论会计电子档案对高校财务管理的促进作用

丁丽

【摘 要】 隨着现代信息技术的发展、高校外部环境的变化和内部管理需求的加强，高校财务管理面临着新的机遇和挑战，加快高校财务管理信息化建设已成为高校发展的客观要求。会计电子档案与财务信息化建设存在着必然的联系，但其作为会计档案的新生形式，目前尚未引起人们足够的重视。文章基于新时代高校财务管理面临的新机遇和新挑战，从会计电子档案的特性出发，分析了会计电子档案的必要性和实施的可行性，论述了会计电子档案对高校财务管理现代化的促进作用，以期提高人们对会计电子档案的重视程度，并为进一步促进高校财务管理的现代化发展提供一定参考。

【关键词】 高等学校； 会计档案； 会计电子档案； 财务管理； 信息化

【中图分类号】 F235；G475 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2018）14-0136-03

会计档案伴随着会计业务活动产生并流转，立卷归档是会计业务活动最后一个重要环节，但往往未能引起足够的重视。现代网络与信息技术的快速发展以及人们对大数据的使用需求，使得以往单纯会计电算化核算亟需向全面财务信息化管理转变。高等学校教学和科研事业的发展，建设“双一流”高校的目标和定位，对高校财务管理提出了更高的要求。实现高水平的财务管理必将借助于信息化手段。本文基于新时代下高校财务管理面临的新机遇和新挑战，从会计电子档案的特性出发，探讨了会计电子档案对高校财务管理现代化的促进作用，以期为进一步促进高校财务管理的现代化发展提供一定的参考。

一、新时代下高校财务管理面临的新机遇和新挑战

近年来，国家对教育尤其是高等教育的投入力度不断加大，社会各界对高校的关注程度也越来越高。随着高校教育和科研事业的发展，高校财务管理的外部和内部环境都发生了很大变化。外部环境方面，国家对高校的投入、社会对高校的关注以及主管部门对高校的监管力度纷纷加大；内部环境方面，高校自身加强了绩效意识和风险意识，财务管理理念、管理手段和方法均发生了巨大变化。新时代下高校财务面临着新的机遇和挑战。

（一）信息化、精细化管理要求越来越高，应用愈加广泛

高等学校财务核算的特点和难点是其资金规模大、资金来源渠道广。作为高校主要收入来源的财政拨款，在政府精细化预算管理的理念下，对高校财政资金管理的要求越来越严格；另一重要收入组成部分的科研经费及其他各类资助项目经费，不仅资金总量增长迅速，而且各类项目管理办法不同、核算要求不一，项目资助方亦愈加重视投入资金的跟踪考核。此外，高校校办企业转变理念，加快市场化改革步伐，努力增加经营收益，其各项经营创收涉及项目管理、成本核算、效益评估等多项工作。近年来，国家各部门对行政事业单位财务监管更加严格，颁布实施了多项规章制度，各高等学校也积极响应，细化各项报销规定。复杂、繁重的会计核算以及细致、严格的政策要求使得以人为主的审核模式不再能满足管理需求。为了实现财务多层级多维度精细化管理目标，各高校纷纷加快财务信息化建设，通过先进的信息化软件提高财务管理水平和效率。

（二）内部控制管理体系建设愈加规范

我国早期的内部控制理念和方法主要应用于会计核算领域，代表性制度为财政部2001年发布的《内部会计控制规范》。经济的快速发展和企业规模的不断扩大，使得企业内部控制理论和实践均得以不断丰富和发展。为了满足企业发展需要以及与国际接轨，财政部于2010年制定了《企业内部控制规范》，各类上市公司于2011年起逐步施行，事业单位尚未提及。党的十八大以来，在国家层面上全面推进依法治国，加大了对行政事业单位的监管力度，要求通过加强制度建设将权力关进制度的笼子。在行政事业单位实施内部控制规范就是发挥制度笼子的作用，通过内部控制加强监督，规范行政事业单位的经济管理活动，提高财政资金使用效益。基于此，财政部于2012年制定了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，要求事业单位自2014年1月1日起实施内部控制规范。此后，为进一步推进行政事业单位内部控制建设，财政部又陆续出台了《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会〔2015〕24号）以及《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》（财会〔2017〕1号）等文件。在国家政策指导以及财政、教育主管部门的推动下，各高校于2014年起陆续开展内部控制制度建设工作，内部控制管理体系不断完善，内部控制管理理念愈加深入，内部控制管理体系建设愈加规范。

