难做到档案资料及时催收，档案管理工作一度处于被动状态。其次，档案管理工作中存在档案资料收集不全面的情况，目前的科研大环境存在“重视申请科研课题，不重视课题管理实施”的现象。大部分科研人员还没有认识到科研档案工作对于促进科研发展的重要作用。特别是没有及时将科研档案进行归档，很多重要的科研档案会因科研课题主持人或科研骨干调离而流失，造成重要资料随人员而走的情况，导致科研单位蒙受较大损失。

3 农业科研单位档案的信息化建设策略

3.1 硬件条件

农业科研单位要想实现档案信息化管理，首先要具备相应的硬件基础，这是实行电子档案管理的前提和基础。这些设备主要包括数码相机、图文扫描仪器、移动硬盘、数码摄像机、数据库服务器等。其次，还要建立与农业科研工作相适应的网络系统，具备保存、收集、整理、归档、检索、编码、使用等多項功能，并实现与其他数据库系统的数据交换与共享，并可以在多种操作系统和平台下操作，进而实现对电子档案的安全控制。

3.2 档案收集

收集电子档案是农业科研单位进行档案信息化建设的关键环节。因此，在实施档案电子化管理过程中，要高度重视电子档案收集工作，将工作职责明确落实到有关人员，各科室保存一份纸质档案，同时留存一份内容相同的电子档案。为确保电子档案安全，应将电子档案文件保存设置为只读形式，以防其他人员对档案进行修改，或因错误操作造成档案内容损坏。电子档案收集人员应及时将各科室形成的电子档案用移动硬盘拷贝并留存保管，以防丢失，并在网络上备份一份，或在计算机上进行备份。电子档案收集人员还要仔细登记电子文档信息，主要包括电子文档的名称、序号、日期、部门等，方便对电子档案进行查找和记录。

3.3 归档要求

在进行电子档案排序整理前，可事先在盒子上标上编号，贴上标签，登记电子文档内容。电子档案归档时，要将文档目录和登记信息一并交档案整理部门。

保存电子档案通常采用保存两份模式，一份作为记录保存下来；另一份用于平时工作中。可以在硬盘中保存一份，在电脑中保存一份，也可以保存在不同电脑上，既方便使用，又较为安全。

电子档案归档时间有两种情况，一是定期归档，即根据规定的归档时间进行统一归档。二是完成电子档案实时归档。

电子档案归档方法可分为逻辑归档、物理归档和双套归档。逻辑归档需要把电子档案地址转发给归档部门，由档案整理部门利用网络整理。物理归档可分为网络归档和介质归档两种。网络归档需要利用网络把电子档案直接发给档案整理部门。介质归档需要将电子文件下载到介质上再交给档案整理部门。双套归档需要把上述两种方式制成的电子档案分别打印出来，确保电子档案完整。

3.4 安全管理

农业科研单位要设置专门的科室管理电子档案，进行电子档案的编排、整理、保存工作，确保电子档案安全，防止丢失和受损。其次，还要采取有效管理措施和技术手段实施管理，随时监控计算机网络安全，谨防黑客入侵。假如发现网络或电脑出现安全隐患，应立即采取措施予以补救，借助防火墙等工具保护计算机安全。与此同时，还要加强硬件设备管理，定期进行维护和检查。还可对电子档案实施加密保护，确保电子档案安全。

4 结语

随着时代的发展，必须要加强农业科研单位档案信息化建设，不断提高信息化管理水平，强化硬件和软件建设，培养专业的档案信息化管理队伍，不断提高档案信息化管理水平，以更好地发挥农业科研单位档案管理的作用。

参考文献

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