高校档案部门职能拓展与深化研究

魏丽平

【摘要】本文从高校档案部门职能入手，分析高校档案部门职能发挥受限的主要原因，在此基础上提出要从加强行政管理职能、更新理念、找准定位、做好规划、引进人才、扩大宣传等方面为高校档案部门职能的充分发挥提供条件保障，使高校档案部门能切实履行好自己的职责，拓展深化职能，增强服务能力和水平，为高校各项事业发展作出应有的贡献。

【关键词】高校；档案；职能；功能

一、职能拓展与深化是必然选择

长期以来，高校档案部门被定位为学校的教辅机构，其承担着保管学校在各类活动中形成的各种档案材料，并为高校教学、科研、党政管理及竞赛训练等提供档案信息服务的职能。新形势下，业内学者提出：高校档案部门应在基本的保管利用职能基础上拓展信息公开、宣传教育、服务社会等方面的职能。笔者也认为：新时期高校档案部门应从建设成为学校信息文化中心的目标和定位出发，夯实基础职能，改变角色认知，拓展和丰富其他职能，为更好发挥自身的作用积极争取和创造条件，改变档案工作在高校工作中“失语”“失位”的现状。

高校档案部门拓展自身职能是档案工作形势发展的必然选择。不管高校档案部门自身想法如何，在信息化的浪潮下，档案工作已经自觉或不自觉、主动或被动地接受了信息化进程的影响和改变。过去诸多的手工操作方式已然被计算机所替代，档案馆已从过去保管室、仓库的时代走出来，档案工作人员也不再局限于基本的收收查查。在社会改革发展的推动下，高校档案馆的职能不断拓展延伸，将从最初的保管、利用为主的单一功能到集多种功能为一体，并承担更多的社会责任。

二、职能发挥受限的原因分析

如今，高校档案部门的职能发挥却极不平衡。这种不平衡既体现在不同高校之间，也体现在高校档案部门自身的各种职能之间。本文主要以后者為探讨对象。笔者认为高校档案部门职能发挥受限、不平衡的原因主要有：

（一）档案工作认知度和认同度偏低，总体发展滞后。主要体现在高校管理层面对档案工作的认知有偏差，对新形势下档案工作的发展任务和目标不够明确，还停留在过去时代的烙印当中，将档案工作放在各项工作的末位来考虑，认为只要一间库房两三人员支撑起基本的收收查查即可，这种认识上的不足直接导致对档案工作的重视程度偏低。档案工作在整体工作中的地位偏低、规模弱小、步调滞后，档案工作发展的诉求得不到满足，档案工作自然也就开展不力。

（二）高校档案工作人员自我发展期待较低，档案事业发展动力不足。由于受上述因素的影响，档案工作人员的职业自信度不够，职业价值感、认同度偏低，职业发展空间有限，自我发展期待降低，认为只要做好基本的收查用就行，其他锦上添花的工作做得再好也改变不了自身发展的现状。因此，档案事业发展的动力严重不足，档案信息服务中心的职能也得不到充分发挥。当然，另外一种情况的普遍存在也是主要原因之一，那就是现有档案工作人员队伍规模、整体素质和能力水平有限，顺利开展基本的业务工作已足够负荷，根本无暇顾及其他职能和角色的担当。

（三）档案工作宣传力度较弱，导致宣传教育职能发挥不够。利用是档案工作的最终目的，但在利用过程开始之前，适当的宣传教育是促成利用活动的有效手段。宣传教育不够，导致利用者和档案部门之间的信息不对称，利用者对高校档案部门的职能、作用、可提供利用的内容和范围模糊不清，对提供利用的方式、手段及信息获取途径缺乏了解，导致高校大量的档案信息资源闲置浪费，极为可惜。这最终导致档案工作的社会认知和认同度不够，影响了档案信息资源的有效利用。

三、职能拓展深化的实现途径

在信息时代，新的理念和管理方式为高校档案馆职能拓展延伸提供了很强的吸引力和推动力。高校档案部门职能的发展深化是适应信息化时代所作出的必然选择。高校档案部门要抓住这个自我提升的重大机遇，在承担基本职能的同时，强调内涵发展，通过多种途径加强自身建设，发挥好延伸职能，才能确保高校档案事业的健康持续发展。具体来讲，高校档案部门首先应找准定位，树立目标，明确所为所不为，其次应做好充分的规划，通过多种渠道，争取多方条件支持，采取措施积极应对。

