高校推行自助柜面支付后零余额户对账工作新探

郜林平

【摘 要】 国库集中支付改革给高校货币资金注入了新的内涵，与之相随，高校银行对账显露出诸多问题：一是部分高校零余额户不对账；二是自助柜面支付使高校丧失了支票号等对账依据；三是额度分为诸多子项目使用，增加了“串户”“额度与实有资金错用”非真实未达项，无未达账不等于账单相符；四是柜面支付续存、公务卡结算的开通加大了“未达账项”量。文章对症下药，首先，探讨高校改用自助柜面后应如何取得额度下拨、支付和余额数，走出不对账误区；其次，介绍“发生日期+平台流水号+项目编码+发生额”四依据对账法和公务卡还款备抵科目记账，及时发现“串户”“误用”错误及减少未达账项数量；最后，提出实现财银校数据接口共享，将自助支付拓展到户，实现全过程无重复录入，杜绝“串户”“误用”，向“零未达”迈进的设想。

【关键词】 高校； 自助柜面支付； 非真实未达项； 对账依据； 数据接口

【中图分类号】 F810.6 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2018）14-0139-06

我国从2004年开始在全国高校推广实施国库集中支付制度，政府采购与授权支付分离、公务卡结算和正在推行的自助柜面业务是支付方式的三大革新。改革不仅给高校货币资金注入了零余额用款额度等新内涵，而且带来全新的支付方式，高校原有对账方法失效。本文分析高校银行对账现存问题及其成因，摒弃不足，利用新结算方式的优势，对高校银行对账方法进行了新探。

一、高校零余额账户对账工作亟待解决的问题

（一）部分高校仍存在零余额账户不形成未达账项、无需对账的错误认识

零余额账户银行对账单明显特征就是一天内借贷发生额一一对应，借方反映银行垫付单位支出数，贷方反映国库当天的归还数，每天余额为零，于是部分高校产生了零余额账户不用对账的错误理念。分析原因：一是银行对账单存在漏洞，仅反映了额度支付过程（银行垫付、财政归还），未提供额度下拨数和额度余额；二是部分银行不提供电子对账单或者电子对账单的格式和内容与对账系统不匹配，不能直接导入[ 1 ]，更孳生了一些高校不对账的惰性。

单位为何进行银行对账？首先，單位与银行之间存在着“未达账项”。财政下拨额度，单位不可能一次用完，零余额账户一般存在余额，加上单位与银行取得凭证的时间不同步，零余额账户存在未达账项不可避免。其次，额度使用中同样存在风险，可能出现付款串户、付款重复、付款票据过期、付款到公务卡被退票导致公务卡未及时还款背负银行透支利息等风险和差错[ 2 ]，并且“串户”是在自有资金户未见到的新风险。最后，国库集中支付是一个完整的资金使用与管理系统，资金管理要及时反映和上报授权支付当年计划数及额度下拨数之间的关系、额度支付完成率以及单位可动用的额度等一系列指标（见表1）①，过多的未达账项必将导致上述指标失真。鉴于未达账项、账户风险的存在以及零余额账户管理的新要求，高校毋庸置疑要对该账户进行对账。

（二）零余额户记账方向不完全等同于自有资金户，自助柜面支付又丧失了支票号对账依据

记账方向、支票号、发生额和发生日期是银行自动对账的四大主要依据。零余额户的启用和自助柜面支付的开通会给对账依据带来哪些影响呢？

第一，记账方向不同于自有资金账户。零余额户中“额度下拨”和“额度收回”均记录在“授权支付额度”列，下拨记正，收回记负；“授权支付”和“支付退库”均记录在“授权支付实际支出”列，支付记正，退库记负。单位仍按自有资金户要求将额度收回记贷正，将支付退库记借正，必将导致对账混乱。

第二，支（汇）票号不继续存在。开通自助柜面支付，支票、汇票等票据即将被电子结算凭证所取代，必须全面分析自助柜面支付的影响：负面影响仅仅是高校失去了支票号、汇票码等银行对账依据；正面影响是大大加快了结算速度，使原柜面支付方式1到10天的付款期缩短到1个小时之内，也就是说实现了单位与银行的同步支付。从更深层分析，其解决了柜面支付方式下单位记账在前，银行结算在后，单位记账时不可能得知银行结算的发生日期，所以“发生日期”一般不记入单位银行账，只能在自动对账失效后借助人工查账时才有效的状况。为了满足银行对账的要求，必须找到一种或多种既能替代支票号又能反映“发生日期”的更优于支票号的新“结算号”。

