高校电子档案管理的问题分析

刘国萍

摘 要：网络技术被广泛运用到各个领域，高校的档案管理也进入了电子管理的時代。电子档案管理能够有效提高高校档案管理的工作效率，但是高校的电子档案管理从无到有、从有到运用熟练是需要一个过程的。针对高校档案管理现状，深入剖析高校档案管理特点及电子文件档案管理中存在的问题，提出了可行性解决办法，试图探索高校电子文件档案管理的新途径，使高校档案管理更趋科学，方法更为有效。

关键词：高校；档案；管理；问题；分析

“互联网+”的发展促进了档案管理方式和内容的改变，档案存储途径、存储方式基本实现了信息化，电子档案因在传递速度上拥有纸质档案无法比拟的速度优势，更符合信息时代信息共享的要求，为档案部门提高服务能力、改善服务效果带来质的飞跃。但也存在着一些问题。

一、高校电子档案管理现状及问题

电子档案在提高工作效率的同时实现资源共享，借阅和使用都具有比纸质档案更为便利迅捷的条件，能够提供更为全面便捷的服务。电子档案突破时间和空间的限制，实现档案共享的便利，便于查阅和利用。但由于电子档案本身对计算机和网络设备存在高度依赖性，而计算机和网络容易遭到病毒的破坏或黑客的攻击，电子档案对档案保存的安全性有更高的要求。

（ 一） 高校电子档案管理的内容

高校电子档案管理的内容包括学校制度性的电子文件、高校主页网站信息及重大活动中所形成的照片或视频资料、学校内部局域网平台的数据库及数据库管理系统的信息资料、学生的学籍及成绩等，按照类别大致可以分为： 学生档案、教学档案、科研档案、党群行政档案和人事档案、基建财务档案、校史及宣传档案等类别。事实上，高校为应对种类繁多、任务繁杂的档案管理，基本上是按照类别分别由各归口部门来管理，科研档案归科研处管理、财务档案由财务处管理、人事档案由人事处管理等等，每个部门由专人兼职管理档案材料。其中教学及科研档案因为有评估和考核的需要，相对较齐全外，人事档案电子化的难度最大。

（ 二） 高校电子档案管理的问题

1.电子档案建立过程和查阅过程缺乏制度规范，没有统一标准。一方面电子档案的存储制度和标准不完善，归档程序不明确，对于电子档案的收集、整理、筛选没有规范化的标准执行。而且电子文档要经过不同部门才最终完成，在电子档案建立、传输、转移和接收的工作过程中，一些档案管理人员没有考虑到档案管理工作的技术性与特殊性，各部门各自为政，电子档案存储设备选择、数据格式分类不统一，造成电子档案资料的损坏与丢失，导致电子文档的归档要么重复储存，要么就会出现缺失。另一方面，一些重要的档案资料没有备份资料留存，一旦数据丢失或者被篡改，难以复原。因此，必须建立起一套有效的、完备的电子档案归档和查阅制度，以免造成电子档案资料的损坏与丢失。

2.电子档案管理人员的专业意识和专业技能需加强。高校纸质制度性档案文件一般由校行政办公室下设的档案科专人管理，其他按照类别分别由各归口部门人员兼职管理，各部门领导对电子档案管理的重视程度因人而异，工作效率和质量参差不齐。档案电子化管理过程对管理人员的业务知识和计算机技能提出更高要求，各部门专、兼职档案管理人员缺乏电子档案管理的相关培训，难免会降低档案收集的质量，造成电子档案管理工作整体水平不高。

3.对档案电子化过程中投入的资金不足。部分高校对电子档案管理的规范性重视不够，有关规范性要求落实不到位。在高校管理资金不足的情况下，在档案管理上所投入的资金和设备能省则省，观念上的疏忽严重阻碍了电子档案信息管理系统的建设，制约了电子档案的发展。

