新形势下档案管理的规范化分析

张娟

【摘要】本文所研究的重点就是规范档案管理所具备的重要性以及必要性，既分析了其中存在的不足之处，同时也对新形势下的档案管理展开了全面探究，希望可以为日后档案管理工作的规范化提供一些具有参考价值的意见。

【关键词】新形势；档案管理；规范化

一、在当前的社会形势下，规范档案管理具有不可忽视的重要性和必要性

（一）在新形势的发展推动之下，规范档案管理已经成为当前档案管理工作的基本要求。伴随着社会以及经济的不断发展，企事业单位的实际运营环境也发生了彻底的变革，如果不能及时适应，必然会对其正常发展产生极大的负面影响。对于档案管理而言，其中主要记录着企事业单位发展过程中的相关资料，同时还包括在发展过程中相关抉择的制定，甚至还包括为了发展所作出的努力，具有非常重要的参考价值。完善科学的档案管理，必然可以使企业准确判定未来的发展方向，有效地解决当前存在的问题，确保企业始终维持健康的发展。

（二）规范的档案管理实际上是企事业强化自身管理的集中体现。在企业单位的日常管理中，档案管理既是基本日常，同时也是重要构成；如果以企业的角度分析，就是针对未来发展所作出的抉择或者针对当前存在问题实现的有效应对等方面的整理及归档，以避免企业在日后的发展进程中和预期目标发生偏离。档案管理同时也是企业化创建中的重要内容，能够帮助企业有效维护其良好形象。如果是学校这种形式的单位，档案既是对教学经验以及绩效考核的关键依据，同时也是单位日常运营过程中必要的工作流程，因此科学地规范档案管理，能够有助于强化学校自身的管理，同时还可以帮助学校实现更高效的教学成果。

（三）档案管理能够有效促进企事业单位的健康长足发展。对于一个企业来说，最基本的日常运营活动就是企业管理，而就当前的现代企业管理而言，档案管理则是其中的重要构成，其中既包含企事业单位的发展历程，同时也包含的重要的应对举措等等，能够通过其中总结出丰富的发展经验。在企事业单位中，档案被认为是发展的核心所在，是企事业发展进程中凝结的经验以及智慧，任何企业事业单位的发展都不可能一帆风顺，通过对档案中相关资料的总结，可以有效归纳出成功经验，并以此为基础确定未来的发展预测和规划，确保企业可以维持健康的长足发展。

二、当前档案规范管理中存在的主要问题

（一）领导人员缺少对档案管理规范化的重视。长久以来，虽然我国各行各业都在不断地发展以及持续地改革，但是人员更多关注于专业的档案管理人才以及设备，针对工作的规范化的认知程度不足，由此也未能给予充分的重视，这是一种典型的存在缺陷的管理意识，致使当前很多行业在档案管理规范化方面都未能充分落实，由此也导致了管理效能的低下，更阻碍了当前形势下档案管理工作的正常发展。

（二）档案管理体系暂不够完善。就我国当前大多数企业行业的运管以及管理发展来看，虽然自身经营已经取得显著成果，管理机制也在持续的完善过程中，但是就档案管理工作方面却未能出现明显的进步，集中体现于体系的不完善、制度的不健全，特别是缺少了科学的档案管理制度，很多档案管理工作不能获得有效落实，即使落实也不存在科学的标准，由此根本不可能实现管理的规范化。就当前来看，很多企业在档案管理工作中大都沿襲传统的工作要求，导致体系以及制度的严重落后，和当前的新形势之间不能形成完美的匹配，既阻碍了管理效能的提升，同时也极大地限制着新形势下企业的稳定持续发展。

（三）信息化管理技术未能获得高效应用。自从进入21世纪之后，网络以及信息化逐渐渗透进人类社会，计算机以及各种高新信息技术当前已经备受各行各业的推崇，获得广泛的应用同时效果显著。然而就当前的档案管理工作来看，虽然也已经引入计算机技术以及信息化管理，但是其使用效能却非常有限，很多企事业单位的档案管理系统在创建时并未能充分结合企事业单位的实际以及未来发展，由此极大地阻碍了工作效能的提升，这也就意味着难以有效确保档案管理工作的高效性以及严谨性，更不能满足当前新形势的发展需求。

三、新形势下促进档案管理工作规范化的应对举措

（一）全面提高对档案管理工作规范化的重视。在当前的新形势下，各行各业都处于持续发展进程中，为了确保档案管理工作规范化的顺利实施，首先就是要使领导突破传统观念的束缚，深化对档案管理工作的认知，充分了解其对企业发展的主要作用。伴随着全球经济的逐渐一体化，我国的开放力度也逐渐加大，行业之间的竞争愈加激烈，作为企事业单位的领导一定要认识到，规范的档案管理一方面有助于提升的企业的竞争实力，另一方面还可以显著提升有限资源的配置率，以此有效提升档案管理工作效能，使其逐步步入规范化管理进程。

（二）系统全面地完善档案管理体系。为了使档案管理工作能够适合当前新形势的发展，应创设具有科学性的档案管理体系，不健全的管理机制必然无法实现高效的档案管理工作效能。与此同时，制度以及体系的完善过程同样不可过于随意，针对档案管理工作而言，首先应确保相关资料的搜集、整理、记录以及存档，还要确保这一过程的详细记录，以备日后查证。在企业档案中，可能会包含人力资源档案，也存在设备仪器档案，甚至还可能包括物资乃至其他类型的档案，为实现对这部分档案的有效区分以及有序管理，必须要按照具体的分类对各种档案进行集中处理，这样才能够从根本上确保工作的有序化、管理的规范化以及科学化，才能够有效确保高效的工作管理效能，才能够真正适应当前新形势的发展。

（三）提升计算机以及高新信息科技的应用效能。在逐步步入档案管理规范化的进程中，关键应有效提升高新信息科技的实际应用效能，真正实现档案管理的信息化。由此，各个行业以及企业应创设高效能的档案信息管理机制，实际创设的过程中，既要结合自身实际，同时也应满足发展特点，关键是要能够适应档案信息管理需求；可以合理参考并借鉴国外或者其他企业的成功经验，通过自身的不断摸索以及不断实践，确保其在经过不断调试之后能够充分满足企业需求，切不可随意敷衍，更不能流于形式，这样既不能够满足当前档案管理工作的实际需求，同时也极大地阻碍着档案管理的规范化发展进程。

四、结语

在步入全新的发展阶段之后，各行各企业也面临着全新的发展需求，然而在其发展进程中，却忽视了档案管理工作在其中不可替代的管理地位。为了确保档案管理工作的实际效能，为了能够使其更充分地推动企业的健康持续发展，必须要创设完善的档案管理体系，全面提升信息科技水平，由此确保档案管理工作的规范化以及高效的工作质量。

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