ERP管理系统在高校固定资产采购中的应用——以用友ERP U8 V10.1为例

陈宏博

天津商务职业学院，天津300350

目前，高校仍采用独立的财务系统核算所有经济业务。经过对高校固定资产采购流程的梳理发现高校在采购固定资产时，首先，由采购部门手工填制政府采购合同；其次，采购手续执行完毕，货物抵达学校时，仓管部门再手工填制入库单，同时在独立固定资产管理系统录入固定资产卡片；再次，采购部门持有采购合同、入库单、采购发票等原始凭证到财务部门申请资金的拨付；最后，财务部门审核上述原始凭证，在独立的财务系统内填制记账凭证（借：教育事业支出 贷：银行存款；借：固定资产贷：固定基金）。固定资产管理系统和财务系统是两个独立系统，这两个系统的信息不能共享，导致了账务信息和管理信息是彼此孤立的，无法通过勾稽关系，完成信息核对。实务中，只有通过定期的清产核资，才能达到账实核对、账账核对的目的。

ERP管理系统能较好地将经济体内部的各种管理信息进行关联，使各项信息达成快速有效的稽核。由于ERP管理系统在供应链环节能发挥巨大作用，所以被企业广泛应用，但目前高校普遍未使用该系统，主要原因是对于ERP管理系统没有较好的认知，简单地认为“供应链只是企业购销存业务的结合，学校和供应链没有太多关系”。其实，ERP管理系统是集成化管理信息系统，高校同样需要各个管理信息快速高效传递，优化工作流程，以达到管理层的管理需求。

通过对高校固定资产采购实务的分析，现有两种方法可以完成会计处理要求。（注：所有模块的操作人员可以根据实际需求的功能权限，对管理人员类别进行变更或细分，下述操作人员仅为举例说明）

一、ERP管理系统在高校固定资产采购业务中的应用

（一）采用供应链+财务会计模块进行操作（第一种方法）

1.签订政府采购合同时，采购人员在用友ERP管理系统中，打开【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【采购订货】-【采购订单】模块，进入【采购订单】模块后，点击“增加”按钮，业务类型选择“固定资产”业务，其余均按要求正常录入，点击“保存”并“审核”。

2.收到固定资产时，采购人员打开【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【采购到货】-【到货单】模块，点击“增加”按钮，业务类型选择“固定资产”业务，点击“生单”，依据“采购订单”生成“到货单”，点击“保存”并“审核”。

3.采购人员将采购发票、运费发票通过“采购发票”模块录入进管理系统。打开【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【普通采购发票】模块，点击“增加”按钮，业务类型选择“固定资产”业务，点击“生单”，依据“采购订单”生成“普通发票”，点击“保存”。再次点击“增加”按钮，业务类型选择“固定资产”业务，存货选择“运费”，税率改为0，在“原币金额”录入原始发票价税合计金额。

4.固定资产入库，仓管人员需打开【业务工作】-【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库单】模块，点击“生单”按钮，依据“采购到货单（篮字）”生成“采购入库单”，选择仓库为“固定资产仓库”，点击“保存”并“审核”。

5.完成采购发票和采购入库单操作后，采购人员需进行手工结算，打开 【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【采购结算】-【手工结算】模块，单击“选单”按钮，在“选单”界面，点击“查询”，进入查询界面后，需对于过滤条件进行增设“是否为固定资产”的公共方案，并将此方案设为“常用”。经过应用此方案进行筛选后，将采购发票、运费发票与采购入库单进行手工分摊和结算。

由于初中生的思维正处于从直观到抽象、从感性到理性的发展阶段，因此，在教学中，无论是问题类型的选择，还是“路线”类型的确定，都不能超越这个阶段学生的数学认知能力.

6.财务会计登陆系统，打开【财务会计】-【应付款管理】-【应付单据处理】-【应付单据审核】模块，对于采购发票和运费发票进行应付单据审核。审核后，进入【财务会计】-【应付款管理】-【制单】 模块，合并生成记账凭证“借：教育事业支出 贷：应付及暂存款”。

7.出纳付款时，需打开【财务会计】-【应付款管理】-【付款单据处理】-【付款单据录入】模块，在付款单界面，点击“增加”，并录入付款的相关信息，并点击“保存”。

8.财务会计登陆系统，打开【财务会计】-【应付款管理】-【付款单据处理】-【付款单据审核】模块，对于出纳制作的“付款单”进行“审核”。同时打开【财务会计】-【应付款管理】-【核销处理】-【手工核销】模块，筛选出应付款的单位，将“应付款”予以核销处理。最后，进入【财务会计】-【应付款管理】-【制单】模块，合并生成记账凭证“借：应付及暂存款 贷：银行存款”。

9.财务会计打开【财务会计】-【固定资产】-【卡片】-【采购资产】模块，对于未转采购资产的订单进行选择，并点击“增加”，在“采购资产分配”界面，录入固定资产“使用部门”、“使用年限”等相关数据，保存并生成固定资产卡片。

10.财务会计打开【财务会计】-【总账】-【凭证】-【填制凭证】模块，填写“借：固定资产 贷：固定基金”分录，并保存。

（二）采用财务会计模块进行操作（第二种方法）

1.财务会计打开【固定资产】-【卡片】-【资产增加】模块，录入“固定资产卡片”上录入“固定资产编号”、“增加方式”、“使用年限”等相关信息，并保存卡片。

2. 打开 【固定资产】-【处理】-【批量制单】模块，生成凭证，“借：固定资产 贷：固定基金”。

（1）启用“采购管理”模块：财务人员在【财务会计】-【应付款管理】-【应付单据录入】模块录入“其他应付单”，在“其他应付单”界面，点击“增加”，表头科目选择“应付及暂存款”，按采购发票价税合计录入金额，表体科目选择“教育事业支出”，方向为“借”。保存并审核。运费发票的操作相同。在制单环节制单，生成合并分录的记账凭证，会计分录为“借：教育事业支出 贷：应付及暂存款”。

