大数据时代档案管理模式变化研究

苗青

摘 要：大数据是一种基于互联网信息科技的从多个渠道搜集而来的庞大数据组，它具有实时性。习近平总书记在中共中央政治局第二次集体学习时强调：“大数据发展日新月异，我们应该审时度势、精心谋划、超前布局、力争主动，推动实施国家大数据战略，加快完善数字基础设施，将数字中国的建设更好地服务于我国经济社会发展和人民生活改善。”将档案管理融入大数据时代之中，对于档案管理的发展有着重要意义。

关键词：大数据时代；档案管理；模式

众所周知，大数据时代下，档案管理已经越来越朝向更加开放、更加多元化方向发展。与传统的档案管理相比而言，面临着更多的安全性风险挑战，因此，需要加大对档案管理中潜在的安全隐患的排查力度，提高档案管理的准入制度及监管制度，最大限度的保障档案数据信息的安全性。

1 大数据对档案管理产生的影响

1.1 提升了档案保存质量

在大数据时代之前，传统的档案管理是以纸质形式进行保管，这种保管方式相对于大数据时代的硬盘、云盘等保管形式来说风险比较大。传统的纸质档案在受到火灾、水灾等意外情况时会在一定程度上受到永久性的缺失或损坏。尤其是对于一些比较重要的档案，比如不动产档案，由于档案中记载的不动产所有人的所有权限可能几十年才会更换一次，因此在长时间的保存过程中很容易因为潮湿等情况造成字迹的模糊或纸质老化现象，影响到档案的查阅。而大数据时代则改为了基于大数据平台上的云盘、硬盘等储蓄方式，这些方式有效提升了档案的保存质量，延长了档案保存时间。

1.2 提高了档案管理工作效率

传统的档案管理是依靠人力对档案资料进行整理和归纳，一旦档案资料在一定时间内未能进行归纳整理，造成大量的堆积，那么档案管理工作将会变得非常耗时耗力，在一定程度上增加了档案管理成本。而在大数据时代下，档案是记载于数据平台上的，通过信息技术的应用可以高效地处理相关的信息数据，且这样整理出来的数据出错率非常小，大大提高了档案管理工作效率。

1.3 降低了档案管理成本

随着社会经济的不断发展，房地产业在最近几年的热度一直未减，而关于不动产档案管理数据量也在不断地增加。由于档案袋需要将相关信息资料进行长时间的保管，因此对于纸张质量的要求比较高，且大量的档案占用了大量的存放空间，这加大了档案管理成本。通过大数据可以对档案以数据的形式进行保存和处理，在节省存放空间的同时可以减少档案纸张的使用，降低了档案管理成本。

2 大数据时代背景下档案管理的对策

2.1 大数据时代做好电子档案归档工作

要做好现阶段电子档案归档系统与办公系统的融合，加强电子公文流转系统的全程控制，按照公文起草、签发、拟办的过程存储形成的电子档案，确保公文类电子档案内容齐全。对于专业类电子档案，应由国家档案局会同专业部门，分门别类地制定有关专业类电子档案数据标准，确保专业类电子档案的系统配置、标准规范的尽快落实。

2.2 创新档案数据价值开发和利用理念

要适应大数据时代的发展要求，在数据档案价值开发利用中，不断创新理念，牢固树立大开放、大档案和大服务理念。第一，要牢固树立档案数据价值开发的大开放理念，通过传统档案开发技术和现代传播技术的利用，主动把档案数据信息推送和发送到档案开发和利用者手中，促使档案数据和信息可以通过大开放理念的输入，得以充分利用。第二，要牢固树立档案数据价值开发的大档案理念，通过对档案资源的有效整合，特别是要更加注重对档案数据和信息的获取、分析和挖掘，通过各种挖掘工具的使用，使档案数据更加真实、全面和客观，使档案中所反映的信息更加真实、全面和客观，更好地为社会提供档案数据信息服务。第三，要牢固树立档案数据价值的大服务理念。在档案数据价值开发过程中，以用户需求为导向，提供适销对路的档案数据信息服务产品，为社会各界提供参考，使档案数据价值开发和利用的范围更为广泛，层次不断提升。

2.3 加大投入力度，完善档案基础设备建设

为了使档案管理具备大时代特征，资金是基础，唯有大量资金投入，才能够为实际管理提供可靠的设备及先进的技术支持。实践中档案的有效保护需要相应的设备，如：空调、除湿、防虫等设备，同时，档案现代化管理要充分发挥各种相关技术的作用，借助计算机、互联网等，对档案资料进行上传、存储、查阅等，在此基础上，不仅减少了人员工作量，还确保了工作效率与质量，此外，控制了管理成本，使档案管理更趋于节约化、一体化及精准化。为了与时俱进，企事业单位要适当加大这一方面的投入力度，使档案管理拥有适宜的设备与技术，其大数据特点也将更加显著。

2.4 大数据时代企事业档案管理模式变化之档案安全系数的变化

用户在考虑对档案数据资料的安排时，最担心的问题就是它们的安全性，也就是其安全系数的高低，毕竟档案的安全性高于一切。如果档案资源的安全性不高，那么其他的优点都是苍白无力的。大数据时代的特点是数据的数量大、种类繁多，同时对数据的处理速度也比较快，这些特点给档案数据资料的管理带来了新的机遇以及新的挑战。我们知道，随着信息大爆炸时代的到来，档案数据资料的类型和数量几乎以指数的形式增长，这也给档案的管理方式提出了更高的要求。而传统对纸质版档案的保护，仅仅依靠“八防措施”就足够了。与过去相比，档案数据资料受到损害的概率增加了，但与此同时，针对这些可能发生的安全问题，相应的安全保护措施也更多了。例如云端备份等等，都在一定程度上保证了档案数据资料不会被一次性摧毁或者丢失等事情的发生，提高了档案数据资料的安全系数。

2.5 优化档案管理人才结构，注入新鲜血液

我国的档案管理人员结构基本为“老龄化多、中年人少、年轻人无”的状态。因为我国档案管理人员长期处于弱势，所以投身档案管理工作的人才非常少，很少有年轻人愿意从事档案管理工作。大数据时代背景下档案管理工作对人才的要求提出了更高的要求，如果没有人才参与其中，那么信息化就无从谈起。所以，档案管理工作人员年龄结构的优化是大数据时代开展档案管理工作的重要前提，应把现在“老龄化多、中年人少、年轻人无”的年龄结构改变为“年轻人为主、中年人为辅、老年人参与”的结构特点。

2.6 提高档案管理的准入制度与监管制度

大数据时代下，档案管理已经越来越朝向更加开放、更加多元化方向发展。与传统的档案管理相比而言，面临着更多的安全性风险挑战，因此，需要加大对档案管理中潜在的安全隐患的排查力度，提高档案管理的准入制度及监管制度，最大限度的保障档案数据信息的安全性。避免由于档案信息泄露、档案信息走失而为单位造成一定的经济损失。可见，档案管理疏漏会造成不可逆转的严重后果。一定要及时的引进国际前沿的档案管理技术，最大限度的避免档案信息数据的漏洞，不给不法分子以有机可乘的机会，并格外加强对保密档案数据信息的管理。

3 结束语

在大数据时代背景下，档案管理工作同时面临着挑战和机遇，档案管理工作要想乘着“大数据”这阵东风发展起来，就必须要充分利用现有的大数据和信息化技术，对传统档案管理工作进行不断地调整、革新，树立一个新的发展方向，充分发挥档案管理工作的作用，为国家的发展作出贡献。

参考文献

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