工程单位文书档案管理研究

王秋红

【摘要】本文以工程单位文书档案管理为研究中心，对文书档案管理期间标准化、规范化、文书档案管理部门之间的合作以及资料的收集归类等方面进行了详细阐述，目的是更好地为文书档案管理发展以及进步奠定基础，帮助其更快速适应现代化档案管理的要求。

【关键词】工程单位；文书档案；管理质量

工程单位文书档案管理具有非常显著的机密性以及原则性特点，尤其是铁路施工部门，需要严格遵守文书档案管理的规定制度，并且结合自身的规律性以及工作特点开展文书档案工作。文书档案在档案管理中占有重要地位，文书档案管理中将铁路施工部门相关的文字信息、图片信息、科技信息以及声像信息等进行统计，为铁路施工部门提供安全保障。与此同时，文书档案也是应对突发事件的重要参考资料，其对制定铁路施工的方案非常关键。

一、加强对文书工作的重视，提高文书档案工作的标准化与规范化

当前档案管理正在不断进行信息化改革，积极提升档案管理的水平，在提升档案管理水平期间需要企业做到对档案管理的重视，特别是其中的文书档案管理。企业提高文书档案管理的重视，加大对于文书档案管理资金的投入以及管理技术的支持。铁路施工部门档案管理部门主要管理档案分为：科技档案、会计档案、文书档案、声像档案、实物档案，文书主要是指文件。工程项目施工单位主要牵扯的重要文书包括：业主往来文件、监理往来文件、地方政府往来文件、设计院及指挥部文件等，主要需要注意保存的文件有：牵扯到地亩相关文件、工程量划分文件、奖励及惩罚文件等相关管理类文件。与此同时还需要注意，文书除了一线施工项目文件，还包含公司文书档案，要加强对文书档案管理的培训，不断提升文书档案管理工作的标准化以及规范化，提升管理人员的综合素质。与此同时，还需要加强文书档案管理中部门与部门之间的沟通联系，通过服务方式以及沟通手段的改进帮助文书档案实现管理的进步。现阶段档案管理信息化发展越来越成熟，积极从日常档案管理工作中进行改进，从不同角度对文书档案管理进行抽查，及时进行管理评比，若是在抽查期间发现管理问题一定要及时改正，这样才能保证文书档案工作管理的标准化以及规范化。

二、推动部门合作与档案资料的收集、归类

部门与部门之间的衔接对档案管理来讲至关重要，尤其是在进行文书信息收集以及归类期间，因为收集的信息包含很多部门，所以一定要加强部门之间的联系。文书档案管理人员在进行档案管理期间，需要主动进入各个业务管理部门进行信息的收集，并且详细了解各部门的业务流程，方便数据的计算以及统计。特别是施工方面，大都是一线施工数据，这些数据对施工质量具有直接影响，同时不同施工部门之间若不能实现良好的沟通，将会导致数据接收有误，影响后续施工的进行。一线施工数据文书的统计，可以为后期的施工提供很多参考。在部门之间来回走动的过程中，便于文书管理人员掌握各种信息，并且结合文书档案实际的管理工作，不断对档案管理怎样突出管理重心提出建议，加强信息资料的统计以及收集、整理。推动部门合作以及沟通，为档案资料的整理以及统计奠定基础。资料收集期间需要文书档案管理人员规划好档案管理的重点，档案归类之后能够清晰地对历史发展以及当前现状进行展示，并且还能为文书档案管理的信息归类提供机会，增强文书档案的服务质量，为铁路运输提供更有价值的情报以及参考资料。

三、强化文书档案管理团队的建设以及程序的调整

在文书管理中，档案管理人员的综合素质直接影响到档案管理的质量，组建专业的档案管理团队开展文书档案管理工作，为文书档案管理工作打好基础，自然而然就会逐渐提升档案管理的水平。积极总结文书档案管理的工作经验，及时强化文书档案管理团队的建设以及程序的调整。首先在档案管理综合素质、管理意识方面提升重视，要求他们具备非常强的文书档案管理责任心。其次是档案管理工作者在进行文书档案管理期间需要具备敬业精神，尤其是对档案的整理、收集等，档案工作在信息归类之后还需要进行装订，很多工作流程看似枯燥乏味，但对档案管理却具有非常重要的意义，因此需要档案管理人员具备一定的抵抗能力以及耐心，学会在枯燥繁琐的工作中寻找到快乐。再次是档案管理人员的专业技能以及知识掌握都需要不断提高，不断为其组织各种专业知识培训，鼓励其参与培训，尤其是信息化技术的融入，更需要管理人员掌握相应的电子技术，不断对新的管理手段以及技术进行学习，不断创新自己在文书档案管理中的观念，坚持做到与时俱进，只有从思想、技术、管理全方面进行调整，才能进一步推动工程单位文书档案管理的发展。

及时对文书档案中的管理内容进行科学规范，保证文书档案在管理中能够针对发文、收文之间的工作有序完成，与此同时保证文书档案管理程序更加科学，比如说在文书档案管理中需要经过签收、拆封、登记、拟办等很多程序，在通过审核之后，按照顺序开展后续的签发以及打印等工作，每一道工作程序都需要详细勘察验证，保证其符合相关管理规定。在文书档案管理中，任何一道管理工序出现问题都会影响整个档案管理程序的质量，因此需要及时对文书档案管理程序进行优化调整。对于其中信息的归类收集、整理记录等分层次地展开。结合收文中的批办以及分发到后期的文档回收以及信息销毁等都要保持严谨的工作态度。

四、结束语

总之，文书档案管理对于工程及铁路施工来讲非常重要，其中包含各种类型的档案资料，不断从上述几个方面对文书档案管理进行调整优化，针对其中具体的管理内容进行相应的完善，不断提高文书档案管理的质量。

【参考文献】

[1]唐铨弟.我对技术档案与文书档案区分问题的认识[J].档案工作，2012（06）：14.

[2]王厚垓.谈工程设计档案的配套整理[J].档案学通讯，2015（Z1）：87-95.

[3]李雅轩.明确选題做好科研单位档案编研工作[J].兰台世界，2011（S2）：81-82.