（2）不启用“采购管理”模块：财务人员在 【财务会计】-【应付款管理】-【应付单据录入】模块录入“采购普通发票”，录入的相关细节与第1种方法第3条录入“普通采购发票”信息完全相同，在此不做赘述。

4.付款单、手工核销、合并制单与第一种情况的第7、8步骤完全相同，在此不做赘述。生成会计分录为“借：应付及暂存款 贷：银行存款”。

（三）两种处理方法的对比

1.相同之处

（1）形成固定资产卡片。在两种业务处理方法中，均形成了固定资产卡片。固定资产卡片登记了使用部门、使用年限等关键信息，由此将固定资产使用信息集成进入ERP管理系统，便于管理部门对固定资产进行追踪管理。

（2）采购固定资产相关信息从应付款管理系统制作相关记账凭证后，传入总账系统。第一种方法，采购信息从供应链采购管理模块传导进入应付款管理系统，最后形成“应付及暂存款”的记账凭证，再传入总账系统。第二种方法，是在未启动采购模块下，在应付款管理系统录入采购发票、运费发票信息，生成“应付及暂存款”的记账凭证，传入总账系统。

（3）付款环节，在应付款管理中制作相关记账凭证，并传入总账系统。两种方法均针对应付款进行付款、核销，生成付款记账凭证，最后传入总账系统。

2.不同之处

（1）第一种方法是采用“供应链+财务链”的方式，能综合所有的信息，使各种信息在短期内互通。但是《事业单位会计准则》要求高校在处理固定资产采购业务时，必须填制两张记账凭证（借：教育事业支出 贷：应付及暂存款；借：固定资产贷：固定基金）；《企业会计准则》只需填制一张记账凭证（普通发票，即借：固定资产 贷：应付账款）。而管理系统对于一笔业务只能生成一张记账凭证，第一张记账凭证（借：教育事业支出 贷：应付及暂存款）在采购业务中生成了，就无法再生成第二张记账凭证，所以只能通过总账系统单独补录（借：固定资产贷：固定基金）记账凭证。这种情况是无法将固定资产模块与总账模块进行自动对账，只有在期末采用手工进行对账。在此环节，和原来的独立财务系统处理方式雷同。

（2）第二种方法是单独采用财务链的方式，将固定资产模块的信息传递到总账模块，生成固定资产增加的记账凭证（借：固定资产 贷：固定基金），以便期末两个模块的数据自动对账，与原来的独立财务系统处理方式有着本质的区别，达到了管理控制的目的。但是供应链采购管理模块尚未充分应用，采购相关信息也未传到管理信息控制中心，导致信息管理无法形成闭环管理。如果不启动采购管理模块，也可以将采购发票等部分信息通过应付款管理平台录入，形成闭环管理。但此种做法仅限于固定资产管理，对于高校日常经营活动中还有其他大量采购业务，所有数据都需要供应链采购管理模块进行整体信息传导综合管理，所以启动供应链采购管理模块是很有必要的。

二、固定资产采购业务应用ERP管理系统的优势

经过上述以用友ERP U8 V10.1为例，分析了高校应用ERP系统在固定资产采购业务中的操作流程，经过梳理，得出了高校利用ERP管理系统相对于独立财务系统处理固定资产采购业务的优势。

（一）便于跟踪固定资产使用情况，精准投放采购资金

一方面，高校的固定资产卡片多在后勤部门管理，财务部门只能通过独立财务系统的总账模块对固定资产进行查询。另一方面，高校的固定资产不计提折旧，所以财务部门无法掌握固定资产使用情况，对于年初的采购预算只能通过各部门的申报情况进行模糊管理，无法做到精准投放采购资金；如果采用ERP管理系统，所有信息全部集成在一个系统下，财务部门通过固定资产模块对各部门固定资产使用状况进行查询，根据查询情况，可以将年初汇总的固定资产购置计划进行分析，统筹安排、精准投放采购资金。

（二）采购环节引入内部控制制度，降低运营风险

采购管理与库存管理是两个独立的模块，将内部控制引入其中，使采购和仓管分离，只有通过“结算”环节，才能完成一项采购业务，采购信息传递到财务系统，进行下一环节操作；如果缺少采购发票或是入库单等手续不齐的固定资产采购业务将无法通过“结算”传递到财务链环节，从而降低了运营风险。

（三）通过有效核销，降低付款环节差错风险

出纳付款后，会计对出纳的付款业务进行审核并进行核销，通过核销，系统对原欠款信息在欠款报表上自动清除。出纳也可以通过对欠款报表进行查询，有效规避多付款、付错款的现象发生。

综上所述，高校中应该采用ERP管理系统对所有经济业务进行核算，依托ERP管理系统梳理业务流程，优化工作流程，提高经济效益。同时，ERP管理系统对于内部控制的应用也发挥着巨大的作用。

经济业务的所有信息来自最初的管理模块，经过业务流程逐步推进，最终传到财务管理系统终端；而记账凭证来自于财务系统之外，在总账系统汇集。总账模块只能查询、审核、记账，没有修改功能，如需修改，需要原所有操作人员共同参与所有流程撤销工作，由最初操作人员进行相关信息修改后，再按原流程循环回来。所有业务不再是隐匿的，而是全部公开在ERP管理系统中流畅运行，不仅增加了各环节的相互监督、相互制约，减少舞弊发生，而且加强了各部门的信息互通分享，提高了管理效益，降低差错的发生。