文档一体化在现代公共图书馆档案管理中的应用分析

冯群

摘 要：信息化时代背景下，公共图书馆档案管理工作已经开始由纸质化管理向数字化管理方向转变，“文档一体化”是建立在数字化管理基础上的一种全新档案管理模式，不仅有利于档案管理水平的提升，而且对公共图书馆的长足发展也具有重要意义。本文首先对现阶段公共图书馆档案管理的现状进行分析，并在此基础上探讨如何实现档案管理“文档一体化”，以此来日后此方面工作的开展提供一定的参考。

关键词：文档一体化；公共图书馆；档案管理

档案管理是公共图书馆管理工作中的重要内容，管理水平的高低会直接影响到馆内资源利用率，同时也将影响到图书馆的运营效率。近年来，随着计算机技术和网络技术的飞速发展，数字化、网络化、文档一体化逐渐成为公共图书馆档案管理的主要发展方向，对提高档案管理效率具有现实意义。

1 公共图书馆档案管理的现状分析

1.1 文、档两部门各自为政

所谓“一体化”，简单的说就是实现图书馆各类档案信息的统一管理，管理工作中涉及的各个环节、各个部门之间也要共同协作，形成一个有机的整体。然而就目前公共图书馆档案管理的现状来看，仍然沿用了文件、档案各自为政的传统管理模式，文件处理工作和档案管理工作各自分设了一个职能部门，且相互独立，在日常工作中两个部门没有及时对图书馆文书资源和档案资源进行共享，一段时间之后，随着档案资料越来越多，档案管理的工作量也会逐渐增加，给档案管理人员造成了巨大压力，需要花费大量时间和精力进行立卷归档工作，大大降低了工作效率，同时也会导致档案质量得不到保证。

1.2 档案管理缺乏统一、规范的操作

一直以来，图书馆对于档案管理工作都缺乏足够重视，从而导致大部分图书馆档案管理水平一直停滞不前，大部分档案管理环节仍处于手工操作上，加上档案管理人员变动性较大，且每个人档案管理的操作方法都不相同，从而导致档案管理效率低下，档案资源的利用率得不到提升。之所以会出现这样的问题，很大一部分原因是由于图书馆未能在制度上、方法上、标准上对档案管理工作进行规范而导致的，这一点需要图书馆管理人员对其给予高度重视。

1.3 档案资源利用率较低

公共图书馆的档案中蕴藏了大量的可用资源，如果可以将其充分利用起来，可以大幅度提高公共图书馆的社会价值。但由于现阶段图书馆的档案管理模式过于传统，管理方法过于滞后，从而导致大量档案资料不能得到充分的开发和利用，失去了其应用价值，同时也阻碍了图书馆的长足发展。

2 如何实现现代公共图书馆档案管理“文档一体化”

从上文的分析我们可以看出，当前公共图书馆档案管理工作还存在很多有待完善的问题，针对这些问题，图书馆管理人员必须给予高度重视，并从实际情况出发，从多方面着手实现档案管理数字化、一体化，真正意义上实现图书馆档案管理的科学性和有效性。

2.1 建立文档一体化档案管理意识

图书馆想要实现档案管理“文档一体化”，首要任务就是要建立“一体化”的管理意识。虽然文档一体化的实现主要依赖于计算机技术和网络技术，但仍然需要档案管理人员进行操作，这就要求管理人员的思想意识要不断提高，除了要对各项档案管理工作熟练掌握之外，还要对计算机技术有一定的了解与掌握，并能够将其熟练应用到文档的收集、保存、上传与共享中。只有管理人员在思想意识形态上实现了转变，才能够摒弃传统的档案管理理念和模式，从全新的角度出发，创建与时俱进的档案管理一体化模式，以此来提高档案管理水平。

2.2 制定图书馆档案归档范围及分类方案

为了可以保证各类文件材料在归档时完整、齐全，档案管理人员需要对归档范围进行正确划分，图书馆档案是图书馆各项活动的原始记录，其中包括图书馆各项工作中产生的、对管理工作具有指导价值或参考价值的各类文字、图表以及声音等各种形式的文件材料。与此同时，档案管理人员还要以各类档案管理法规为依据，结合公共图书馆开展的实际情况和需求，制定科学、有效的图书馆档案分类方案。这样一来，便可以大幅度提高档案管理的整体效率和质量，进而对档案资源利用率的提升提供充足的保障。

2.3 采用先进的“文档一体化”系统软件

上文提高，“文档一体化”的实现是以计算机技术为基础的，一旦缺少了计算机技术作为支撑，那么文档一体化也就无从谈起。近年来，随着公共图书馆社会地位的不断提升，图书馆对档案管理共作也给予了高度重视。在过去的时间里，文书工作与档案工作相脱节已经成为档案管理工作中普遍存在的问题之一，想要将这一问题有效解决，采取一套适合图书馆内部工作的“文档一体化”系统软件至关重要。结合公共图书馆档案管理的需求来看，“文档一体化”系统软件除了要具备档案管理的日常工作之外，还要具备相应的辅助功能，比如说：将文件按年度整理、筛选、组卷、编目，打印《案卷封面》、《案卷目录》、《归档文件清单》以及《卷内目录》等，对于部分有归档价值的重要文件还可以进行全文扫描录入，如果是电子文件或是通过网络收发的文件，只要将文件内容存盘后，再打印几份纸质文件备用即可。这样一来，不仅可以提高档案管理效率，降低管理人员工作量，而且对档案管理水平的提升也具有重要意义。

3 结语

综上所述，本文首先对现阶段公共图书馆档案管理的现状进行分析，并在此基础上探讨如何实现档案管理“文档一体化”，以此来日后此方面工作的开展提供一定的参考。在信息化时代背景下，我国现阶段公共图书馆档案管理工作仍然存在一些有待解决的问题，这些问题的存在一方面降低了馆内资源利用率，另一方面则制约了公共图书馆的发展脚步。基于此，实现档案管理“文档一体化”势在必行，图书馆管理人员需要根据当前档案管理的现状，对管理模式进行不断优化与完善，采取先进的“文档一体化”系统软件，从根本上实现档案资源的有效共享，以此来提高档案管理水平，将图书馆的社会效益发挥到极致。

参考文献

[1]胡忠华.现代公共图书馆档案管理實现“文档一体化”初探[J].兰台世界，2011（s1）.

[2]吴海燕.“互联网+”时代高校文档一体化档案管理建设[J].兰台世界，2017（06）.