浅谈信息化条件下文书档案的价值及保护

宋夏南

【摘要】在现代社会的发展过程中，文书档案管理工作变得越来越重要。因此做好办公室文书档案管理，保护文档的价值，使其为其他各项工作的顺利开展奠定良好的基础。文中分析了档案价值和文书档案的重要性，也提出了如何重视文书档案管理的方法措施。

【关键词】文书档案；文档价值；管理

档案是在人类的社会活动中形成的信息记录，其能够直接反映人类的生产活动，表现出人类的思维方式，将结果以文字、图标和声像等形式表现出来。其中，文书档案管理是历史长河中非常重要的档案管理方式之一，也是当今机关事业单位经营管理工作的主要内容。做好文书档案管理工作，有利于优化机关事业单位整体管理效果。但是，在信息化背景中，文书档案在实际管理中存在一定问题，进而降低了档案管理效率，影响了机关单位持续发展，更会丧失档案的价值。由此可见，信息化背景下更应该重视文书档案的管理，以此来保护档案的价值，促进各方面工作的持续发展。

一、档案价值

（一）档案的凭证价值。档案的凭证价值是档案中最重要的价值，它是结合历史的依据所形成的，所具有的价值更高。档案的凭证价值记录着历史实物的特性，给现代社会提供着更加宝贵的价值，但是，随着社会的不断发展，许多的档案管理者感受到档案的凭证价值不利于现在社会的利用，难以给社会经济提供较好的支持。档案凭证价值不利于利用主要有以下几个方面：1.时效性。档案的凭证价值就是将过去的历史信息进行汇总、归類，随着时间的推移，档案所具有的凭证价值也在不断减少。比如在房屋权、土地权的使用上，随着使用者的过世，这些使用权所呈现出来的档案凭证价值就没有了效益，所具有的价值也不多，因此，这些档案的凭证价值也随之消失。所以，档案的凭证价值在某一段时间内有着一定的利用效果，它所具有的时效性导致了档案的凭证价值变小。2.专一性。档案的凭证价值所体现出来的专一性主要是指档案的使用者和有关价值的档案是一对一的，即档案的凭证价值只对和它有关的人或者事起着价值作用，对于不相干的人不起凭证价值作用。档案的凭证价值所具有的专一性导致了档案数量的增多，这样只会增加档案管理者的工作量，同时又不能较好地发挥档案的凭证价值。3.区域性。档案的凭证价值是针对某一个区域的，即A地的档案就不对B地产生凭证价值，所以档案的凭证价值所具有的区域性极强，对于一些异地的人来说就非常不方便。因此，在现在这个信息发达的社会，这样的档案利用方式难以得到保留。4.一次性。档案是方便权益受到侵犯时所查看的，因此档案的凭证价值一般是具有一次性的。总之，档案的凭证价值所具有的这些不利因素，都会制约档案凭证价值的发挥，限制了档案的利用。

（二）档案的情报价值。档案的情报价值又称为档案的参考价值以及作用。档案之所以具有较强的作用，就是因为它具有较强的情报价值，使用者可以参考档案上所给出的作用和价值充分地做好工作，因此档案对于使用者来说是一种重要的信息资源。随着社会经济的不断发展，档案的情报价值逐渐发生了转移，将其转移到了报刊上、书籍中、网页信息中等，这样的转移只会导致档案的情报价值利用率下降。无论是过去还是现在，档案的存在方式都是纸质的形式，过于的信息化只会将档案的情报价值降低，最终影响档案价值的利用。随着网络化不断推进，政府也在不断推动档案向着信息化、网络化方向发展，许多的档案逐渐转移到了网站上，档案情报价值转移速度在不断加快，其本身的价值却在不断降低。

二、重视文书档案管理

档案的凭证价值和情报价值随着时间的推进所体现出来的价值也不断在降低，这就需要档案管理人员进一步进行保护，提升档案价值。在现代社会中，如何让这些档案价值更好地发挥在于档案的管理，所以我们要更加重视，才能更好地利用和发挥其价值。

（一）明确文书档案管理的意义。文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。档案来源于对工作文件的有效提取和整理，而工作文件是在机关文书工作过程中形成和处理的，因此工作文件的质量将会直接对档案资料的质量和管理产生一定的影响，也就是说，档案管理工作的前提是机关文书的管理，所以，抓好机关文书工作就是搞好机关文档文件的关键。

（二）开展文书档案管理的措施。1.完善管理制度。一套科学、合理的文书档案管理制度是保障档案管理工作高效开展的关键。一方面，事业单位要针对当前文书档案管理工作中存在的主要问题进行探究，针对其中不合理之处出台合理的整改措施，逐步弥补文书档案管理制度中的漏洞，还要针对单位实际情况进一步对文书档案的归档范围进行明确，制定合理的职责分工制度，从而在制度上规范文书档案管理工作的高效运行。另一方面，也要定期对档案管理人员的工作能力和业务表现进行测评，并逐步完善奖罚机制，促使文档管理走向制度化和规范化，保证档案的凭证价值。2.及时接收处理。一份文书文件收集和处理的质量可以直接反映出领导人拟办工作是否正确及时，承办人承办得是否准确无误，这同样也是提高基层单位文书资料工作的重要表现。然后收到的文书资料能够有效地在机关内部进行运转，还在于基层单位的文书管理人员能否及时准确地对文书资料进行重要内容的提取和传阅以及催办。一般按照规定，当天接到的文件，当天就要及时地进行批办和审阅，文件一经领导同意和批办后，文书管理工作人员就要根据领导下发的批示，进行不同部门之间的传阅。总而言之，只有这样，才能有效地保证在当前的基层单位文书接受和处理工作中避免出现文件延迟处理、文件积累、互相推诿、办事效率低的不良现象。3.集中统一管理。文书文件集中统一管理是保证文件的安全性和及时性以及准确性的关键，也是保证归档文件齐全、完整的前提，在一个单位当中，以单位的名义进行收录的文件，必须要由相应的文书管理负责人员进行统一的收拆、登记、分送并记录在册，收录文件不多的单位，可以采取按照每周、每月根据文件收录的密度来进行时间上的划分，可以一年使用一个流水编号，进行登记和处理，等待资料全部处理完毕后，及时地对其进行回收和整理。这也是保障档案的凭证价值的重要方法之一。4.提高人员素质。做好办公室文书档案的收集和归档工作，需要构建完善的管理体制，运用好方法，更需要努力提高文书档案管理人员的整体素质。通过定期培训和继续教育，努力提高档案管理人员的专业知识水平和管理能力，全面提升文书档案管理人员的自身素质，增强档案管理人员的责任意识和使命感，使档案管理人员能够全心全意地做好基层文书档案管理工作，努力提高文书档案管理水平，为文书档案工作的顺利开展起到积极的促进作用。这一点也能够进一步提高档案的准确性，保证档案的实用价值。

三、结束语

文书档案管理工作的实施质量在很大程度上决定了机关单位的实际运行效率以及服务质量，重视提升文书档案管理质量在经济社会高速发展的大背景下具有重要的现实意义。在文书档案的管理工作中，由于受到传统文书档案管理工作的制约，当前工作还存在很多不足，如管理人员自身素质不高、档案管理意识和材料管理意识不强，这些问题的存在都在一定程度上影响着档案管理工作利用效率。因此，我们一定要重视文书档案管理，提升人员素质，通过多种手段促进档案管理工作的发展，保证档案的实际价值。

【参考文献】

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[2]胡黎慧.事业单位文书档案规范化管理探索[J].时代金融，2016（33）.