（三）未达账项增加了额度串户、额度与实有资金误用未达项干扰因素，加大了高校对账难度

某高校2017年10月底零余额户用款额度余额调节表和未达账项明细表如表2—表4。

从汇总表得知：本月末银行未形成未达账项，单位有一笔收款未达和一笔付款未达。但从明细表看，银行有2 600元的一笔付款未达，单位除有200万元一笔收款未达（与汇总表相同）外，有2 600元第二笔付款未达，与汇总表不同，原因何在？第一，单位10月22日上缴保险费时发生“串户”错误，将应从2017***203-2项目码支付业务误从2017***248-2项目码支付；第二，银行付单位未付项目虽然理论上是存在的，但实际上单位除签订了委托扣款协议，如支付贷款利息、支付水电费、上缴税款外，一般不允许出现，经过查账发现158.26元实际本应由自有资金支付的学生书款，退款时发生了“误用额度”错误。

这两种错误是很危险的：一是因为仅凭余额调节汇总表“未达款项”是无法反映“串户”错误的；二是“串户”“误用额度”错误，按财政要求，应及时追回错用项目码款项、收回国库，并进行重新支付。单位如何发现和预防这两种错误显然是高校对账工作的新挑战。

（四）柜面结算续存、公务卡还款的开通，导致实际结算滞后，增大了“未达账项”

第一，传统柜面业务结算时间长。支票结算有付款银行提示付款和收款银行提示付款两种方式，前者（倒交）一般可以实时到账，但是必须加上付款方向开户行送交支票的时间，按照法律规定支票有10天的结算期，银行汇票的付款期为1个月，收款方取得支票后并不一定即时交存银行进行交换，这样形成了银行支出方最短1天，长到10天内的未达账项。

第二，公务卡报销的存在使调节表中出现大量“单位支银行未支”项目。公务卡报销是先让单位职工在其信用授权额度范围通过公务卡预支消费，取得发票和公务卡划卡凭证后回学校财务报销，并由财务委托开户行在规定时间范围内将单位资金归还到职工公务卡中的行为。其还款包括以下两种方法：（1）即时报销还款法。该模式实现了学校银行支付与对账单支出的同步，但工作量大，耗用大量人力成本；（2）分期批量还款，该种模式在保证老师按时还款的前提下分期批量还款，大大降低人力成本，报销与还款的时差增加了对账“银行支出未达”项。

二、合理取数、找到新对账依据，解决自助柜面支付银行对账问题的新思路

（一）实现自助柜面支付革新，巧用支付平台数据，走出不对账的误区

巧用财政自助柜面一体化平台取数，对账单报支不报收问题迎刃而解，操作步骤如下：

第一步，取数。进入一体化平台“电子支付”系统后，通过用款额度查询下载“额度当天下拨数及额度收回数”（表5、表6）、通过授权支付查询取得并下载“额度当天支付额和支出退库数”（表7、表8），通过指标额度查询取得前一天和当天所有项目编码下的“额度收、支、余统计数”（表1）。

第二步，核对每一个项目额度收支余勾稽关系。零余额账户区别于传统账户，主要是因为“用款额度”要求按项目编码将主账户分为诸多子账户使用和管理，所以银行对账数据除反映每天的额度收支明细发生额外，还必须按每一个执行项目编码统计截止到对账日的额度下拨、支出累计发生额及余数，勾稽关系如下：

第i项项目编码截至对账日余额=[∑第i项用款额度下拨数-∑第i项用款额度退单数]-[∑第i项用款额度授权支付额-∑第i项用款额度授权支付退回额]。可以做一下变通，巧用表中的数据：

第i项项目编码截至对账日余额=[∑第i项用款额度截至上一天净下拨数（表1）+第i项用款额度当日下拨数（表5）-第i项用款额度当日额度退单数（表6）]-[∑第i项用款额度截至上一天净支付额（表1）+第i项用款额度当日授权支付额汇总（表7）-第i项用款额度当日授权支付退回汇总额（表8）]

