“互联网+”背景下高校档案网络化管理策略

刘波

摘要：无论是对固定资产的管理还是对学生的管理，只要涉及到档案信息均可通过网络化来实现，让档案管理更具效率性与真实性。本文首先分析了互联网+背景下档案管理的实质目标，分析了目前管理阶段存在的问题，并在此基础上以互联网+为背景提出了几点高校网络化档案管理策略。

关键词：档案管理；互联网+；网络化管理；优化策略

档案网络化管理能够开发出档案的更多功能，提升档案使用效率，在信息共享下实现数字资源的迅速传输，节省大量的时间成本及人力成本[1]。可以说，互联网背景下高校档案管理向着网络化迈进是时代推动下的结果。本文以高校档案管理为切入点，研究了网络化管理的优化策略。

一、档案网络化管理的实质目标

（一）转变档案形式

目前仍有部分高校在档案管理上以纸质档案存储方式为主，建立校档案室用于存储数量庞大的档案信息，对数字多媒体的利用程度较浅。档案网络化管理能够实现存储的电子化，无论是画面还是声音，图像还是文字，均可轻松组织并真实还原[2]。利用网络还可达到便捷性归档与传输效果，档案数据库的庞大内存可提供便捷的查询、修改、存储等服务，提升档案利用效率。

（二）降低管理成本

对于高效档案管理成本而言，人力资源成本属于占比较重的部分。在网络化管理下，无需过多人员来负责档案的收集、归纳、管理与存储工作，档案工作更具效率性。网络数据的传输便捷性让档案管理可简化流程，同时加强各部门之间的网络化沟通，打破了传统面对面交流的形式，让档案信息的传输达到实时状态，明显提升档案服务质量与管理效率。

（三）提升信息真实性

高校档案管理涉及到的项目种类繁多，若存在信息变更可能涉及到多个档案，在传统管理模式下不利于短时间内完成变更。但若可利用网络化管理模式，结合文件审批系统、人事系统、办公自动化系统等，可让内部办公文件直接快速、清晰的通过网络传输至各个部门[3]。无论是文件的处理还是审批，均可完整保存沟通历史并快速解决，极大降低了人为处理上效率的限制性以及失误情况。同时，网络化管理可通过建立数据库的方式对不同档案和不同部门展开汇总与分层管理，让资料保存更具特征，提升了档案资源的查询便捷性以及信息的真实性。

二、目前档案管理呈现的弊端

（一）管理体制缺乏规范性

不少高校的档案管理工作并未聘请专业人员来完成，而是由学生会干部来负责。但在实际档案管理工作中，以学生档案管理为例，涉及到的信息属于多部门汇集且多层面综合评价结果，例如学生所在的团委、党委、年级、学院，学校后勤部、教务处、财务部、就业部等，其评价属于多方面综合得出。受到部门之间办公独立性的影响，在档案管理体制缺乏规范性原则下学生对信息的收集无法形成全面性，導致管理状态偏向于粗放型。除此之外，由于管理体制上的缺陷，学生档案的存档、收集以及建立在工作标准相并未完全统一，存在着明显材料收集速度慢、齐全性不足、填写不全面、接收随意、审核宽松等情况，甚至存在档案丢失现象。

（二）管理意识不足

虽说高校档案管理工作由校方管理者负责牵头完成，但档案涉及到每个教职工及学生的切身利益，每位主体均应在管理者收集档案及核对档案时主动配合，提供必要资料。但根据现有档案管理状态而言，意识薄弱是完善管理模式的主要阻碍因素，信息化档案管理建设速度明显呈现滞后性，无论是资金拨款还是人才配备上均缺乏对档案管理的高度重视。

（三）信息化不足

网络化档案管理模式要求能够完成资源共享、互联共同。但根据目前电子档案的应用状态而言，缺乏对电子数据文件的深入细致交流，各部门各自为政，在档案利用程度上并不高[4]。同时，档案管理的安全性未达到预期标准，各环节的安全防护软件并未有效使用。档案管理者对档案安全重视不足，并未对安全秘钥定期更换，在档案的收缴及交接等环节衔接缺乏紧密性，存在安全隐患。

三、高校档案网络化管理策略

（一）强化信息安全

互联网为高校档案网络管理带来了便捷性的同时，也对档案数据资料的安全性产生了影响，主要涉及到信息安全及档案实体安全。互联网+背景下，档案的安全防范需重视信息的泄露以及被擅自修改情况，必须保障档案利用便利性的同时处于安全的环境。具体而言，对提取档案和修改档案的用户明确核实身份信息以及权限，确保档案数据安全。例如对于学生而言，登录校园网实施网络选课、查询自己的成绩等基础信息之类的操作应以学生的身份证及学号相结合模式作为登录标准，并严格设定登录者权限。

（二）健全管理系统

信息化技术的应用要求高校档案管理强化信息系统的建立，改变传统管理思维，将粗放型的管理模式逐渐摒弃，让档案管理质量得以明显提升。对于高校而言，学校的发展状况并不单纯以学生成绩作为反馈，还可通过在校学生考研状况以及学校招生状况向社会大众反映整体发展水平。在信息化档案管理系统的建立下，对学生档案管理的便捷性、安全性与规范性均能够体现高校在此方面的实力与重视。因此需强化信息化管理系统的人才及资金投入，确保互联网+时代下高校档案管理能够跟上时代发展的脚步。

（三）配置专人专岗

高校档案管理工作必须由专门的档案管理机构来完成，以学生档案管理为例，无论是档案的收集、整理，还是档案的归纳、应用，均需要多部门相配合。因此必须聘请专业档案管理人员负责，必要时可让学生配合但不可让其承担主要工作责任。档案管理者需要对学生档案内容不断筛选，提取有效信息并妥善保存。除此之外，网络维护人员以及管理人员的设定需要熟练掌握电子化数据管理系统，能够让档案的管理符合网络化管理要求，明确授权范围。

结束语

高校档案管理中，在互联网+背景下对档案实施信息化、数字化管理是必然发展趋势，能够体现现代档案的应用价值。信息化档案管理模式是互联网+时代下的必然趋势，对于高等院校而言，各类档案的管理与存储质量可在互联网帮助下得到明显提升。

参考文献：

[1]伍星.高校档案管理从“+互联网”向“互联网+”的转变策略[J].城建档案，2017（08）：18-19.

[2]郑奇茹.“互联网+”时代高校档案数据管理面临的机遇与挑战[J].城建档案，2016（07）：70-71.

[3]邹凡.“互联网+”背景下高校档案网络化管理的建设研究[J].兰台世界，2016（13）：44-46.