论“档案的前身”文件的过程控制方法

摘 要：对于档案的前身文件来说，其质量直接决定后来档案的质量，因此在文件阶段对文件的过程控制显得尤为重要，本文主要列举了在文件控制阶段的一些手段和方法，以此来提升文件质量。

关键词：核电文档 过程控制 管理方法

1 绪论

核电工程是一个复杂的系统工程，其接口复杂、工期长、文件数量巨大、文件种类及版本繁多。文檔作为核电站建设各项活动的原始记录，良好的文档管理能够有效地控制其工程质量，文件的过程控制主要指对文件的编码控制，文件接收、核对、分发、记录、更新、临时储存、预归档。确保文件使用者能够及时获得适用、有效版本的文件，确保项目文件和资料充分满足工程项目的正常运作，为日后档案工作打好基础。

2文件过程控制方法及内容

2.1日常检查

文档管理特别是文件控制阶段基本实现了线上电子流程操作，文件基本电子受控，每日收发文及内部文件处理通过文档管理系统，因此建立日常检查机制是基本要求。具体如下，在文档管理系统中建立各类搜索模板，将当日需处理文件及时搜索并处理，保证文件处理及时性的同时，可以将每日处理文件进行属性值检查，搜索模板根据相应搜索值建立，使用时直接点击运行，简单有效。

2.2月度自查

为进一步规范文档管理系统文件的管理，结合集团公司的管理要求，每月对文档管理系统中处理的所有通过正式渠道传递及正式发布的文件进行月度自查，通过对系统中文件分发效率、分发准确率、属性值著录准确率、文件质量抽查准确率、版本控制有效性以及系统中文件夹及文件的路径准确率、信函（包括收函及发函）按期答复率等进行检查，并将检查结果与上月数据进行对比，以及与公司要求达标率进行比对，并针对错误数据进行整改，将检查结果以表格形式进行展现，并最终形成月度自查报告。

2.3 利用质量管理工具

在文控工作中利用STAR自检： 由STOP、THINK、 ACT、 RIEW 这四个单词的首字母组成，指在作业过程中应不断进行思考、自我检查与确认。适用于任何作业活动开展前及执行过程中，倡导质疑的工作态度、严谨的工作方法和沟通的工作习惯，加强事前事中自检控制而不是依赖事后的质量验收。

STAR 自检有四个过程组成：即STOP- 停；THINK- 想；ACT- 做；REVIEW- 查明星自检实施的主体是群体中的个体，它强调个体在预防人因失误上的重要作用，因为个体既是人因失误的制造者，同时又是人因失误最直接、最有效的纠正者。

通过明星自检能够帮助我们杜绝“想当然”意识，纠正习惯性的不良工作习惯和工作方法，严格执行程序及作业指导性文件，减少不必要的人因失误，养成“质疑”的工作态度。

2.4 利用图表趋势图进行文控质量分析

将每月文控自查报告总文件的准确率和及时率汇总，并通过图表形式表现出来，能清晰且直观地得到本月与上月的变化趋势，便于及时查找原因，通过经验反馈进行总结提高。图表可以做整体的趋势图，也可以做个人趋势图，总体趋势图能一目了然看出文件控制质量趋势，个人趋势图便于及时发现错误数据是哪些，并进行分析哪些属于人为错误，哪些属于系统问题，对人为错误进行有针对性改正，对于系统问题造成的错误，要分析问题产生原因并进行表格登记，汇总常见问题后向信息人员进行反馈。

2.5 每月经验反馈

每月结合月度自查结果及本月工作中发现的问题以及其他渠道得到的反馈信息，进行文控组内经验反馈，经验反馈内容主要包括以下几点：

1）本月文控自查报告情况介绍，将报告主要情况对文控组全员进行介绍，了解本月文控检查情况；

2）自查报告错误数据详细说明，将报告中具体错误逐条列出，并标出错误原因，提示文控人员注意，避免相同错误重复出现；

3）本月文控工作中通过各种渠道反馈得到的需要经验反馈的事例；

4）各类文控相关管理要求宣贯，将本月发布的文控相关管理要求，统一集中进行宣贯，起到强化效果。

2.6 文控应急预案

文件控制阶段对时效性要求较高，为迅速、有效地处置突发事件，并尽早予以防范，确保文件的及时传递和有效管理制定文控应急预案。对于已基本完全采取线上编审批流程的文件，因系统故障，无法正常处理文件时，需文控人员在尽可能不影响系统后续流程前提下，手动进行某些操作，保证文件处理的及时、有效。文控应急措施，主要包括以下几点：

1）文件传递出现延迟

文档管理系统同步出现延迟，文控人员需通知通信各方，暂通过邮箱进行收发处理。

2）通过系统线上编审批生成的文件流程出现故障

文控人员需手动添加编号及编审批人名及日期。

3）通过其他流程产生的各类文件在业务流转中出现故障

若紧急文件文控人员配合业务部门将线下生成纸质文件电子扫描件上传系统。

定期对发生的问题，进行梳理、汇总、及时进行反馈，并组织文档人员开展内部培训，掌握各类正确操作处理方法，努力将隐患减少到最低限度，保障工程建设各项工作顺利开展。

3 结束语

核电文档管理人员必须具备较强的文档管理能力，特别是对“档案的前身”文件的过程控制需采取一定的措施和方法，保证文件阶段的质量，才能形成合格、完整、准确、系统的项目档案，为核电厂的建设和安全生产、运营提供档案和信息保障。当然，要做好核电工程文控管理工作，只有上述内部控制环节还不够，还应定期对参加单位进行文档管理监督检查，从源头保证文件质量。同时也要加强对文档管理人员的培训，切实提高核电文件控制管理水平。

参考文献：

[1] DA/T28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

[2] EJ/T1225-2008核电文件档案管理要求

作者：高林（1982-），女，山东烟台人，大学本科，馆员，国核工程有限公司。