（三）绩效管理理念愈加深入

政府对高等教育高投入的同时也更注重对投入资金的问责问效。进行科学的绩效评价可以有效促进高校优化资源配置，提高资金使用效益，成为提高教学质量、提升科研水平、促进高校内涵式发展的重要手段之一。基于此，绩效评价已成为高校近年来财务重点工作之一，并且不断深入：一是绩效评价范围愈加广泛，由过去部分项目绩效评价逐渐过渡到现在全面预算绩效评价，进而提出了绩效预算的概念；二是绩效评价的期间趋于完整，由过去事后的一次性考核评价转化为现在的前期绩效评估、中期目标跟踪评价以及期末绩效结果考核，不仅注重最终绩效目标的实现情况，也更加注重预算实施过程的评价。

高校通过绩效评价衡量投入产出效益，进行横向对比，为今后的资金投入提供参考和指导；通过绩效评价监督预算执行合规性问题以及执行进度情况，促进预算资金使用安全有效、促进项目绩效目标的实现。

（四）监督管理更加精准，愈加严格

随着我国经济发展，政府对高等学校的投入不断加大，极大地促进了高校教学、科研的发展。与此同时，面对纷繁复杂的社会环境以及各种外界诱惑，高校经费管理不严、使用效益不高，甚至腐败、贪污挪用等违法违纪案件时有发生。党的十八大以来，国家对教育经费的监管力度不断加大，各级巡视或专项检查组进驻高校，查找并“诊治”高校腐败问题。财政部门、审计部门以及教育主管部门都加大了监管力度，高校自身也通过各项措施加强自我监督。在政策宣传及制度控制规范下，高等学校资金使用风险防控取得了显著成效，学校和广大教职工主动接受监督的意识进一步增强。

信息公开作为一種低成本、高效率的监督方式，越来越受到重视。教育部2010年公布了《高等学校信息公开法》，对高等学校信息公开提出了明确要求。2012年教育部针对高等学校财务信息公开发布了《教育部关于做好高等学校财务信息公开工作的通知》（教财〔2012〕4号），要求高校于限定时间内公开预决算有关报表。2013年教育部印发了《教育部关于进一步做好高等学校财务信息公开工作的通知》（教财函〔2013〕96号），要求高校进一步加大财务信息公开的工作力度，细化公开内容。2015年我国新《预算法》颁布实施，更是将预算公开明确写入法律条文，足以显示财务信息公开的重要性。高校财务信息公开已成为高校财务的一项常规性工作。

由此可见，新时代下高校财务管理工作面临着新的机遇和挑战，对会计档案的整理和再利用提出了更高的要求。高校资金规模的大幅增长客观上产生了大量的会计档案；信息化、精细化管理使得会计档案的类别和数量都大幅增加；高校内部管理意识增强使得各级领导和经费负责人对财务数据的使用需求进一步增加；多层次多渠道的监督、审计、检查使得会计档案的再利用频率空前增长，同一档案多次、反复甚至同时被利用已成常态。而传统形式会计档案的传递、整理、装订、立卷、归档、保管、借阅等工作过于耗费人力和物力，效率低下，既不利于进一步深化财务信息化工作，也不利于高校节支增效整体工作的推进。为满足高校“双一流”建设的需要，实施一流的财务管理和财务保障，推进会计档案电子化已势在必行。

二、会计电子档案的特性及风险防范

（一）会计电子档案的特点

会计电子档案是指将会计业务所产生的凭证及其附件、会计账簿、报表及其他具有保存价值的资料以数字形式存储在磁性介质上形成的档案。相对于传统的纸质档案，会计电子档案具有以下主要特征：

