职业院校档案建设与管理工作探析

陈琦

【摘要】档案建设是衡量一个学校管理水平的重要尺度，也是新形势下挖掘档案资源价值的重要手段。本文依托职业院校档案管理实际，从问题分析中来提出改进对策和建议。

【关键词】职业院校；档案管理；建设措施

学校档案是贯穿整个教学、科研、管理等领域所生成的各类原始材料、证明、报表等内容，这些资料的收集、存储与管理成为档案建设工作的核心内容。随着职业院校办学历史及特色的不断积累，档案资料在不断增加的过程中，逐渐成为学校发展的宝贵资源。然而，在推进职业院校教改深入开展的过程中，很多职业院校档案建设及管理工作仍被忽视，严重制约了职业院校档案的利用率。

一、当前职业院校档案管理的问题

（一）对档案建設工作重视不足。档案是职业院校各部门在长期的实践管理工作中所积累的宝贵资料，比如教学中的教学纲要、科研部门的科研规划、专业课程改革及教学经验总结等。然而，由于很多院校忽视档案的重要性，未能将之置于应有的地位。一些院校档案室档案管理岗位人员缺失，甚至陷入无人管理的窘境，也未能纳入学校日常管理工作中去。由于管理意识不到位，忽视档案管理在各项工作事务中的积极作用，导致学校档案建设被动，错误地认为将一些没有用的资料进行堆放即可。还有些院校领导不重视档案建设，也没有从人力、物力、财力上进行档案规范化建设，降低了档案管理的效率。

（二）档案管理方法陈旧。纵观当前多数职业院校档案管理现状，管理方式陈旧成为事实。一些职业院校在档案收集、统计、归类、存取上还处于手工作业状态，使得档案资料耗费庞大的人力、物力，却难以提升档案资料管理效率。

（三）档案管理软硬条件落后。档案管理与建设，需要从软硬件设施投入上来提升档案管理水平。但事实上，多数职业院校档案设备、软环境落后，难以满足档案建设发展的需求。有些院校档案室缺乏应有的通风、防火、防潮设施，给档案资料的存放带来安全隐患。档案管理软件开发水平滞后，很多院校档案室计算机未能联网，档案数字化建设瓶颈降低了档案管理效率。

（四）档案管理机制不健全。档案管理具有综合性，既要从档案管理专业素质上来满足档案资料的科学化管理，还要从管理机制建设上，优化档案资源的录入、收集、存储、开发等流程。然而，很多院校档案室工作人员并非经过相关专业技能知识的培训，对档案管理的认知与技能不足。比如具备档案管理专业知识的人员比例严重不足，档案专业化管理水平较低；档案管理信息化建设进程受阻，难以适应新形势下档案信息化管理要求；档案资源开发不到位，通常档案进柜后就少有人问津，失去了档案管理的意义。

二、完善职业院校档案管理建设的对策和建议

（一）摆正思想，重视档案建设与管理。档案管理工作要给予足够的重视，要从思想上、行动上摆正态度，特别是职业院校管理者，要认识到档案管理的价值和意义，摒弃保守、封闭的观念，解放思想、改革创新，推进档案管理工作走向科学发展道路。以校领导为核心组建职业院校档案管理工作小组，全面规划档案建设发展思路，深入各部门、各学科实际，自上而下细化各项管理措施。比如围绕档案建设工作，选拔专业素质高、责任心强的师资人员组成档案管理小组，明确各项档案管理工作岗位及责任归属，厘清部门档案协同管理关系，全面促进职业院校档案建设工作的有序、深入开展。

（二）加强制度建设，提升档案管理创新水平。档案管理作为系统性工作，并非对档案资料的简单归类与统计，还需要具备完善的管理技能和档案处理措施，来提升档案信息资源的管理水平。制度建设作为确保档案管理建设工作的基本内容，要立足档案管理实际工作，完善严密而切实可行的管理制度。比如在档案的统一保存、科学管理上，建立档案管理责任制，完善档案管理不同岗位责任，细化档案资料保密制度、档案室资料查阅制度、档案室管理工作制度等，为推进档案管理创新奠定制度基础。

（三）推进档案标准化管理。长期以来，职业院校档案管理处于分散状态，信息化水平不高，档案管理标准化程度不统一，使得档案查阅、管理及开发处于低效水平。以现代档案管理理论为基础，融入现代化、标准化管理理念，特别是在信息化技术下，从档案的建立、查阅、归档等各个环节进行规范化设置。比如对于教研档案，根据学科分类、教学活动、科研实践、总结鉴定、推广应用等阶段，从档案的收集、整理、组卷、保管及开发利用上进行规范化入档，确保档案资料更加完整，为后续档案检索及查阅提供便捷。

（四）实现档案信息化建设。现代信息技术，特别是网络技术、数据库技术的广泛应用，为档案建设与管理提供了技术支撑。当前职业院校档案管理信息化水平较低，档案管理工作方式落后，软硬件环境难以适应新形势的发展需求。为此，从档案数字化收集与处理上，一方面做好纸质档案的管理，另一方面着力开发数字化档案资源数据库系统，提升职业院校档案资源信息化水平，为实现档案信息资源的流动与共享创造条件。注重档案管理创新，优化档案管理条件。比如在档案资料载体信息化建设中，引入新技术、新设备来完善档案现代化管理，构建自动化检索、查阅服务体系；围绕职业院校档案资源实际，从收集、整理上明确重点，协同好档案文书、声像、实物档案的收集与管理，并着力构建电子档案数据库，提升档案数字化开发建设与利用效率。

三、结语

职业院校档案管理应该发挥其重要作用，应该从构建有效的档案管理信息化系统平台基础上，从制度、措施的完善上为院校决策提供参考资料。当然，档案管理建设的关键在于人，一方面院校管理者要给予重视，另一方面要着力提升档案管理队伍的专业能力，特别是引入档案管理培训机制，增强档案管理人员的专业技能和管理水平，开阔档案管理视野，促进职业院校档案管理工作再上新的台阶。

【参考文献】

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