人事档案管理的重要性及优化途径

刘磊

摘 要：人事档案管理工作作为人事管理工作的一个重要组成部分，必须引起人事管理部门的高度重视。做好人事档案管理工作，可以为用人单位选拔优秀人才提供有效的帮助。为此，研究人事档案管理的重要性，并分析优化人事档案管理工作的管理方法具有重要意义。本文就人事档案管理的重要性及其优化途径进行了分析，希望可以使得人事档案管理的水平得到进一步提升。

关键词：人事档案管理；重要性；优化途径

通过人事档案，我们可以了解个人的经历、学习工作的总体情况、家庭成员和重要的社会关系，所以，人事档案是非常重要的。因此，探索人事档案管理具有十分重要的意义。要想不断提高人事档案管理水平，需要从管理人员和管理方法等多方面入手。只有这样，才能不断优化人事档案管理，才能更好地为用人单位后续选拔人才提供帮助。

一、人事档案管理的重要性分析

（一）人事档案是个人职位晋升、工资待遇提高的重要依据

用人单位在对待个人职位晋升、工资待遇提高等事情时，除了按照工作业绩之外，也会按照人事档案中的工作年限等基本信息确定职工工龄，从而作为晋升和调级的重要依据，所以，人事档案的社会价值明显。

（二）人事档案是科学使用人才的重要参考依据

随着中国的改革开放的深入发展，人事档案管理工作也发生了很大的变化，现代档案管理工作越来越规范，对我们加强人事档案管理开发和利用提出了更高的要求。人事档案是由本人的原始材料和历史文献组成的，它充分记录了个人的政治思想和性格、业务能力、知识水平、工作状况和工作业绩。为组织部门全面地、历史地考察了解和使用人才提供依据，并为国家积累档案史料。人事档案管理工作作为一项基础性和服务性的工作，其管理内涵、标准、方法和手段是随着社会的发展和人事制度的改革而不断更新的。人事档案反映了个人经历、工作能力，人事档案由于其真实性、原始性、较强机密性，是考察人才的重要研究手段。

（三）人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分

人事档案可以确认个人经历、学历、职称、社会关系、奖惩等。从人力资源开发与管理的角度看，人事档案可以为个人求职和单位招聘人才提供大量丰富、动态、真实、有效的原材料和数据。在人们的日常生活中，人事档案中起着重要的作用，它可以证明一个人从学校到不同岗位在不同时期的生活轨迹，是用来记录学习经历、工作经历的。在现代劳动管理中，人事档案的作用涵盖了许多方面：人事档案管理部门可以为员工提供办理护照和香港和澳门通行证的相关手续，根据档案确定退休年龄，代缴纳养老保险、失业保险等等。

二、人事档案管理工作的优化途径

（一）完善档案管理制度

人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。结合多年实际工作，笔者认为要从以下几个方面进一步完善档案管理制度。（1）建立健全保密制度。档案机密是企事业单位机密的一部分，也是个人隐私的一部分，因此要对人事档案进行妥善保管，有效保守机密；（2）确保人事档案材料的完整性，防止损坏。一份完整、详实的人事档案能为单位识别、选拔人才提供真实、准确、实用的个人信息，也是单位对每位职工认真负责的具体表现；（3）严格材料鉴别，完善归档制度。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，仔细鉴别，做到取之有据，确保材料齐全完整，保证人事档案的权威性、准确性和真实性；（4）要建立检查核对制度，定期对档案进行检查核对。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办；（5）要建立好转递、统计制度。在转递中应遵循保密原则，不能交本人自带，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。同时，档案管理人员要做好档案统计登记工作，对库房现存档数量、人事档案材料收集补充、档案保管、档案利用以及库房设备等情况进行统计，做到心中有数。

（二）提升人事档案管理人员的综合素质

管理人员综合素质是人事档案管理水平高低的关键，人员素质低，工作质量差，工作肯定做得不好。所以，提高人事档案管理人员的综合素质具有十分重要的意義。要提高人事档案管理人员的综合素质，需要从以下几个方面着手：（1）合理配置人事档案管理人员。每年招聘新的人事档案管理人员，使人事档案管理部门充满活力，通过年轻人的积极性，使工作更加高效。（2）定期培训经理。培训包括外部培训和内部培训。内部培训是老员工把自己的经验和管理方式教给新员工，让新员工尽快融入到工作中。外部培训是人事管理部门对人事档案管理人员安排专业知识的培训和学习。通过培训，进一步提高管理人员的业务能力素质水平。

（三）加强人事档案的信息化管理。

（1）增加计算机在干部档案管理中的应用范围，建立人事信息库，便于快速准确地掌握每个工作人员的历史和现状资料，为领导和人事部门提供相关数据。建立档案收集和归档制度，及时收集新的人事管理数据，不断丰富档案材料的内容。在日常工作中，应随时收集员工在各项工作中的奖惩，各种新知识、新技能、新理论的培训情况等，及时更新到档案中，为信息利用增加新鲜内容，这是信息化管理工作的基础。

（2）建立和完善各种人事信息库，做好平时的储存管理工作。要有创新意识、合理配置人才档案资源、挖掘人才潜能，档案管理人员既要成为档案技术操作的专家，也要了解教育管理、计算机技能和相关理论知识，使人事档案工作更好的为单位发展服务。

（四）不断创新更多的人事档案管理方法

只有不断创新人事档案管理方法，才可以更好的提高工作效率和质量，通过创新，用人单位的工作水平大大提高。在具体的工作过程中可以分成不同组进行，通过分组工作，可以提高人事档案管理工作的效率，进一步控制工作所浪费的时间，除此之外，在实际工作过程中，通过表格张贴，明确最近要工作的内容重点和难点，有利于激励员工更好的开展工作，同时，通过表格评判档案管理人员工作效率，有利于更好的激励档案管理人员。

三、结语

总之，人事档案管理工作作为人事管理工作的一个重要组成部分，必须引起人事管理部门的高度重视。要想不断的提升人事档案管理水平，需要从管理人员、管理方法和管理制度等多个方面着手，努力提升其管理水平，进而才能更好的为人员提供更加全面的档案服务。

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