（一）改变角色认知，积极行动起来。高校档案部门要改变传统的观念和思维方式，充分认识新时代档案工作发展的趋势，革新理念，改变保守被动的工作作风和行为方式，积极行动起来，抓住信息化校园、校园文化建设等重大活动契机，充分发挥自身优势，关键时刻勇于亮剑，争取改变高校管理层面的认知偏差，为档案工作争取更多的发展空间和发展保障。同时，档案工作人员自身要摆正心态和位置，增强职业自信，无论现实情况多艰难，都要保持一颗积极向上的进取之心，通过自身努力去提高档案工作的认知度和影响力，不能在消极被动中被时代甩在身后。

（二）加强管理职能，提高制度执行力。管理职能是《高等学校档案管理办法》赋予高校档案机构的基本职责之一，其主要涵盖资源管理、制度管理、人员管理等方面。但在实际工作中，高校档案部门在这些方面执行力低下的情况普遍存在，极大影响了档案工作的有效开展。高校档案工作规章制度建设情况整体良好，但执行上的折扣使得高校档案部门越发硬不起腰杆，很多时候对部门档案工作的考核也流于形式。只有将高校档案工作纳入学校的整体考评考核当中，并严格奖惩，档案工作的执行力才能体现出来。

（三）增强自身实力，人才建设是关键。近年来，虽然高校档案工作人才队伍建设有所发展，但从业人员的整体力量薄弱、年龄结构偏高、学历层次偏低、工作进取心不够的现状没有得到根本改善。档案工作要以人为本，这是国家层面的战略。就高校而言，要改变进人困难和用人僵化的现状。一方面要通过多种方式积极补充档案人才队伍，加强整体力量和规模，可根据岗位性质和特点确立招录方式，而不应局限于“公招”这一种方式。另一方面对现有工作人员要建立定期或定量培训制度。培训内容应包括档案业务知识培训、信息技术培训、管理知识培训及职业认知发展培训等，不仅提高档案工作人员的业务能力和水平，还要培养他们的工作热情和职业自信。此外，还应建立和完善管理激励机制。档案工作人员的流动性很小，发展空间有限，很多岗位都是一干一辈子，这也是很多年轻人不愿意从事这项工作的主要原因。档案部门应该尝试从物质、科研、情感等方面建立激励机制，充分调动档案工作人员的积极性和主观能动性，营造积极向上的工作氛围，增强档案工作的凝聚力和吸引力。

（四）围绕中心服务大局，充分拓展服务功能。档案工作的根本目的是为了提供利用服务，国家档案工作层面也提出要建立健全包括档案利用体系在内的“三个体系”。高校档案工作应以服务学校大局和“服务民生”为中心工作，充分利用现代信息技术包括新媒体技术，创新档案服务手段和方式，加强档案信息资源开发，开展档案咨询、远程服务及校史展览等专题利用，积极拓展服务范围，延伸服务职能。此外，高校档案工作应由以往主要提供基础资源的角色向有能力提供信息产品信息服务的角色逐步转变，可利用自身优势积极参与到高校信息公开工作中来，提高高校档案工作服务社会的能力和水平。

（五）积极开展宣传教育，提升认知度和认可度。网络新媒体的广泛應用，使得高校档案工作的对内对外宣传有了更为便捷的实现途径。档案馆网站的建设和移动终端的应用极大地拉近了档案馆与利用者之间的距离，也对档案工作和档案资源的宣传起到了重要作用。高校档案部门可在网站上举办专题展览、开辟专栏解决师生遇到的查档问题、不定期推送档案信息服务、进行爱国主义教育等，让内部师生及外部社会对高校档案工作和档案部门有更深的了解和认识，从而提高高校档案工作的社会认知度和认同感，起到宣传自身感化育人的作用。

（六）树立大档案观，提高全程跟踪控制能力。高校档案来源于各个内部机构，通常情况下都是各部门交什么我们就收什么，在档案资源建设方面档案部门比较被动和滞后。在“大档案观”理念下，高校档案的类别涵盖内部各部门各群体，归档的文件载体也得以大大丰富，因此，档案部门被动接收资源的现状必须改变。一方面要主动加强与归档部门的沟通联系，了解归档部门的职能活动及档案形成状况，从总体上设计归档要求，同时应不局限校内各部门，还要通过多种形式拓展档案收集渠道。另一方面要主动对接校内其他管理系统，特别是OA系统、教务系统及人事系统等，以方便快捷地收集和保管电子文档，要充分发挥全程跟踪控制的职能，学习和尝试建立“一键归档、单套保存、一站查询”的管理服务模式。

【本文为四川省高等学校档案工作协会档案管理科研课题，课题号：160305】

【参考文献】

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