机关事业单位档案数字化建设面临的问题与措施

张国红

摘 要：随着社会经济发展脚步的加快，我国各个领域的发展形势都产生了极大的改变，这些变化给我国机关事业单位的发展创造了有利条件，也引起了单位领导对档案管理工作的高度重视，机关事业单位的档案管理逐渐走向科学化、数字化，从而促进档案管理的有效性发挥。当前的社会结构越来越复杂，档案数字化建设也成为人们关注的重点。

关键词：机关事业单位；档案；数字化建设；问题；措施

一、当前我国机关事业单位档案数字化建设面临的主要问题

从如今我国机关事业单位档案管理的实际工作情况来看，有大部分区域已经对档案数字化建设引起了高度重视，认识到了这对做好档案管理工作的重要性。然而在机关事业单位档案数字化建设的过程中依然存在着许许多多的问题，这在一定程度上阻碍了机关事业单位档案管理数字化建设的进一步发展，也不利于档案管理工作的有效性得到发挥。与我国传统的档案管理相比，进行数字化的档案管理更能促进机关事业单位高素质人才的引入，也可以让档案管理中的资源得到有效共享利用，达到机关事业单位各项工作的推进，从而实现全新的发展。

（1）在档案管理中对数字化建设的认识不到位

在我国机关事业单位档案管理工作中，虽然大部分档案管理者对数字化建设都表示认可，但是如果要想将数字化充分应用到档案管理中依然存在一定的困难。因为有很多机关事业单位基本上没有对档案管理的数字化建设做全方位的了解，所以在档案管理的实际工作中无法发挥数字化管理的有效性，在一些档案数据信息的处理上严重缺乏灵敏度和保密性。由于档案管理人员对数字化建设的认识不到位，促使机关事业单位在档案管理工作中的效率低下。所以，机关事业单位应该把档案管理数字化建设列为所有工作中的重点关任务，加强对相关人员的培训，促使他们提高在档案管理中对数字化建设的意识，擅于用发展的眼光来看待档案管理工作，以满足当前社会发展下的相关要求。只有这样才有助于机关事业单位充分认识到数字化建设对档案管理的重要意义。

（2）没有足够的经费投入

之所以大部分机关事业单位的档案数字化建设没有明显的进展，有很大的原因是单位没有投入足够的经费作为支持。对于档案数字化建设而言，其在设备上本身就具有非常高的要求，不但要求具有高质量的硬件设施，最重要的是还必须具备先进的软件系统。从当前我国数字化发展的实际情况中可以看出，尽管在硬件设施设备的运用上我国已相当纯熟，并且在软件系统的研发中也有很多突破性的进展，然而这些在机关事业单位中并没有得到充分地应用，依然存在有的单位投入资金不足的问题，所以相应的数字化建设方面的设备就不充足，软件系统也得不到及时的更新和维护，因此在机关事业单位档案管理的数字化建设中没有保证其得到进一步发展，造成档案管理工作的低效率。保证充足的经费投入到档案管理数字化建设中至关重要，也是档案管理系统能够及时得以完善和更新的必要条件，并且有利于提高机关事业单位中档案数据信息的安全性、可用性，同时有效避免相关资料发生泄漏的情况，降低单位不必要的损失。

（3）档案管理人员的专业性不强

达到机关事业单位档案数字化建设对档案管理人员也有较高的要求，他们不仅要具备较高的综合素质，而且必须具有较强的专业技能来为档案数字化得到更快的建设提供技术支持。但是，当前机关事业单位大多档案管理人员多为兼职人员，身兼数职，专业性不强，加上档案建设正值重要的转型时期，有些以往的档案管理人员不能满足当前社会发展对他们的新要求，所以导致机关事业单位档案管理数字化尚无法真正建立起来，并且在对数字化技术的运用中没有将有效性充分发挥出来，以致于档案管理中发生许多不合理的问题。数字化技术本身就具有更新速度快的特点，所以需要档案管理人员不仅具备较强的专业技能，而且还有一定的数字化技术水平，所以机关事业单位在档案管理数字化建设的过程中注重对高素质专业人才的引进极为重要。

二、促进机关事业单位档案管理数字化建设的有效对策

（1）在档案记录中注重数字化管理

记录工作是机关事业单位档案管理工作中的重要内容，所以记录工作的质量直接关系着整个档案管理工作是否能够得到有序进行。在以往的档案管理过程中，负责记录工作的人员通常必须在各个工作部门中奔走，所以不仅工作量相当大，而且还会耗费大量的时间，缺乏较高的工作效率。实现档案管理数字化建设可以有效解决这些问题，通过建立起不同的账户名称，各业务相关工作人员通过系统把本部门的实际资料上传到特定的计算机网络终端，既节省了人力资源，又提高了工作效率。然后就可以根据日常工作的实际需要进行查询，有效的做到随用随查。

（2）提升檔案数据信息的共享性

在机关事业单位档案数字化建设中应采取有效策略提升档案数据信息的共享性，但是这必须建立在信息安全得到保证的基础上。只有在这样的情况下，才能有效达到高效传递相关的档案信息，从而在招聘人才的时候才能进行合理化地选用。一般而言，在机关事业单位档案管理的数字化建设中会涉及到一个非常复杂的系统，其中大致包含了系统的设计、档案的录入和输出以及硬件设备的选用等等。机关事业单位的工作内容本来就复杂而量多，所以只有达到档案管理数据信息处理系统的完善，提升档案数据信息的共享性，才有利于将档案管理工作做好。

（3）强化档案管理人员的技能水平

强化档案管理人员的技能水平很有必要，企业可以实时的对相关人员进行技能培训，增强他们档案数字化建设的意识。单位可以多引进一些专业技术强的档案管理人才，建立一支专业性强的档案管理队伍。同时，对档案管理中的岗位也要进行科学化地安排，尽量为优秀的人才提供更多的机会，督促其他档案管理人员不断提高自己的综合素质和管理水平。

总的来说，随着社会发展的节奏越来越迅速，相应的我国科学技术水平有了很大程度上的提升，无论是网络化还是数字化，这些都是目前我国社会发展的主流，机关事业单位档案管理的数字化建设是必然趋势。实现档案管理数字化有助于数字化技术得到充分利用，还能在机关事业单位进行人才招聘时发挥巨大的作用，而且能进一步达到人才考核机制的完善。所以，相关人员应对档案数字化建设中存在的问题进行深入分析，从而探索出有效的解决措施，帮助机关事业单位更好地开展档案管理工作，这也是当前我国机关事业单位的重要工作内容。

参考文献

[1]刘亚.事业单位档案管理数字化建设[J].环球市场信息导报，2014（23）：151.

[2]王梅.事业单位档案数字化建设面临的问题与对策研究[J].卷宗，2015（11）：51-52.

（作者单位：广东省深圳市龙华区安全生产监督管理局）