大数据背景下档案信息管理与服务研究

邱亚新 王晓红

摘 要：大数据时代的到来给档案信息管理工作带来新的机遇和挑战，同时新技术也为档案信息管理工作提供了新的思路。本文分析了当前档案管理工作的现状以及大数据技术给档案管理工作带来的机遇，针对利用大数据技术提升档案信息管理水平提出了对策。

关键词：大数据；档案信息；管理

基金项目：本论文为廊坊市哲学社会科学2018年度立项课题“大数据背景下档案信息管理与服务研究”研究成果（课题编号：2018075，课题组成员包括王晓红、姜昱、李欣欣）。

各级档案管理部门是保存档案并为国家、社会、企业提供档案利用服务的机构，储存有海量的信息资源。随着大数据、云计算、移动互联网等新技术的不断涌现，数据正在影响人们的工作和生活，也给档案信息管理工作带来新的机遇和挑战。从纸质档案到档案信息化再到档案大数据时代，档案信息资源呈指数型增长，如何盘活海量的档案信息，挖掘出其中蕴藏的知识和财富，是档案信息资源管理面临的新挑战。用现有的档案管理手段和工具已经难以满足大数据时代档案信息管理的需求，大数据技术为基础的新技术是未来档案管理过程中的必然选择。

1 档案管理与服务的现状

1.1 管理方式落后

传统的档案管理工作主要是在对各类档案进行分门别类的管理。但是，随着数据信息与日俱增，档案的记录和保存也逐渐增多，从原始的手工著录、卡片检索到计算机管理，档案管理技术随着社会的进步也在不断发展，却依然远远跟不上档案信息增长速度，目前的档案管理手段已经难以满足大数据时代的信息资源管理需求。

1.2 人才力量不足

大数据时代的档案管理向着更高的专业化、开放化发展，档案信息的管理和利用需要通过收集数据和精确分析来做出决策，所以，面对大数据的迅猛发展，急需精通大数据应用的技术和管理人才，并且，随着数据的快速积累和发展，这类专业人才短缺的问题将会越来越突出。

1.3 档案服务意识欠缺

传统的“重藏轻用”式档案管理观念，只注重档案资源的保管而轻视挖掘其潜在的价值。档案工作人员“看摊守业”的思想根深蒂固，档案利用就是查询者“要什么”就“找什么”，几乎没有对档案信息资料进行挖掘、开发的深层利用。面对用户千差万别的需求，如何利用档案信息变被动为主动，是对档案工作者提出的新要求。

2 大数据技术为提升档案信息管理工作带来机遇

2.1 可以提高效率，降低管理成本

随着档案数据信息的不断积累，档案资料胀库现象成为一种潜在的威胁。海量的档案资源不仅给管理人员的检索工作带来难度，而且大大提高了档案管理的成本。利用大数据信息技术，档案管员能够处理海量的档案信息，并且借助于数据库存框架，实现充分的资源调配，使档案工作的成本降低，而效率大大提高。

2.2 可以为档案管理工作从实体管理上升为知识管理提供技术支持

大数据时代，档案用户已不满足于原始数据或文件的利用，更希望能够获得数据背后的信息以及信息蕴藏的知识。而大数据技术正是为档案部门实现智能化、个性化的网络信息服务必不可少的技术支持。利用大数据信息处理技术，可以全方位地实现档案信息智能检索，包括信息资源搜索和智能分析、用户需求预测、多维度信息资源获取、组织、分析及决策等。

3 应用大数据技术创新档案信息管理和服务的对策

3.1 将大数据用于档案信息管理

将大数据技术应用于档案信息存储。只有实现档案信息云储存，才能保证信息的完整。而云储存工作的前提是建立一个完善的数据平台和相应的基础设施。

将大数据技术应用于档案信息的资源发掘。即在海量的档案信息中挖掘有效的文本数据，对文本数据进行分类、融合、比较、分析，从文本中抽取知识与信息，缩小搜索数据范围，从而提高数据管理的精准度。在大数据时代，信息应用服务及用户的客观需求引领着档案由常规分析向广度、深度分析转变，逐步将档案利用服务由提供原始数据、信息转变为提供经大数据技术出炉后的符合用户需求的知识。

大数据技术还可用于档案用户信息的数据挖掘。档案资源共享平台借助大数据强大的计算能力，对来访用户身份、来访记录、存储行为、搜索方式等信息进行分析与处理，从中挖掘并找到用户的隐形诉求，为用户利用档案资源提供帮助，进而利用智能数字档案馆等交互功能，加强档案信息交流，为用户提供现代化的服务体验。

3.2 改革档案管理工作环节

档案管理工作可以概括为“收”、“管”、“用”三个环节。在大数据时代，档案管理工作依然包含这三个环节，但是将包括更多内容。应立足于大数据，在提高原来服务水平和服务质量的同时，转变传统的档案利用服务模式和流程。

3.3 “收”的环节必不可少，但应变被动为主动。

“管”的环节首先要发展为通过统一的档案云平台，实现档案数据统一存储、处理、利用。 其次，要利用大数据技术进行数据分析，档案馆提供给用户的信息不应仅限于原始的、粗糙的记录，应是经过深入处理分析之后精细化、准确化的二次信息。

“用”应该由被动提供档案查阅服务转为主动推送服务。利用大数据挖掘技术对用户的检索行为进行分析，再根据用户的兴趣和访问规律利用推送技术实现信息的主动推送，将档案利用服务变用户定制为主动有目的地推荐。在此基础上，甚至还可以为客户提供个性化信息系统，即以用户的知识结构以及信息需求、心理倾向和行为方式等为依据，建立用户个人的信息系统。

大数据时代的到来给档案管理工作带来一定的挑战和机遇，同时新技术也为档案信息管理工作提供了新的思路。如何更好地利用创新性技术提高档案管理质量，以及如何应对当中存在的诸多挑战与机遇，将成为档案管理者新的工作目标。

参考文献

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