以项目2017***248-2为例，2017年10月24日已下载表1中额度净下拨数150 700万元、凈支出136 883.76万元，10月25日取到的发生额为：额度下拨349 300元，无用款额度退单，两笔额度支付9 800元、8 664元，支付失败退库一笔8 664元。

额度余额=[150 700+349 300（表5）]-[136 883.76+

（9 800+8 664）（表7） - 8 664（表8）]=500 000-146 683.76

=353 316.24（元）（表1）

如果在计算过程中形成的额度净下拨数500 000元，累计净支出数146 683.76元和余额353 316.24元分别与表1中当日该项目的额度净收、净支、余金额完全吻合，说明第一步取数正确，否则说明取数有误，或者取数不全。

第三步，导入对账系统。当每一个项目码额度收支余勾稽关系无误后，单位得到了优于银行纸质对账单的电子对账信息。高校可按日、周、半月或月将表1—表5信息导入对账管理系统，对账软件必须具备收支余勾稽关系自检功能，并进行导入后的自检。

（二）开发“发生日期+平台流水号+项目编码+发生额”四依据对账法，构建能涵盖所有项目编码零余额账户对账体系

第一步，找到优于支票号的对账依据。仔细观察表1至表8，一体化平台对额度下拨、额度收回、授权支付和支付退库业务按交易时间进行了详细的记录，并且分类给出了单据编码，例如：额度下拨类QT2017102560483，额度收回类UQ20171025100162，授权支付类SQ20171025215937，支付退库类39920171025080007，并且不同类型下这些号码都是唯一的。如此“类别”+“发生日期”+“平台流水号”的模式，正是文中希望得到的能替代支票号、能反映“发生日期”的“新结算号”。

第二步，按零余额户四种业务发生方向记账，同时登记新结算凭证号。首先，保证单位额度记账必须与财政四种业务发生记账方向一致：额度下拨和额度收回均记借，下拨记正，收回记负；授权支付和支付退库均记贷，支付记正，退库记负。其次，四类业务记账时均需录入“类别”+“发生日期”+“平台流水号”式新结算号。实际操作应注意支付业务在制单时尚未取得授权支付结算凭证，但单位制单和自助柜面支付保持在同日，所以在取得当天已成功支付凭证后，必须进行“新结算号”的补录，并在管理上进行控制，无结算凭证号的记录不允许记账。

第三步，“发生日期+平台流水号+项目编码+发生额”四依据自动对账法产生。财政部门原则上只允许预算单位开立一个预算单位零余额账户，因此，一个预算单位以“项目编码”为代码的若干用款额度的下拨、支付和余额都要反映在这个零余额账户中。对该种集合式账户的管理有两种观点：一是按项目编码建立二级子账户管理法，它要求按项目码设定银行存款类子账户并进行分别管理，显然适用于额度较少的单位；二是将所有额度融入一个零余额一级账户，并将项目编码作为一个额度用款指标管理法。高校一年内额度项目过百，按第一观点管理显然增加管理成本。遵循第二种观点，单位增设与“银行存款”平级的一级科目“用款额度”，在此科目下据执行项目编码一一设置与之相关联额度指标辅助账。当额度下拨时，记增“用款额度”科目，同时一一记增反映在不同执行项目编码上的指标辅助账；额度支付时，首先输入“用款额度”科目码，系统将自动显示备选的执行项目编码以及与此码对应的辅助账中的额度剩余指标数，当选用额度确认支出时，系统记减“用款额度”科目，同时记减该执行项目编码下的辅助账指标数。

如果高校启用了第二种管理模式，并且已按第二步的要求进行了录入，则对于每一笔额度的下拨、支付业务，银行账中自然已记录了包括执行项目编码、发生额和由类别、发生日期、流水号组成的新结算凭证号。于是“发生日期+平台流水号+项目编码+发生额”四依据自动对账法便应运而生。因为“巧用支付平台数据”已取得了银行包括以上四项的数据，用款额度指标管理法又取得了单位以上四项的数据，对账实质上就是将以上银行和单位数据在对账库的一一勾对。

