浅谈企业档案数字化建设中的若干问题

王晓雷

摘 要：在档案数字化建设的过程中，档案工作者往往会被一些问题所困扰。本文将结合笔者的工作经验，对几点常见的问题进行论述。

关键词：企业档案；数字化；问题

随着计算机技术的发展，各行各业掀起了一股数字化、自动化的潮流。而对企业来说，档案的数字化建设则是办公自动化的重要组成部分。尤其是在国家出台了相关的数字档案馆建设指南及建设标准后，越来越多的企业档案馆进行了数字化建设。但是在数字化的过程中，往往会遇到一些阻碍数字化建设，并影响之后档案管理及档案利用的问题。下面，笔者将结合实际的工作经验，列出几点较为常见的问题，并提出一些问题的解决方法。

1 档案系统难以使用

在档案数字化建设之初，选择一款适合的档案管理系统可以说是一项尤为重要的工作。但是，部分企业档案馆的档案系统，却无法适用于日常的档案工作。例如，一些系统是作为企业办公自动化系统的一部分，忽略档案工作的实际情况而被分配给档案馆的；还有一些，则是由于企业的领导者或档案人员仅为了“数字化”而“数字化”，一味的追求所谓的“高大上”，而选择了与日常档案工作不相匹配的档案系统。其结果，或是档案系统被弃之不用，或是在原本管理方式不变的情况下，额外的增加了一份数字系统的数据录入及维护工作。不但无法为档案工作提供助力，反倒会成为档案工作者和企业的负担。

为了应对这一问题，档案工作者应尽量选择可以进行定制开发的档案系统。在系统开发时，可由档案馆数字化负责人，与系统开发方的系统分析师、信息管理专家等共同进行系统规划。结合平日工作的规范与习惯，分析需求，梳理出业务流程与数据流程，并做好规范化的数据字典等。此外，也要充分考虑系统的兼容性、可擴展性、以及系统完成开发后的后续维护服务等。

2 档案数字化不分轻重先后

由于档案数字化转换比例影响着数字化档案馆的达标与否，因此，有不少企业的档案馆在数字化工作中仅仅追求数字化转换的数量。以企业大量的人力、物力为代价，并耗费过多的时间，将其保存的档案全部进行了数字化转换。

但从根本上说，企业档案馆终究是为企业的研发、生产、经营、管理等工作提供支持服务的部门。在档案数字化转换的过程中，应以企业的需求为导向，对利用频繁、价值较高的档案优先进行数字化。以较小的人力物力的消耗，更快更好的为企业的其他部门提供数字化档案的利用服务。而对于那些较少使用的，或价值较低的档案，则可采用“边用变转换”的原则。即有需要时再进行数字化转换。不仅不会对档案的正常使用造成过多影响，也可减轻企业及档案工作人员的负担。

3 轻视档案系统的利用与开发功能

在一些档案利用频率较低的企业中，其档案馆往往只习惯于做好档案的收集、整理和保存工作。纵使在档案数字化后，这种习惯仍会保留下来。而对于那些档案利用率较高的企业来说，其对档案系统的检索和借阅功能则可能会更加重视一些。以便在有需要时，能更快的检索出相应的档案，并及时为借阅人办理档案的借阅手续。

然而，档案的利用与开发是档案工作的重要一环。数字档案系统所具备的功能，也不应仅限于档案的接收、整理、保存、检索和借阅。电子档案的浏览、借阅权限的在线审批、档案信息的深层次加工和信息推送等，都应是数字档案系统所具备，且能够被档案工作人员善加利用功能。

以实际工作为例：通过档案系统为企业内的不同人员设置各自的浏览权限，使其能自行通过档案系统客户端或与档案系统相关联的网页浏览到需要的档案资源；为不同的档案添加知识标签，以便档案利用人能以不同的方式、角度去快速、便捷的找到所需的档案资源，同时也便于档案人员在分析使用者的浏览习惯后，更加精准的为档案利用人推送档案信息资源，化被动为主动；通过档案系统，将原本不同类别的档案关联、整合，使其可以在诸如项目投标，网页宣传等需要大量、多种类型档案的地方发挥作用。

只有运用好数字化档案系统的档案利用与开发功能，才能真正的做到企业档案工作的提质增效和创新发展。增加档案部门的活力与竞争力，协助企业增产增效，提高档案部门在企业内的价值。

4 忽视了数字档案的保密工作

档案保密工作不仅关系企业的效益与生存，甚至会影响到国家的利益。

许多企业档案馆虽能很好的实行实体档案的保密工作，却有可能忽视数字档案的保密工作。如将涉密的数字档案置于连接外网的档案系统中，或用移动存储设备随意的拷贝电子文件等。在面对数字化档案时，许多不经意间的举动，都有可能造成涉密档案的外泄。

关于数字档案的保密工作，笔者认为应该做到以下几点：第一，无论涉密与否，企业档案系统都应与互联网物理隔离，运行于企业的局域网内。第二，对于保密要求较高的数字档案，应置于专门的涉密计算机中，并与所有网络物理隔离。第三，所有的系统中都应安装病毒防护软件，使计算机因意外接入互联网或插入染毒移动存储器时，免于受到病毒感染或木马程序的攻击。第四，不使用无线鼠标、键盘等无线外设，以及拥有数据存储功能的打印机或扫描仪等，以免在使用这些设备时造成涉密档案的泄露。最后，不随意使用移动存储设备拷贝数据，尤其不可将移动存储设备在外网机与内网机之间混用，以免染毒存储设备盗取涉密数据。

当然，关于数字档案的保密工作，不仅要做到以上几点。加深对数字档案保密工作的重视程度，制定完善的保密制度并严格执行，才是做好保密工作的根本。

5 因档案数字化而盲目销毁实体档案

对于部分档案馆规模较小的企业来说，对档案进行数字化的主要原因，便是为了节省档案的存放空间。

在对档案进行数字化转换后，一些小规模的档案馆不仅会对一些已经超过保管期限和在档案收集范围外的文件进行销毁，还可能私自将一些仍在保管期限内的档案进行销毁。而这么做，除会违反档案的相关法规外，更可能对企业的实际工作与运营造成困扰。

从法律方面的需求来讲，企业所需要的是档案的法律凭证性与法律效力。虽然数字档案具有一定的法律凭证性，但由于其本身具有的易修改性等特点，可能会使数字档案的凭证性降低，且其法律凭证性也并不能保证其一定具有法律效力。在真正使用数字档案时，可能需要通过司法鉴定中心、公证处等部门予以鉴定、公证。此外，在不同法院中，对于数字档案的法律效力的认可度也有所不同。

从企业经营活动的需求来讲，实体档案也有着数字档案所无法替代的作用。如在进行企业的荣誉展览、宣传时，实体档案展品往往比数字化的文字、影音等更加具有吸引力和说服力。而在企业进行投标时，招标方也常会要求查看合同、奖状原件等实体档案，以此来确认投标企业的实力与资格。

档案的数字化并不是盲目抛弃实体档案的理由。在实体档案存放空间确实不足时，除结合实际需求依法依规实行档案销毁工作外，也可考虑档案托管单位的档案托管服务。

6 结语

本文所列举出，仅为笔者所了解的一些较为常见的问题。随着档案数字化建设的发展，更多的问题也将随之而来。而结合实际的工作情况，找出这些问题的解决之道，则是需要档案工作者不断的思考与探索。

参考文献

[1]王芳.数字档案馆学[M].北京：中国人民大学出版社.2010

[2]国家档案局办公室. 企业数字档案馆（室）建设指南[Z].2017-9-1