（1）形式多样，存储灵活。会计电子档案突破了纸质介质，将会计档案以数字代码的形式存储在磁盘、磁带、光盘等介质上，档案内容可以是数字、文字形式，还可以是图片、声音、录像等形式，全方位记载、反映经济活动概貌。

（2）依赖设备，通用可读。会计电子档案数字化的形态决定了其对设备的依赖性，即电子档案需要通过设备和软件方能进行读取和传输。由于电子设备和软件更新换代的速度较快，因此电子档案载体的格式更新也应保持相应的速度。同时在存储时还应注重其通用性，即不论原会计核算软件是何种产品，生成的电子档案都采用统一标准和统一格式，以便于档案后续再利用。

（3）传输方便，共享性强。传统的纸质档案传输受时间和空间的限制，而电子档案可通过网络技术进行远程传递，档案使用者可以在任意场所接收档案信息，增加了档案利用的便捷性。此外，高等学校面临的各类审计、检查较多，经常存在同时调用会计档案发生冲突的情况，会计电子档案可以打破这种局限，供多人同时共享。

（4）存储高效，节能环保。会计电子档案存储体积小、容量大，不仅可以省去纸质档案粘贴、装订等繁琐工作，大大提高工作效率，还可以方便档案搬运、节省存储空间。同时，以电子形式存储会计档案，无需大量打印凭证、账簿、报表等等，可以节省纸张，节约资源，绿色环保。

（二）会计电子档案的必要性和可行性

长期以来，纸质会计档案以其直观性和稳定性而受到人们的青睐，更多的人习惯于使用纸质票据、查阅纸质资料，以纸质形式保存会计档案。但随着行政事业单位精细化、扁平化管理的深入，会计档案的数量不断增多。数量庞大的纸质档案的整理、装订和保管工作，不仅占用了大量的人力资源，也耗费了大量纸张，与国家现行发展要求不相适应。特别是在信息时代，电子商务迅速发展，信息化无纸化办公得以广泛应用，电子发票的出现也使会计电子档案更加成为可能[ 1 ]。同时，电子档案管理技术日趋成熟，专业的电子档案管理软件易于操作，调阅迅速，管理简便，安全性高。在制度建设方面，财政部和国家档案局新修订的《会计档案管理办法》已于2016年1月1日起施行，对电子档案的范围和保管做了明确的规定，为各单位实施电子档案提供了政策依据。会计电子档案产生的内部和外部条件均已具备并日趋成熟，推行会计电子档案切实可行。

（三）会计电子档案的风险防范

虽然会计电子档案有诸多优点，也具备一定可行性，但其在实施时的安全性问题不可忽视。以电子形式保管的会计档案存在被泄漏、篡改、损坏以及病毒侵害等风险，在推进会计电子档案实施工作时须采取必要措施防范上述风险。首先，会计电子档案的生成应在严格的内控制度下，确保真实；其次，会计电子档案应当设置专人保管，并建立保密等级，对不同等级的档案使用设定相应的审批权限[ 2 ]；再次，会计电子档案应当设置为仅可阅读不可修改格式，防止在存储及借阅环节信息被篡改；最后，应当积极做好电子档案的备份工作，保管好存储介质，定期进行系统升级维护，注重网络安全，预防病毒入侵，切实保障会计电子档案的安全性。

三、会计电子档案对高校财务管理的促进作用

（一）财务信息化程度更加深入

高等学校经费来源渠道广泛，业务种类繁多，服务对象涉及全校师生，面对复杂繁重的工作任务，财务信息化是必然选择。经过多年建设，目前高校财务信息化的水平普遍较高，无论是预算申报、执行情况统计分析还是经费日常报销、学生缴费业务等工作，都可以通过信息化软件并搭载银行电子支付功能得以轻松实现。唯独纸质票据和凭证以及账簿等会计资料的收集、打印、整理存档和借用调阅是信息化进程的“拖油瓶”。会计档案电子化是财务信息化发展的必然要求，在高校中进行会计电子档案建设，凭借电子发票和高校信息化办公软件将会计凭证及其附件以及会计账簿等都以电子形式保管，将会大大提高信息化程度，真正实现办公自动化、无纸化，进一步提高工作效率[ 3 ]。