二、高校电子文件档案管理问题的解决途径

如何搞好电子文件档案的应用及管理是新时期高校档案工作面临的一项十分紧迫的任务。高校电子文件档案管理要做好以下几方面的问题：

（一） 应加快高校电子文件档案的信息网络化建设工作

高校电子文件档案信息网络建设是实现电子文件档案有效利用的基础，建设高校电子文件档案信息网络需要做好两方面的工作：

1.制定出学校电子文件档案网络建设的总体规划，使信息网络建设有计划，有步骤，有重点的进行。既要有学校规划，还要有部门规划； 既要有长远规划，还要有短期规划。

2.制定统一的电子文件档案信息网络应用标准。只有统一的网络系统，才能实现电子文件档案资源的有效共享，保证学校各部门能高效，快捷，简易地获取信息网络中任何档案数据库中的档案信息。

（二）建立适合高校档案管理的电子文件归档制度和使用制度

高校电子文件档案数量大，种类多，涉及多个部门，原始电子文件的及时归档和储存至关重要。要建立专门的电子文件归档和使用制度，制定电子文件档案的接收，检验，保管，利用，鉴定，销毁制度，设置操作流程，档案操作各部门要专人专机。要统一各部门电子文件档案存储的格式和存储软件，防止电子文件档案在格式转换或由于软件兼容性等问题被意外损坏或丢失。对电子文件档案的操作人员要有专门的身份验证和数字签名等识别手段，并设置相应读写权限，预防电子文件档案被非法访问和随意删改。在确保档案信息安全的前提下，促进电子文件档案的有效共享。

（三）加强电子文件档案存储设备以及网络设施的安全工作

1.保障电子文件档案存储设备的安全，要不断更新和改进存储设备，定期对软硬件进行升级，定期对设备进行维护更新，保证存储设备处于良好状态。

2.使用不同的存储媒介，定期对电子文件档案进行备份存储，防止电子文件档案在意外情况下丢失。还要通过网络防火墙、病毒预防等措施，加强电子文件档案在存储过程中的安全。

（四）高校电子文件档案在存储过程中，为了保证电子文件档案的存储寿命，对电子文件档案的存储环境要求很高，对存储环境的温度、湿度、防磁性等方面都有严格要求，要保证档案具有安全的存储环境。同时，不断更新存储技术和设备，不断改进现代化管理手段，保证电子文件档案存储的有效性和可读性。

（五）加强安全密钥的分属管理。安全密钥是打开电子档案的一把钥匙，是破解安全防护软件的重要工具。高校应加强安全密钥的分属管理，要本着确保信息安全的目的，减少档案的提取流程。高校可以采取指纹认证方式，采取指纹认证后能够确保提取人身份和证件统一，然后实行一人分管多个安全密钥的方式，增加获取安全密钥的认证信息就可以了。

（六）提高管理人员的素质。要提高管理人员的素质必须加强工作人员的思想政治建设、职业道德建设。

1.要开展关于档案管理工作人员的思想政治教育学习活动，树立爱岗敬业模范，提高工作人员的工作积极性以及对职业的热爱程度。

2.要给档案管理人员提供职业技能培训渠道，加强他们的职业技术培训，要求他们掌握相应的软件运用方法、数据管理方法，使之能够满足高校电子档案管理的工作需求。

总之，信息技术为高校档案管理注入了新鲜血液，提供了新的管理方法和手段，高校充分利用电子文件档案，借用电子档案的技术来保障高校档案管理工作的顺利开展，才能确保每一位师生的利益不受侵犯。发挥电子文件档案的应有作用，才会使高校档案管理更有效，更快捷，更方便。

[参考文献]

[1]陈航.高校电子档案管理的优化策略分析[J].求知导刊2016（1）：72

[2]孟繁俐.高校电子文件档案的应用与管理[J]. 中国高新区2018（1）：79

（作者单位：潍坊学院 经济管理学院，山东 潍坊 261061）