四依据对账法的创新点包括：第一，对账借用“发生日期+平台流水号+项目编码+发生额”四依据。如果完全一致则说明账单一致；如果有一项不一致，对账系统将进行提示，这样“串户”“额度与实有资金错用”的错误、金额支付错误能被及时发现和纠正，日期和流水号错误只需录入人员账面纠正；如果有两项或两项以上不一致，则必须借助手工对账去核实。第二，除编制传统的银行余额调节表外，必须编制银行未达项和单位未达项明细单，反映“串户”“额度与实有资金错用”非真实的未达账项（见表3、表4）。第三，可按项目编码分类生成额度的子账户电子账，以便查询其真实进度以及可用余额。

（三）全面推行自助柜面支付，设置公务卡额度还款备抵科目，向“零未达账项”迈进

第一，柜面支付必然造成银校结算不同步，产生并增加未达账项。解决方法就是全面推行自助柜面结算，因为新结算模式实现了银校同步结算，又提供给高校优于支票号的新对账依据。

第二，要解决分批归还公务卡增加的未达款项，高校采用用款指标管理法前提下，在“用款额度”一级科目下增设“单位额度”“公务卡额度还款”二级科目，并且将两个二级科目均与所有用款额度的指标辅助账相关联，“公务卡额度还款”是“单位额度”的备抵科目，实质上属于负债科目。当职工报销需归还的公务卡时，贷记该科目，并记减相关联的项目码指标账；当单位按约定还款日期进行批量还款时，借记该科目，贷记“单位额度”，同时在与之相关联的项目码指标账中做一次记增和记减。其目的有二：一是报账时虽未形成额度真实支出，但在指标账中已扣減了即将使用的额度，保证其后的支付应在剩余的额度范围内使用；二是只有在真正归还时记减“单位额度”，高校银行对账只取“单位额度”二级科目发生额，避免了报账时直接记减“用款额度”而产生的大量“单位付银行未付”未达账项。

（四）将“自助柜面”从“校”拓展到“户”，实现财银校数据接口共享，杜绝“串户”“错用”

至此，仍未从源头上预防“串户”“额度错用”错误的发生，原因就是高校现行资金管理体制造成了“支付环节”一笔业务在“记账”“支付”先后环节的两次录入，解决思路很简单：下放资金使用权到“户”，财务审核、记账及授权支付过程只有审核、复核以及确认支付或退回权。高校可进行以下革新，实现“额度到账”“额度分配”及“额度使用”各环节的“责任人一次性录入”。

第一步：将“自助柜面支付”从“校”拓展到“户”（报账部门和个人）。自助柜面支付实质上是财政利用财政专网为预算单位提供的可直接在专网读取到可用额度，并在单位办理的额度支付业务平台。如果将此理念进一步延展，高校开发出借助校园网让每位师生可使用到的“自助报账系统”，将额度查询及使用权授权于各部门负责人、项目负责人及课题负责人，这样，部门负责人、项目主管可在本部门或家中填制报账单（包括使用的额度码及收款人相关信息），并将纸质报账单投寄财务处，会计收到纸质报账单后与网上申报资料认真核对，审核无误后系统生成并打印记账凭证，并将支付电子信息传递给出纳人员。

第二步：实现财银校数据接口共享。财银校数据接口是指财政、银行和高校三方联合制定的数据交换接口规范，用来解决高校或其他财政资金使用部门的结算自动化问题，将以前由出纳“人工录入”的数据改为通过数据接口自动传输，使高校结算系统能够与银行系统和财政系统直接对话。操作如下：当额度下拨时，财政信息先到银行，银行再导入高校接口，高校财务设定拨款与科目勾稽关系，财务软件自动生成财政拨款记账凭证；预算科利用接口数据同步将额度按一对一或一对多绑定法细分下拨到各用款部门；使用额度时，先执行第一步操作，当出纳将收到的支付信息通过接口“直接导入”财政自助柜面系统办理支付，银行支付时自动检测收款人信息并反馈高校是否成功支付的信息。其核心技术是最大限度减少人工操作。“自助报账”的启用，可以使额度支付真正实现“责任人一次性录入”（见图1），实现会计和出纳的复核职能。用款额度与部门项目的绑定，再加上全过程无重复录入，杜绝了“串户”“误用”的发生。

【参考文献】

[1] 冯祺.关于高校银行对账工作的问题与思考[J].中国商论，2016（22）：77-78.

[2] 张欢.国库集中支付下高校零余额账户对账研究[J].会计之友，2013（14）：119-121.