（二）内部控制流程更加顺畅

目前各高校内部控制建设工作都取得了一定成效，内部控制措施已运用到高校各项业务活动中。但在内部控制体系运行过程中，仍有一些环节不够顺畅。例如为了提交财务报销的纸质凭证，部分内部控制流程中形成的文档还需要打印纸质版或者进行手工签批，既浪费资源又降低工作效率，并且手工签批也存在着被冒签的风险。

内部控制執行有效的有力措施之一就是将内部控制流程嵌入到学校信息化办公系统中，并与财务管理系统相融合。传统财务报销的签批模式必然会转入内部控制办公系统中以电子签章的形式存在。电子签章增加了被伪造冒用的技术难度，避免冒签的风险；还可以在一定程度上保障内部控制流程实施完整，避免遗漏的风险。实行会计电子档案可直接依据电子签章及其他电子文档生成会计凭证，减少重复工作，提高工作效率，使内部控制流程更加顺畅。

（三）会计档案利用更加便利

在大数据时代，人们对信息的使用需求空前加大。高校财务信息作为学校的核心数据之一，不但能反映高校经济活动的来龙去脉，反映高校各项业务运行情况，而且可以分析财务形势，监督资金使用是否合规，检查经济政策执行是否有力，对高校内部管理和外部监督均有非常重要的作用。因此，财务信息被再次利用的范围和频率都大大增多。这些被广泛利用的财务信息几乎都是会计档案或者直接来源于会计档案。以电子形式进行信息传输和再利用，既可减少会计档案抽取、复印、整理的繁重工作，提高工作效率，又可使财务信息使用者方便快捷地获取信息并进行数据归纳和分析，甚至深度挖掘开发，拓宽财务档案共享范围，打通财务档案借用通道，实现财务数据的更大价值[ 4 ]。

（四）财务监督更加全面

目前，无论是财政、审计部门对高校的外部监督还是高校内部自身管理，都将财务信息公开作为一项非常重要的监督手段。从公开的内容看，公开的财务信息大多属于会计档案或者取自会计档案的信息。从公开的目的看，随着广大教职工公民意识、维权意识的增强，对学校财务信息公开也提出了要求，信息公开已不再是高校管理的单项需求，更是教职工参与学校管理、监督学校用权的一种形式。从公开的实际效果看，财务信息的内容越来越广泛、越细化，所公开的财务信息往往是具体的数字，广大非专业人士很难理解数字背后真正的“含义”，存在信息使用者看不懂、看不透的难题。会计电子档案的出现可以使这个问题迎刃而解。例如高校在公开“七公经费”信息时，可充分利用电子档案的优势，在公开各项数据的同时将有关电子档案进行链接，并配以必要的文字说明，信息使用者即可以便捷地了解每一数字的具体组成，从而对相关业务进行有效监督或提出建议。

综上所述，会计电子档案以其高效、便捷等优势对高校财务管理具有非常重要的促进作用，会计档案电子化也是会计档案未来必然的发展方向。高校应加以重视并组织力量逐步进行会计档案电子化建设，尽早实现全面现代化管理目标。

【参考文献】

[1] 巩慧.电子会计档案或将正式“登台”：企业电子发票及电子会计档案综合试点取得阶段性进展[J].中国档案，2015（2）：22-24.

[2] 牟文华.会计“绿色档案”的可行性分析[J].会计之友，2014（35）：58-60.

[3] 何飞.会计档案电子化让财务管理更高效[N].中国会计报，2015-07-17（001）.

[4] 杨茜雅.电子会计档案实现机制研究：以中国联通为例[J].档案学研究，2015（2）：96-99.