文书档案管理中存在的问题与对策

谭海军

摘要：信息技术的发展使人们对信息管理产生了一些新的认识，在文书档案管理中提供了便利，现如今，文书档案管理在企业中的占有重要的地位。提高企业文书档案管理水平，能有效加速其标准化发展，促进其规范化，对于提升单位文书档案的有效利用有着极大作用。本文主要阐述了现阶段我国文书档案管理中存在的问题及对策。

关键词：档案；有效管理；问题；对策

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2018）018-0117-01

现阶段，我国文书档案管理工作质量逐年下降，导致部分企业的总体工作效率难以得到有效保障，从而对企业的现代化发展形成阻碍，为能够明确文书档案管理的工作内容，充分提高文书档案管理的有效性，从而让文书档案管理工作更加规范，向标准化发展方面进行优化与调整极为必要，文书档案管理在推动企业迈向现代化发展中起着重大作用。

一、文书档案管理中存在的不足

1.文书与档案工作衔接范畴的问题

文书工作和档案工作有很多相似之处，但又不同，文书和档案工作采用分决制度管理，二者之间相互配合、协调，可形成有效且科学的管理制度。但是这种管理制度又有很多不足之处，在某种程度上拉开了文书工作和档案工作的距离，二者之间不在相互联系，文书工作不了解档案工作的内容，档案工作也不参与文书工作的范畴，导致二者没有衔接，诸多过程出现脱节。目前，大多企业文书工作和档案工作的衔接问题都不规范，问题重重，应加以管理。

2.文书档案管理人员的问题

文书档案管理工作人员问题较为常见，在多数企业中均有存在，造成其产生该问题的原因较多，但就总体而言文书档案管理人员不足问题主要来源于三个方面，首先是人员使用不得当，由于文书档案管理工作存在感较低，因而不容易在企业内部受到重视，这便导致部分企业的文书档案管理工作仅采用其余部分的工作人员顶替，而非是专业文书档案管理人员，这不仅使文书档案管理工作质量有效下降，同时在工作过程中也容易出现大范围纰漏，从而失去了文书档案管理工作的基本意义。其次在人员选择方面，由于部分企业未能有效提升文书档案管理工作质量，使在选择文书档案管理人员过程中，未能将其专业水平与素质考虑在主要的人员考核范围内，进而极大的增加了文书档案管理风险。最后是文书档案管理工作的资金投入不足，使其人员数量难以得到有效提升，导致文书档案管理团队人员始终保持在数量较低的工作环境内，这不给剩余文书档案管理人员带来的工作压力，而且还会出现很多档案管理工作的不规范问题。

3.对待工作的重视度较差

很多人认为文书档案管理工作是可有可无的工作，在单位不占有总要地位，单位和领导也不重视，从而导致文书档案管理人员没有任何延伸，一味单纯的把工作当成资料的收集与整理，对待工作态度也不认真，就算工作有点失误，也不会有严重的处分，所以导致了文书档案管理工作人员懒散，工作效率低，严重影响企业的风气。

4.文书档案管理人员的专业素质问题

在科技飞速发展的社会背景下，文书档案管理工作的内容不断增加，同时对技术人员的能力要求也越来越高，文书档案管理人员不仅需要最基本的专业素养，还需要具备专业的技术能力，如计算机办公软件，互联网应用等等，但是很多企业单位对档案管理岗位要求很低，配置的工作人员参差不齐、不专业，甚至一些年龄大的档案管理人员还处于最原始的状态，手工录制操作和管理，无法数量实用计算机办公软件EXCEL、WORD等，更不会专业的档案管理软件，思想落伍。

5.文书档案管理工作效率低的问题

在当今的社会，信息技术可以说每天都在更新，文书档案管理也离不开信息技术，信息技术不仅方便快捷，而且可大大降低错误率，但是很多单位的文书管理人员因岗位固定，适应了人工操作和管理档案，一些年老的工作人员不适应社会的脚步，不愿意接触新鲜失误，还停留在手工記录的方式上，这样大大降低了文书的档案管理效率，给自己加大了工作量，而且错误率还大幅度上升，导致很多工作需要重新做。

二、文书档案管理对策

1.提高重视，定期汇报

目前，很多企事业单位文书档案管理工作都存在很多问题，主要原因在于单位对文书档案管理不够重视，觉得这个部门不重要，因此，在实际工作管理中，要以领导为中心，相关的管理人员都应该加强对文书档案管理的重视，将实际工作和本职内容落实到工作进度上，定期做汇报，相互监督，大家一起努力，提供工作效率。

2.岗位调整，划分责任

当前很多企业单位文书和档案都是分开管理的，独立进行，这样的规划即增加了管理人员的工作量，同时也浪费的资源，没有合理利用。要想提供文书档案管理的工作效率和资源的合理利用，对部门岗位进行调整是必然的，首先将文书管理和档案管理合并到一起，然后具体划分工作类别，将不同的人员根据个人实际情况分配到适合的岗位，这样仅能提高工作效率，有能缓解人力资源的管理的压力，资源合理化利用。

3.有效提高文书档案管理人员的综合素质

文书档案管理队伍的综合素质直接影响企业的文书管理水平，所以提升文书档案管理人员的综合素质迫在眉睫，管理人员应该具有档案文书的专业知识以及熟练的业务技能，更要具备良好的专业素质、积极的思想理念。专业的文书档案管理人员还应该持续学习，开拓视野，把握档案领域的发展趋势，在竞争日益激烈的社会中，稳步促进文书档案管理的规范性。

4.充分利用网络信息技术改革管理方式

信息网络的发展给文书档案工作带来新发展，从原始的传统手工录入的工作方式，逐渐转变为信息技术管理，充分利用网络的优势，不断提供文书档案管理的工作销量和工作质量，另外，大型有条件的企业可以网络技术的链接，将文书档案部分和其他的部分联系起来，实现资源共享，加强各部分之间的相互交流，为单位今后的发展奠定基础。

三、结语

文书档案管理工作重要性不言而喻，在现阶段的工作过程中，部分企业在文书档案管理过程中，仍存在较多问题，成为阻碍文书档案管理工作迈向规范化与标准化发主要问题，因而为能够有效的对以上问题加以解决，并制定行之有效的解决方案，需通过加强管理、提高重视度及建立制度等方面人手解决，以此为我国文书档案管理工作的现代化发展创造有利环境。因此，加强文书档案管理的研究，对推动档案管理健康发展具有重要现实意义。